Как сохранить человеческое лицо в самоизоляции: советы по организации удалённой работы

Исполнительный директор компании “Цифра” Лиана Меликсетян и HR-директор Валерия Миненкова уверены, что многие российские ИТ-компании прекрасно организовали бизнес-процессы, но забыли о моральном настрое сотрудников.

Делитесь знаниями

Мы абсолютно уверены, что этот совет актуален в любое время. Однако признайте, что в условиях пандемии собраться на мастер-класс в режиме онлайн легче. Например, не нужно пытаться найти свободное время, когда у коллег из разных отделов не будет запланировано встреч и переговоров и соответствующей логистики.

Сотрудники лаборатории искусственного интеллекта нашей компании организовали три мастер-класса (планируется и четвёртый), где простым языком объясняли, что такое промышленный искусственный интеллект, анализ данных, машинное обучение и то как с их помощью приносить пользу, повышая эффективность на предприятиях. Цикл воркшопов был ориентирован на менеджеров и бизнес-аналитиков, но в результате к встречам начали подключаться не только технические специалисты, но и другие сотрудники офиса. Исключительно положительный отклик слушателей говорит о том, что коллегам интересно получить опыт и понять, как устроены процессы “под капотом” в разных подразделениях.

“Делиться знаниями полезно не только тем, с кем делятся, но и тем, кто делится – для меня это лучший способ самообразования, ведь это действительно очень хороший опыт – рассказать про обучение нейронных сетей коллегам, не погруженным в детали,” – рассказал лектор курса Кирилл Власов, руководитель проектов лаборатории искусственного интеллекта компании “Цифра” и преподаватель Московского физико-технического института.

Востребовано сейчас не только внутреннее обучение, но прокачка новых навыков, которые нужны здесь и сейчас. В “Цифре” мы сейчас проводим серию обучающих вебинаров “Сделай онлайн бодрее”, где учим людей эффективной коммуникации в режиме онлайн.

Пробуйте новое

Ещё один совет, который мы бы дали и в “мирное время”. Но согласитесь, что до Метрополитен-опера в Нью-Йорке или Королевского национального театра в Лондоне “нетеатрал” доберётся вряд ли, а теперь лучшие оперные и драматические постановки доступны в свободном доступе в Интернете. Предложите коллегам попробовать что-то новое и посмотреть спектакль вместе. Когда еще выпадет такая возможность?

Вот, например, книги, которые вдохновляют создавать будущее, по мнению наших коллег из команды компьютерного зрения:

– Филип К. Дик – “Мечтают ли андроиды об электроовцах”.

– Richard Szeliski – “Computer Vision: Algorithms & Applications”.

– Чак Паланик – “Бойцовский клуб”.

– Александр Дюма – “Граф Монте-Кристо”.

– Александр Грибоедов – “Горе от ума”.

– Марк Мэнсон – “Тонкое искусство пофигизма”.

– Ирвин Ялом – “Когда Ницше плакал”.

– Анатолий Домбровский – “Рассказы о философах”.

По нашему опыту в компании, где собрались совершенно разные люди – от айтишников до инженеров горнодобывающей промышленности – пробовать новое – действенный способ научиться говорить на одном языке.

Созванивайтесь утром и вечером

Вопреки тому, что эксперты советуют делать это на удалёнке, чтобы ставить цели и их выполнять в форматах “План на день” и “Итоги дня”, мы считаем, что такие звонки, особенно с видео (об этом мы скажем отдельно), помогают скрасить одиночество и не нарушать привычной рабочей обстановки, когда с утра в офисе встречаешься с коллегами. Наш небольшой отдел PR, в котором работают всего два человека, созванивался каждое утро и каждый вечер на протяжении почти двух месяцев самоизоляции. Пиарщики утверждают, что это работает.

Кроме того, запас энергии у каждого разный. Коллеги должны чувствовать, что они не функция, а люди – команда. Когда находишься с человеком на связи, то можешь понять, нужна ли ему поддержка или помощь.

Отдавайте предпочтение видеосвязи

Некоторые сотрудники нам признавались, что им некомфортно общаться по видеосвязи – кто-то стесняется ковра на заднем плане, кто-то воспринимает видеозвонок в качестве онлайн-выступления. В то же время мы уверены, что именно видео придаёт разговору человечности. По крайней мере это единственный возможный способ посмотреть друг другу в глаза на удалёнке.

Видеозвонки, в свою очередь, заслуживают отдельной статьи, но мы попытаемся кратко изложить то, что нам показалось важным знать об этом:

– Создайте мини-студию. Видеозвонки уже давно перестали быть чем-то из ряда вон выходящим для тех, кто работает на удалёнке постоянно. Однако обычного человека такой формат общения может выбить из колеи. Постарайтесь хорошо выглядеть, настроить свет (комната должна быть хорошо освещена) и создать однотонный фон. Сейчас многие сервисы видеосвязи позволяют подобрать фон – выбирайте, что ближе вам, океан, горы или стандартный офисный вид. Мы, например, сделали специальные корпоративные фоновые картинки.

– “Важно соблюдать обряды”, – советовал Лис Маленькому принцу. Мы его полностью поддерживаем. Привыкли перед совещанием поболтать с коллегами о футболе? Созвонитесь на несколько минут раньше и посвятите это время человеческой беседе.

Доносите больше информации, но не меньше. Или overcommunicate

Пожалуй, это самый популярный совет от экспертов для руководителей высшего и среднего звена во время пандемии COVID-19 и удалёнки. Мы считаем, что это, скорее фундамент, без которого переустройство компании в новых условиях обречено на провал. Мы бы переформулировали его следующим образом: если вы не знаете, будет ли та или иная информация полезна коллегам, то по умолчанию считайте, что будет.

– Начните с того, как вас можно найти. Руководители отделов должны разъяснить подчинённым, как с ними оперативно связаться. По телефону, по электронной почте, WhatsApp. У нас есть офисы в Индии, Чили, ЮАР, Хельсинки, поэтому этот вопрос был решён ещё до перехода на удалёнку.

– Чётко ставьте цели. На удалёнке не всегда получится трижды подойти к коллеге, чтобы донести витиеватую мысль и телепатически передать, что вы имели в виду. Это также относится к необходимости точно формулировать, чего вы планируете достигнуть.

– Регулярно информируйте о проделанной работе и результатах. Мы старались делать это не реже одного раза в день.

– Старайтесь оперативно отвечать на письма и перезванивать. Коллеги, которые привыкли, что в течение дня вы практически всегда за компьютером, будут ждать того же самого и на удалёнке.

– У HR-отдела много документов: положения и регламенты практически на каждый случай жизни. Во время удаленной работы лучше переработать текст в короткие сообщения с картинками. Не забывайте ими делиться, излагая материал доступным языком.

Не лишайте себя неформального общения

Многие из наших коллег-мужчин любят постоять несколько лишних минут у девчонок из бухгалтерии. Или попробовать сладости, которые привезли командированные в Индию или Республику Корею. У многих есть любимый коллега, с которым нас ничего не связывает по работе, но можно почти всё обсудить. Кто сказал, что всё то же самое невозможно на удалёнке. Отправьте коллеге из юридического отдела аудиозапись, где вы читаете стихотворение Артура Рембо. Спросите у офис-менеджера, не закопалась ли она дома в договоре об аренде нового офиса еще глубже.

Мы организовали фитнес-тренировку в режиме онлайн для сотрудников и предложили коллегам по четвергам выкладывать фото и видео того, как они занимаются спортом. Потом мы придумали акции название “Потные четверги” и стали проводить её еженедельно. Приобщение к спорту может стать одним из важных факторов успешного создания команды.

Обращайтесь за обратной связью

Не менее важно, чем overcommunicate, получать отклики от сотрудников, с какими проблемами они сталкиваются или, наоборот, как удалёнка помогла им достигнуть новых впечатляющих результатов. Последнее вполне возможно. Мы, например, стали колумнистами Forbes Middle East, Journal Du Net (крупное французское издание про технологии), WWWHATSNEW (авторитетный испанский блог про технологии), Contxto (крупное латиноамериканское издание про технологии) и запустили страницу компании на VC.ru. Всего было опубликовано более 20 колонок.

Кроме того, регулярно проводите различные опросы. Пусть в них будет принимать участие только треть сотрудников, но это один из немногих способов узнать, что думают ваши коллеги. В опросах с вариантами ответов традиционно участвуют лучше. А еще лучше, если самые активные участники получат небольшие призы.

Фокусируйтесь на целях и результатах, а не рабочем времени

Отсиживать восьмичасовой рабочий день не значит работать продуктивно. На удалёнке у людей может высвободиться дополнительное время, например, которое они тратили на дорогу или по пути от одной встречи до другой. Может быть, и обратная ситуация, когда необходимость готовить еду или сидеть детьми отнимет намного больше времени, чем дорога или сама работа. Поэтому старайтесь ставить конкретные задачи, а не пытаться отследить, чтобы сотрудник отсидел от звонка до звонка. Работай на результат – вот, пожалуй, главный лозунг для руководителей, который экстренно перевели сотрудников на удалённую работу.

Многие вещи о которых мы рассказываем, нам удалось реализовать практически сразу же, потому что они в том или ином виде в компании уже существовали. Это связано, в том числе с тем, что мы работаем более чем в 22 странах. В то же время, даже если учесть, что пандемия стала катализатором упомянутых в статье пунктов, перемены назрели намного раньше. Теперь удалённая работа, видеоконференции, онлайн-мероприятия перейдут из разряда нишевого явления в что-то намного более масштабное и распространённое. Так, проведение ряда мероприятий в режиме онлайн (Startup Village посмотрели более 100 тыс. человек) показало, что этот формат привлекает топ-менеджеров компаний такого уровня, которые ещё год назад совершенно точно бы от участия в мероприятии отказались. Еще ряд высокопоставленных сотрудников крупных компаний в частных разговорах признались, что не планируют спешить с возвращением ряда сотрудников с удалёнки.

Дайте себе и другим возможность выдохнуть и побыть собой

Резкая смена обстановки может стать как лечением от многих болезней, так и стрессом, особенно когда она вынужденная, как в случае с пандемией коронавируса. “До этого у меня была постоянная смена обстановки, то есть у моего пространства не было пределов. А теперь оно замкнулось в комнате-офисе. Хочу движения. Поездов, вокзалов, самолётов и офисов, – признался директор департамента международных продаж системы мониторинга оборудования и персонала MDCplus Александр Задорожный, который посетил около 100 промышленных предприятий в более чем 20 странах и изведал самые отдалённые районы Индии (в которых не бывали даже заядлые кришнаиты) в поиске клиентов (Индия – крупнейший международный рынок компании “Цифра”). – Кроме того, изменилась парадигма выстраивания взаимоотношений. Международный бизнес – это понимание культуры, традиций и реалий страны, в которой ты работаешь. По видеосвязи это сложнее”.

В первые несколько недель удалённой работы мы обратили внимание на то, что коллеги, которые привыкли работать в полях, фонтанировали идеями, иногда из разряда фантастических из-за того, что им было некуда направить энергию. С другой стороны, мы надеемся, что они смогли наконец-то справиться с постоянным недосыпом.

Поэтому если вы чувствуете себя одиноко, у вас упадок сил, простите себе эти маленькие недостатки в первое время. Вот несколько советов:

– Совет от Марка Твена: “Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.” To eat the frog означает выполнять неприятные задачи первыми.

– Совет от одного из коллег, который попросил не раскрывать его имени: “Чтобы заставить себя работать, мне пришлось сделать “список недел” – того, что я не делаю в течение рабочего времени, например, не включаю YouTube”.

Оставайтесь одним целым

Многие компании потратили немало времени на сочинение корпоративных ценностей. Однако ценности, как друг в известной пословице, познаются в беде. Собирайтесь по пятницам отделами (конечно, в режиме онлайн), а раз в месяц – примите участие всей компанией в онлайн-викторине или квесте (в онлайн временно перешли, например, “Мозгва” и “Клаустрофобия”). Постарайтесь сделать всё возможное, чтобы сотрудники не теряли ощущение единой команды. Благо, технические возможности в XXI веке находятся на высоте.

Мы попробовали один из таких квестов на тему дипломатии (выбирали специально далёкую от технологий тематику и в целом остались довольны. Процент участия среди сотрудников был довольно высокий.

“Я не понимаю тех, кому нечего делать, – говорит руководитель отдела компьютерного зрения компании “Цифра” Александр Белугин. – В онлайн сейчас доступны игры, общение, обучение и другие развлечения на одного или на компанию. Многим было явно по душе заниматься дипломатией”. “Если это хорошая игра, то через 15 минут можно даже забыть, что это онлайн,” – добавил директор по маркетингу компании “Цифра” Илья Муратов.

“Как человек, переживший уже несколько кризисов, могу сказать, что именно в таких ситуациях выявляются как новые лидеры, так и слабые звенья. Мы стараемся сейчас максимально быть открытыми, рассказываем о сложностях и победах, которые особенно ценны. Как один из примеров, когда сообщили о прекращении авиасообщения с Индией, и коллеги не могли даже выйти из отеля, то в решении их судьбы принимали участие сразу несколько человек из совершенно разных отделов. Один сотрудник, проживший более шести лет в Индии, договорился о том, чтобы им доставляли еду и другие необходимые вещи, другой занимался тем, чтобы они получили билеты на обратный рейс, третий был на постоянной связи с посольством. Пока команда в полном составе не села в самолёт и выехала в Москву, мы не ложились спать. Такие истории работают для всей команды лучше любых материальных мотиваторов”, – считает управляющий директор компании “Цифра” Павел Растопшин.

История с застрявшими коллегами научила нас важной вещи – чтобы быть командой, каждый должен быть человеком.