На что обращать внимание в договоре аренды офиса?

Почти любой предприниматель по мере наращивания бизнеса и привлечения дополнительных сотрудников сталкивается с задачей аренды офиса. Не каждая компания при этом обращается за помощью к профессиональным брокерам, хотя для клиента это и бесплатно. Эксперты консалтинговой компании Bright Rich | CORFAC International рассказывают, на что обязательно нужно обратить внимание при заключении договора аренды, если вы решили заниматься этим вопросом самостоятельно.

Изучите предмет договора. Здесь должны быть прописаны адрес и кадастровый номер (номера) арендуемых помещений. К договору должен быть приложен поэтажный план, на котором выделены арендуемые вами блоки. Кроме того, в договоре должны быть приведены правоустанавливающие документы, на основании которых собственник или представитель собственника сдает вам офис в аренду. Это может быть договор купли-продажи здания, офисного помещения или, например, акт приемки в эксплуатацию завершенного строительством объекта. Информацию о собственнике, зарегистрированных обременениях и ограничениях объекта недвижимости вы можете получить, запросив в Росреестре выписку из ЕГРН.

Многим арендаторам критичен вопрос с юридическим адресом. Он может быть подтвержден путем представления налоговой договора аренды. Однако в отдельных случаях дополнительно требуется письмо-согласие от собственника. На всякий случай, запрашивайте его.

Важно понимать, из чего формируется арендная ставка. Какая часть является постоянной, и есть ли переменная часть. В качестве переменной обычно выступают коммунальные платежи. Бывает, что отдельно считаются операционные расходы (OPEX). Узнайте, что входит в операционные расходы. Где-то вам картину бесплатно повесят, а где-то выставят счет за замену дверной ручки или лампочки.

Обращайте внимание на пункт про индексацию арендной ставки. Размер индексации может быть фиксированным, тогда каждый год ставка индексируется на определенный процент. В среднем, на 4-5%. Это первый вариант. Второй вариант – когда в договоре указана формулировка «до хх%». В этом случае собственник сам определяет, насколько повысить арендную плату на следующий год в пределах установленного лимита. Это не всегда удобно. Тем не менее плюс этого варианта в том, что 0%, то есть отсутствие индексации, – это тоже «до хх%». Да, так тоже бывает, что собственник ставку не индексирует. И третий вариант – это привязка размера индексации к индексу потребительских цен (ИПЦ) или иному показателю. Сейчас такое бывает достаточно редко.

Обеспечительный платеж. Это та сумма, которая передается арендатором арендодателю в качестве гарантии выполнения обязательств по договору аренды. Как правило, размер обеспечительного платежа равен месячной арендной плате. В рамках конкретного договора аренды обеспечительный платеж может быть использован на погашение задолженности по арендной плате, возмещение убытков, а если нарушений со стороны арендатора не было – по окончании срока аренды возвращен ему в полном объеме.

Кроме того, обеспечительный платеж может быть внесен в счет последнего месяца аренды. Важно помнить, что обеспечительный платеж, в случае с долгосрочным договором и прописанной в нем индексацией ставки, обычно также индексируется.

Часто в договорах есть привязка к локальным правилам бизнес-центра. Эти правила могут быть отражены в приложении к договору аренды, но из-за того, что по большей части собственник вправе вносить в них изменения в одностороннем порядке, в договоре содержится только ссылка на место и способ ознакомления с актуальной редакцией правил. Обращайте на них внимание, чтобы не столкнуться со штрафами.

Важен пункт про состояние передаваемых офисных помещений. Например, в договоре аренды можно встретить такую формулировку «Помещение должно быть возвращено Арендодателю в первоначальном состоянии». Здесь каждая ситуация решается индивидуально, и многое зависит от ваших отношений с арендодателем. Тем не менее желательно дополнять этот пункт уточнением про естественный износ. Также, в случае если вы намерены сделать ремонт в офисе, в договоре должно быть согласовано, что считается «неотделимыми улучшениями», то есть прописывается, что остается собственнику, а что вы сможете забрать при переезде.

Субаренда. Проверяйте, есть ли в договоре пункт о праве арендатора передавать помещение или его часть в субаренду. На волне пандемии такая практика стала актуальной. Субаренда востребована среди компаний, которые по условиям договора аренды не могут досрочно выйти из него или отказаться от части помещений без штрафных санкций. Это позволяет им компенсировать затраты за аренду неиспользуемых площадей.

Вопрос по уборке офиса. В большинстве случае на клининг заключается дополнительный договор, при этом ваш выбор клиринговой компании зачастую должен быть одобрен собственником. Обязательно проговорите вопрос о вывозе ТКО (твердых коммунальных отходов). Иногда это ложится на плечи арендатора.

Страхование гражданской ответственности. У ряда собственников есть позиция, что все арендаторы обязаны заключить договор страхования гражданской ответственности перед третьими лицами. Так, в случае порчи, условно, сотрудником арендатора имущества другого арендатора бизнес-центра, будет проще получить возмещение убытков.

Способы извещения сторон. В договоре прописывается, что считается установленным способом коммуникации между собственником и арендатором (например, заказные письма с уведомлением о вручении или переписка по электронной почте). Уведомление об одностороннем отказе от договора, применении индексации и пр. должно передаваться именно таким способом. Только в этом случае вопрос получения соответствующего уведомления другой стороной не окажется спорным.

Беспрепятственный доступ на объект. В случае форс-мажора (угрозы безопасности арендаторов, пожара, потопа и др.), в аварийной ситуации у собственника должна быть возможность попасть в ваш офис. Не удивляйтесь наличию такого пункта в договоре.

Право арендодателя на удержание имущества арендатора. Данное право иногда закрепляется за собственником на тот случай, если компания-арендатор злостно уклоняется от погашения задолженности, или одним днем была ликвидирована. При этом в договоре указывается, что арендодатель, чтобы иметь возможность получить возмещение или сдать офис другой компании, вправе вывезти имущество арендатора на хранение в какое-то другое место, а арендатор обязуется возместить собственнику затраты на перемещение и хранение этого имущества.

Расторжение договора аренды офисного помещения и условия такого расторжения. Как правило, в краткосрочных договорах аренды (наиболее частая история, заключаются на срок менее года) прописано, что при его досрочном расторжении применяются штрафные санкции. В случае долгосрочных договоров аренды и договоров на неопределённый срок, арендатор может выйти из него, уведомив арендодателя заблаговременно. Если в договоре не прописано право арендатора на односторонний отказ от договора, сделать это можно будет только через суд или по соглашению сторон.