«Это все секта и инфоцыгане!» Что можно узнать о себе после организации бизнес-конференций

Как провести бизнес-форум на 7 000 человек и не облажаться? Как уговорить выступить Хакамаду, Собчак и Гандапаса? Как сделать так, чтобы всем гостям понравилось выступление, было удобно сидеть, хватило еды, парковочных мест, не было очередей на регистрацию и в туалет?

Своим опытом поделились организаторы конференции для предпринимателей “Бизнес Пробуждение” www.bp2019.by в Минске Денис Семеняко, Антон Короткий и Михаил Мысник.

В 2017 году соучредители агентства по привлечению клиентов Денис Семеняко и Антон Короткий решили попробовать себя в совершенно новой деятельности - организовать мастер-класс российского бизнес-спикера. Им стал малоизвестный в Беларуси, но довольно популярный в России предприниматель Алексей Верютин.

Первый мастер-класс собрал 74 человека и ребята посчитали это серьезным успехом - изначально планировали привлечь хотя бы 30 человек. Мастер-класс шел 2 дня, средняя стоимость билетов была $ 150. После всем участникам звонили и уточняли “Все ли было хорошо?”. Именно позитивные отзывы дали организаторам толчок к тому, чтобы продолжать организацию мастер-классов и дальше.

Во второй раз осенью 2017 года Денис и Антон решили пригласить в Минск в качестве спикера известного украинского предпринимателя Андрея Онистрата, известного как “Бегущий банкир”. Удалось собрать 550 человек, в зале был аншлаг. В этот раз было три ценовых пакета - “Минимальный”, “Бизнес” и “ВИП”, билеты стоили от $40 до $245.

Рассказывает Антон Короткий:

- Откровенно, далеко не всем понравилось выступление спикера. Было много отзывов, что это больше про мотивацию: “Встали и побежали!”, а не про то, как именно это осуществить. Но мы сделали для себя важный вывод: качественный уровень организации и хороший нетворкинг на мероприятии могут перекрыть все недовольства участников от выступления спикера.

А с командой мы создали файл, куда стали заносить все замечания участников. Отдельной колонкой были предложения - как не допустить этого в следующий раз.

В третий раз организаторы замахнулись на масштабную бизнес-конференцию не с одним, а с 5-ю спикерами, и назвали ее “Бизнес Пробуждение”. К команде организаторов присоединился Михаил Мысник, организатор проекта “Мой прорыв” в Минске.

Ключевым спикером был Дмитрий Портнягин - российский предприниматель, блогер, инфобизнесмен, автор книги “Трансформатор”. Дмитрий личность не совсем однозначная, но минской публике его выступление про личный бренд понравилось.

Еще в бизнес-форуме принимали участие: российский маркетолог Роман Тарасенко, украинский эксперт по систематизации бизнеса Кирилл Куницкий, эксперт по продажам Михаил Гребенюк, бизнес-тренеры Олег Чанов и Дмитрий Исмагулов.

Собрали 1600 человек в “Чижовка Арене” при цене билетов от $40. Было непросто провести все “на уровне” для такого количества людей: возникали накладки с питанием, туалетами, парковкой. Из-за очередей на регистрацию было решено задержать выступление на 30 минут, ведь многие приходили за 10-15 минут и не успевали войти. Но из-за этого сместился весь график бизнес-форума, люди все равно остались недовольны. На будущее сделали вывод, что начинать надо как запланировали, а остальных рассаживать максимально деликатно, чтобы не мешать спикерам.

Да и целевую аудиторию выбрали не совсем верно - привлекали только состоявшихся бизнесменов, а по итогам опросов оказалось, что около 20% только задумываются о создании своего дела. Кстати, именно после этой конференции ребят стали критиковать за “гендерное неравенство” - ни одной-женщины спикера!

Рассказывает Денис Семеняко:

- После мероприятия по хэштегу #bpи #бизнеспробуждение2018 отслеживали упоминания конференции и замечания, которые люди писали в своих соцсетях, всех благодарили за отзывы. А через несколько дней участникам ушло письмо с просьбой об обратной связи, все данные мы добавляли к тому, что у нас уже было. Так как с нами работали подрядчики и партнеры, у них тоже спросили - какие плюсы и минусы работы с нами, что нужно исправлять.

На “Бизнес Пробуждение 2.0” осенью 2018 года пригласили известных российских спикеров, в том числе Ирину Хакамаду, Оскара Хартмана, Михаила Гребенюка и Михаила Дашкиева. Собрали 3200 человек во Дворце Спорта.

При продаже билетов звонили по базе участников прошлой конференции и задавали всем вопрос: "Как ваше впечатление от прошлой конференции? Что понравилось, что можно улучшить?”.

Рассказывает Денис Семеняко:

- Когда стали организовывать форум с несколькими спикерами, поняли: привлекать внимание аудитории к ярким личностям выступающих проще, но это и определенный риск. Все живые люди: кто-то в последний момент заболел, у кого-то задержали рейс, у кого-то семейные дела. И когда люди покупают билет, чтобы послушать определенного человека, а он не смог выступить - это жесточайший негатив в сторону организаторов! Лучше привлекать внимание к самой конференции, подчеркивать силу нетворкинга.

Кстати, договориться со всеми спикерами было не так-то просто - особенно с Ириной Хакамадой! Она отказала нам 5 раз, но в конце концов согласилась - поняла, что мы не отступимся! :)

Были и сложности с питанием: в этот раз организовали только легкие закуски и на всех их не хватило. Люди выходили на обед в расположенный неподалеку торговый центр, но и там во все кафе и точки питания выстраивались длинные очереди.

После этого мероприятия родилась формула: «Заказывать еды в два раза больше, чем гости могут съесть». И конечно, привлекать больше партнеров с едой - как внутри здания, так и рядом с местом проведения. А для тех, кто приобрел ВИП-билеты, было предусмотрено горячее питание в отдельном зале.

Про парковку в этот раз было меньше вопросов - Дворец спорта расположен около метро, и всех гостей предупредили, что лучше оставить автомобиль дома.

Рассказывает Михаил Мысник:

- На этом мероприятии у нас было много партнеров, которые представляли свои услуги. И нам было важно получить от них обратную связь о результатах - сколько лидов они получили, сколько у них сделали заказов участники мероприятия. А с командой еще раз проверили - удалось ли исправить недочеты, о которых упоминали гости раньше.

По итогам конференций мы уже опросили 2370 человек. Основные нюансы, которые критикуют: очереди на входе, нет распределения по местам, мало парковок, много людей в холле. Были замечания и о том, что некоторые спикеры “льют воду” и дают не столько полезный контент, сколько мотивационный.

Слышали даже такое “Это все секта, инфоцыгане! Ничего полезного оттуда нельзя вынести!”. На это отвечаем: конференции проводят для врачей, журналистов - для самых разных профессий. А мы проводим конференцию для предпринимателей и бизнесменов - почему это воспринимается негативно? Есть участники, которые посещали все наши конференции и собираются приходить и дальше. А кто-то целенаправленно идет за мотивацией и нетворкингом.

В апреле 2019 года прошла конференция “Бизнес Пробуждение 3.0”, на ней впервые в Минске выступил Радислав Гандапас, среди спикеров были Ирина Хакамада, Евгений Черняк, Алекс Яновский.

Рассказываем Михаил Мысник:

- У всех были свои райдеры, и очень важно четко выполнить все требования. Если с самого начала есть сомнения, что что-то мы сделать не сможем - лучше это обговорить до заключения соглашения. За каждым спикером с момента его прилета закрепили отдельного менеджера - он делал все, чтобы спикеру было комфортно.

Было продано больше 5000 билетов, поэтому важной задачей было избежать очередей на входе. Регистрацию организовали не внутри здания, а снаружи. Было разделение по категориям билетов (а их было 5). Сами билеты печатать было не нужно, электронный билет сканировался прямо с телефона. Имя на бейдже писал сам участник - это гораздо быстрее, чем ждать, пока его личный бейдж найдут среди множества других.

В первый раз на билетах были указаны секторы и ряды - хотели избежать ситуации “лучшие места тем, кто раньше пришел”. Туалетов в этот раз хватало всем, очередей туда практически не было. Точек горячего питания тоже было много, на любой вкус и кошелек, и на обед выделили целый час, чтобы все успели подкрепиться.

Из недостатков гости отметили излишне свежий воздух в начале мероприятия, но после первых двух спикеров он стал вполне комфортным. И были сложности с доступом в Интернет - сеть не справлялась с таким количеством пользователей.

Рассказывает Антон Короткий:

- В процесс подготовки старались вовлекать тех участников, которые активно следят за процессом организации. Просили предлагать интересные идеи, а за лучшие благодарили человека бесплатным билетом. Так мы формируем лояльность и у людей складывается ощущение причастности к ивенту.

Следующий бизнес-форум “Бизнес-пробуждение Big Money” состоится в Минске через несколько недель. Мероприятие обещает стать одним из самых масштабных в Беларуси - ребята планируют собрать 7 000 человек.

Всегда найдутся “диванные критики”, которым что-то не нравится, чаще всего это даже не участники. Для организаторов важно собрать обратную связь от тех, кто посещал конференции, и зафиксировать замечания по существу. А в будущем постараться сделать так, чтобы эти проблемы не возникали.