1С «из коробки» — не панацея, или почему автоматизация может создать проблемы бизнесу
Если у вас магазин одежды или украшений, объемы растут, аналитики не хватает, а в операционке назревает беспорядок, этот кейс поможет вашему бизнесу избежать типичных ошибок начинающих компаний.
В этом кейсе пойдет речь о магазине одежды, который продает брендовые вещи и одежду собственной линейки в розничных точках и онлайн через сайт.
На старте работы в 2022 году многие операционные процессы там вели вручную, как часто бывает и в других подобных компаниях. Когда бизнес начал расти, оказалось, что это очень тормозит эффективность работы. Вскоре добавились ошибки в установленной 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), которые привели к беспорядку в товароучете и бухгалтерии.
Стало понятно, что системе нужен ребут, иначе бизнес ждут убытки и неприятности с законом.
Беспорядок в 1С + ручной труд = нервные сотрудники и злые покупатели
Итак, в самом начале деятельности магазин купил у крупного интегратора коробочную версию 1С: УНФ с функцией ордерного склада. Ею пользовались для производства, закупок, учета остатков, анализа показателей и синхронизировали с типовой облачной версией 1С: Бухгалтерия для ведения отчетности.
На клиентский сайт актуальные цены и наличие товаров вручную забивали менеджеры через CMS, ведя параллельную базу тех же товаров. Вручную менеджеры заводили и документы на позиции, купленные онлайн.
У каждой розничной точки был свой склад, в магазине стояли POS-терминалы, «умные кассы». Они не синхронизировались с 1С, так что их товарную базу — все наименования, остатки и цены — тоже наполняли вручную. Еще эти терминалы не подходили для курьерской доставки, т.к. в них не было встроенного фискального накопителя. Покупку с доставкой удаленно — и да, вручную — оформляли продавцы в розничном магазине.
Поначалу работа в таком режиме устраивала, но когда бизнес начал расти, появились проблемы. Руководству не хватало аналитики, менеджеры и продавцы «зашивались», особенно в распродажи. Плюсом к этому появились ошибки в 1С — не сходилось количество товарных остатков.
К чему это привело:
- Бухгалтерский и управленческий учет пошли под откос. Отделы продаж и закупа не видели реальные остатки товара, не понимали, что действительно есть в наличии, а что нужно закупить или произвести. Синхронизацию 1С:УНФ с 1С:Бухгалтерия пришлось разорвать. В итоге бухгалтер вел учет в 1С на своем компьютере и сверял с данными на сервере, а они не совпадали. Приходилось несколько раз все перепроверять и заново сводить.
- Доставка хромала. Из-за удаленного оформления покупки с доставкой через магазин курьер не мог выдать фискальный чек клиенту сразу после передачи товара. Статус самой доставки нигде не отображался. Всем было неудобно, а еще это немного незаконно.
- Страдали продажи в розничных точках. Из-за неправильных остатков кассовая программа в магазине иногда не давала провести покупку: товара не было в базе, хотя фактически он был в наличии. Продажи вставали, покупатели возмущались и злились, а еще росла стоимость обслуживания одного клиента.
В компании пытались самостоятельно решить проблемы, провели две инвентаризации, но это не помогло, последовательность все равно нарушалась. Пришлось обращаться к специалистам по 1С — к нам. Мы сделали предпроектное обследование, проанализировали потребности клиента, с учетом составили пул задач.
To-do лист:
- Настроить корректные остатки в 1С;
- Синхронизировать 1С и POS-терминалы;
- Сделать так, чтобы курьер мог выдать клиенту чек при доставке.
В чем подвох: почему типовая 1С:УНФ не работала, как надо?
Обследование баз и анализ исходных настроек 1С показали, что причина проблем с отображением остатков — функция ордерного склада, которую подключили на старте работы. Она сложная, не все сотрудники понимали, что и как делать, поэтому ошибались. А ошибки постепенно копились и в итоге привели к хаосу.
При этом клиенту подходил простой складской учет, а ордерный склад был не нужен совсем. Эта настройка в целом оказалась избыточной, поэтому ее отключили. Остатки выровняли, сделав еще одну инвентаризацию.
Однако в 1С уже был такой беспорядок, что пришлось делать генеральную уборку:
- Сократили размер базы: причесали номенклатуру, переработали структуру списка товаров и остатки, чтобы с ней стало проще работать.
- Добавили автозагрузку цен на все позиции при продаже. Раньше сотрудники делали это вручную (и ошибались).
- Заново связали 1С: Бухгалтерия и 1С: УНФ, избавив бухгалтера от ручной обработки данных и сведя на нет риск ошибок в отчетности.
- Собрали в один удобный отчет данные по продажам каждого сотрудника (сумма, количество позиций в чеке), чтобы руководитель мог выставлять понятные KPI.
На будущее написали инструкции по работе с 1С и исправлению ошибок для сотрудников склада и программиста. Ими пользуются, все работает.
Если вы готовитесь к внедрению 1С, вам пригодится практическое руководство, которое поможет провести интеграцию без потери денег и времени, а также предотвратит саботаж нововведения сотрудниками.
Если вы впервые подключаете 1С и не знаете, какая конфигурация вам нужна, если ваша 1С «троит», обращайтесь в «Бином Системс». Мы уже Уже 14 лет мы помогаем бизнесу работать эффективнее.
Доработка стандартной 1С и автоматизации рутинных процессов дали магазину прозрачную аналитику, удобную систему управления. Сотрудники больше не тратят время на операционную работу в ручном режиме. Автоматическая бухгалтерская отчетность и фискализация покупок с доставкой исключили проблемы с законом, штрафы больше не грозят. Качество клиентского сервиса стало выше, как и лояльность покупателей.
Решив все задачи в рамках проекта, мы продолжаем поддержку клиента. Сотрудники обучены, работают по инструкциям, а к нам обращаются в ситуациях, которые не могут решить сами.
Синхронизация 1С и POS-терминалов. Как и зачем?
Первоначально клиент хотел интеграцию «умной кассы» с 1C, чтобы не заполнять вручную базу и проводить оплаты товаров с курьерской доставкой. Делать это в итоге не стали, т.к. готового решения нет, а дорабатывать самостоятельно бесполезно и очень дорого.
Адекватным вариантом стал полный отказ от POS-терминалов в пользу приложения «1С: Мобильная касса». Оно бесплатное, поддерживает синхронизацию с 1С:Бухгалтерия, 1С: УНФ и другими продуктами.
В чем профит:
- Курьер после передачи товара может пробить чек, который клиент получает на электронную почту;
- Руководитель отдела продаж видит статистику по доставке: статус заказа, стоимость, тип оплаты, время доставки и прочее;
- Продавцы в магазинах не тратят время на ручное заполнение базы POS-терминала и оформление покупок с доставкой, продажи на кассе не стопорятся.
Внутрянка интернет-магазина: автоматизация добралась и сюда
Когда 1С начала работать нормально и товарные базы пришли в порядок, магазин решил, что настало время связать с ней CMS сайта. Забивать руками актуальные цены, данные по наличию, вести две базы одних и тех же товаров всем порядком надоело, тем более, что ассортимент только рос. К тому же, менеджеры вручную оформляли документы на заказанные товары, тратя на это немало времени, а в распродажи вообще «зашивались».
Интеграцию CMS сделали через функционал 1С: УНФ, которой пользовался клиент. После тестовой настройки на копии сайта сделали рабочую версию и обучили сотрудников.
Пришлось поломать голову над автоматическим оформлением документов на товары, купленные через сайт. Долго перенастраивали синхронизацию, но в итоге подключили создание документов по цепочке: принятие оплаты и отгрузка товара. Все были довольны, особенно, менеджеры.
«Подводные камни» коробочной 1C: итоги и выводы
Проблемы, с которыми столкнулся магазин, характерны для многих начинающих компаний: купив 1С из коробки, они рассчитывают, что все сразу будет работать, как надо. Но этого не происходит, если с самого начала настройки не подходят под задачи и процессы. Так бывает, когда интегратор 1С не вникает в суть работы клиента и действует по шаблону.
В данном случае типовая 1С: УНФ, хоть и была подобрана верно, принесла немало проблем из-за подключенной функции ордерного склада, а она была не нужна. Плюс обилие ручного труда там, где можно автоматизировать работу. В итоге получилось то, что получилось.
Доработка стандартной 1С и автоматизации рутинных процессов дали магазину прозрачную аналитику, удобную систему управления. Сотрудники больше не тратят время на операционную работу в ручном режиме. Автоматическая бухгалтерская отчетность и фискализация покупок с доставкой исключили проблемы с законом, штрафы больше не грозят. Качество клиентского сервиса стало выше, как и лояльность покупателей.
Решив все задачи в рамках проекта, мы продолжаем поддержку клиента. Сотрудники обучены, работают по инструкциям, а к нам обращаются в ситуациях, которые не могут решить сами.
Если вы впервые подключаете 1С и не знаете, какая конфигурация вам нужна, если ваша 1С «троит», обращайтесь в «Бином Системс». Проконсультируем, интегрируем и нормально все настроим с первого раза.