Дирижер проектного управления — контрольные точки
В теории успешный проектный менеджмент основывается на PMBoK или Agile-манифесте. Но на практике крайне редко получается применить методологии в чистом виде. Со временем подход конкретной компании обрастает специфическим особенностями бизнеса.
Как при этом не уронить эффективность проектного управления и синхронизировать проекты с достижением стратегических целей компании? Справиться с этими задачами помогут контрольные точки (КТ), которые пронизывают все уровни проектного управления и помогают контролировать ход работ.
На первый взгляд, эту же функцию может выполнять веха проекта. Так в чем же разница между ними? Рассмотрим на простой аналогии:
Веха — это маркер, который подсвечивает ключевые моменты на проектном плане. Она обозначает достижение определенного этапа или цели. У вех нет продолжительности и трудоёмкости. Они служат ориентирами, которые показывают прогресс проекта. Веха помогает РП акцентировать внимание на самых важных моментах в хронологии проекта.
Контрольная точка — «промежуточная станция техобслуживания» в жизненном цикле проекта. Она помогает оценить, как команда движется к конечной цели, и в каком состоянии находится проект. Контрольные точки требуют времени для анализа и оценки. В отличие от вех, они могут выставляться на уровне программы или портфеля.
Контрольные точки часто связаны с конкретными задачами и результатами. Так, вехой может быть начало разработки, а КТ — выпуск первой версии продукта.
В ИСУП Directum Projects реализован уникальный инструментарий по управлению контрольными точками, который сочетает в себе 2 подхода.
Первый подход: своевременный анализ
Гейтовая модель — это подход, который разбивает проект на отдельные этапы или «ворота». Именно они представляют собой контрольную точку. По ней команда тщательно анализирует и оценивает проект, чтобы принять решение о его продолжении, изменении или прекращении. Этот подход помогает контролировать сроки и бюджет проекта, а также его соответствие ожиданиям стейкхолдеров.
Особенности подхода находят отражение в системе Directum Projects:
- каждая КТ — отдельная карточка;
- владелец точки отвечает за ее прохождение;
- у КТ есть уровень, который определяет ее критичность;
- можно заранее спрогнозировать, будет ли точка достигнута;
- для закрытия КТ нужно вложить необходимые документы.
При грамотной расстановке таких КТ в проекте появится список с ключевыми событиями. Он поможет оценить состояние проекта без погружения в план-график и выполнение задач по этапам.
С помощью КТ вышестоящему руководству доступна объективная картина по проекту без необходимости погружаться в детали.
При таком подходе команда может вести проект по водопадной модели с помощью план-графика и по Agile на соответствующих досках. В последнем случае работы ведутся по гибкой методологии, но с верхнеуровневым инструментом контроля. Так, реализуется гибридная модель управления проектами.
Второй подход: синхронизация между проектами
Контрольные точки можно связывать с вехами проектов. В этом случае заданные КТ используются для синхронизации между связанными проектами на уровне программ и портфелей. Например, при достижении вехи на одном проекте запускаются работы по другим проектам. Если изменятся сроки прохождения вехи в связанном проекте, система оповестит владельца КТ. Ему придется проанализировать ситуацию и принять меры в смежных проектах.
Контрольные точки связывают проекты между собой, создавая сеть взаимодействия и синхронизации. С их помощью можно управлять изменениями и адаптироваться к новым обстоятельствам, сохраняя гибкость и эффективность проектного менеджмента. КТ как дирижер, который синхронизирует оркестр, чтобы создать гармоничное музыкальное произведение. Каждый музыкант играет свою партию, но все они работают вместе, чтобы создать нужную композицию. Так и на проектах контрольные точки помогают работать слажено, чтобы достичь общую цель.
Для визуальной оценки состояния проекта можно использовать интерактивный отчет «Дорожная карта». На нем отображаются контрольные точки, связанные с ними вехи и их движение относительно проектов. Отчет можно скроллить по шкале времени и масштабировать для акцентирования внимания на нужных участках. Всплывающие подсказки укажут необходимую информацию по всем элементам на дорожной карте. А руководство сможет оценить проект на верхнем уровне.
Правила успеха при работе с КТ
Для грамотного планирования и определения контрольных точек нужно связать их с составляющими проекта:
- целями и результатами: контрольные точки должны отражать критерии, по которым будут оцениваться результаты. Чтобы избежать разногласий со стейкхолдерами, согласуйте КТ с ними.
- планом и ресурсами: КТ должны быть реалистичными и выполнимыми в рамках сроков, бюджета и качества проекта. Поэтому сопоставляйте их с проектным планом и распределенными ресурсами.
- рисками и проблемами: контрольные точки должны быть адаптивными и гибкими, чтобы учитывать возможности изменения и неопределенности.
Использование контрольных точек — признак высокого уровня зрелости проектной деятельности. Directum Projects даёт возможность комбинировать разные подходы и методы управления с помощью КТ. При грамотном использовании этого инструмента получается максимально точная дорожная карта. Она помогает анализировать состояние портфелей проектов и соответствие стратегическим целям компании.