С чего начать внедрение корпоративного портала Битрикс24?

В последнее время всё больше компаний осознают важность подготовки к внедрению корпоративного портала. Однако всё ещё существует немало клиентов, которые недооценивают этот ключевой этап. Чтобы внедрение прошло успешно и принесло максимальную пользу, важно организовать его правильно с самого начала. В этой статье мы, команда DIGIMATIX, расскажем, как грамотно подготовиться к запуску системы, какие ключевые этапы нужно пройти и на что стоит обратить особое внимание, чтобы портал органично интегрировался в бизнес-процессы.

При внедрении корпоративного портала Битрикс24 ключевым этапом является определение целей и задач проекта. Без чёткого понимания, что и зачем внедряется, любой проект рискует столкнуться с проблемами на всех стадиях реализации. Поэтому важно на старте определить, какие именно бизнес-процессы вы хотите оптимизировать с помощью Битрикс24 и какие результаты ожидаете получить.

Приведем примеры, как может выглядеть список целей и задач внедрения корпоративного портала:

Чётко определённые цели и задачи помогут не только упростить процесс внедрения Битрикс24, но и обеспечить его успешное завершение в срок и в рамках бюджета.

Перед внедрением корпоративного портала Битрикс24 важно провести аудит текущих инструментов, используемых сотрудниками для выполнения ежедневных задач. Это поможет определить, какие из них можно заменить будущим функционалом портала, а какие стоит интегрировать. Ниже мы приведем этапность данных работ:

1. Определите задачи сотрудников. Для начала нужно составить список основных задач, которые сотрудники выполняют ежедневно. Это могут быть задачи, связанные с управлением проектами, коммуникациями внутри компании, документооборотом и отчетностью.

2. Составьте список используемых программ. На основе выполненного аудита составьте перечень программ, которые сотрудники используют для каждой из задач. Например, для общения могут использоваться почта и мессенджеры, для управления проектами — Trello, для учета рабочего времени специализированные трекеры.

3. Определите список программ, функционал которых будет заменен корпоративным порталом.Такие функции, как обмен сообщениями между сотрудниками, управление проектами, хранение документов и другое уже предусмотрены в корпоративном портале, поэтому дополнительной интеграции не потребуется.

4. Оцените возможность интеграции. Битрикс24 поддерживает интеграцию с различными программами, и это значительно упрощает переход на новый корпоративный портал. Поэтому перед интеграцией стоит оценить тот функционал, который можно “безболезненно” перенести в корпоративный портал.

Определить сотрудников, которые будут работать в корпоративном портале и их роли – еще один шаг, который нужно сделать до внедрения корпоративного портала. От правильного определения ролей и полномочий сотрудников зависит эффективность работы портала и его соответствие потребностям бизнеса. На данном этапе производятся следующие работы:

1. Определяются группы пользователей. Следует определить основные категории пользователей портала. Это могут быть: руководители, менеджеры проектов, бухгалтеры, сотрудники отдела продаж, отдел маркетинга, специалисты по поддержке клиентов и другие. Для каждой категории необходимо определить, какие инструменты нужны пользователям для выполнения рабочих обязанностей. После завершения данного шага, может получится ситуация, в которой некоторым отделам работа с корпоративным порталом не нужна вовсе или может пригодится только с развитием проекта.

2. Определение ролей и прав доступа. Далее важно определить роли и права доступа для каждой категории пользователей. Важно понять, кто будет иметь доступ к управлению проектами, работе с CRM, документообороту и другим функциональным блокам. Например, руководители могут иметь доступ ко всем проектам и отчетам, тогда как сотрудники отдела продаж будут работать только с задачами, связанными с клиентами и сделками.

3. Обратная связь от будущих пользователей. Соберите обратную связь от будущих пользователей, чтобы понять их потребности и ожидания от корпоративного портала. Это поможет адаптировать функционал под реальные условия работы и избежать ситуаций, когда определенные функции остаются невостребованными или неудобными в использовании.

Определение бюджета проекта – один из ключевых этапов внедрения корпоративного портала Битрикс24. Бюджет проекта зависит от многих факторов, о них мы и поговорим ниже.

1. Стоимость лицензии и обслуживания

Стоимость лицензии Битрикс24 зависит от выбранного тарифа и количества пользователей, которые будут работать с корпоративным порталом. Система предлагает три варианта лицензий: облачную, коробочную и версию энтерпрайз.

*Цены актуальны на момент написания статьи

Однако, стоит учитывать, что облачная версия подходит не для всех компаний, особенно если требуется глубокая кастомизация или хранение данных на собственных серверах. В таких случаях внимание пользователей переключается на коробочные версии. У них стоимость увеличивается за счёт необходимости приобретения или аренды выделенного сервера для хранения данных. Кроме того, к затратам добавляются расходы на техническое обслуживание сервера и обеспечение его стабильной работы. Подробнее рассказали в нашей статье.

2. Интеграция с дополнительными системами

Еще до внедрения корпоративного портала компании часто уже используют различные программы и сервисы, которые необходимо интегрировать с новым решением. Это важный момент, который следует учесть при планировании бюджета, так как подобные задачи требуют дополнительных финансовых вложений.

3. Индивидуальная настройка корпоративного портала

Корпоративный портал Битрикс24 обладает широким стандартным функционалом, который охватывает множество ключевых бизнес-процессов. Среди основных возможностей портала — задачи и проекты, CRM-система, внутренняя коммуникация, документы и файловое хранилище, календарь и планирование, управление персоналом, контакт-центр, а также сайты и магазины. Эти инструменты позволяют эффективно организовать работу компании, автоматизировать рутинные процессы и улучшить взаимодействие сотрудников. Однако стандартный функционал порой не покрывает всех индивидуальных потребностей компании, и возникает необходимость доработки системы под конкретные задачи. Необходимость таких изменений выявляется на этапе постановки целей и задач проекта. Поэтому важно заложить бюджет для таких задач.

4. Обучение сотрудников

После завершения разработки и настройки корпоративного портала, важным этапом становится обучение сотрудников работе с новой системой. Без обучения сотрудников новым инструментам внедрение корпоративного портала может оказаться бесполезным — сотрудники вернутся к старым методам работы, а компания не получит ожидаемой отдачи от проекта. Поэтому крайне важно заранее предусмотреть в бюджете средства на обучение персонала. Это может быть проведение тренингов, создание учебных материалов или приглашение консультантов, которые помогут каждому сотруднику освоить новую систему и сделать ее неотъемлемой частью рабочего процесса.

5. Техническая поддержка и сопровождение

Для минимизации рисков и обеспечения стабильной работы корпоративного портала важно заранее заложить бюджет на ежемесячную техническую поддержку. Более того, регулярное сопровождение открывает возможности для оптимизации портала, адаптируя его к постоянно растущим потребностям бизнеса. Специалисты помогут внедрять новые функции и и адаптировать портал под изменяющиеся задачи компании.

Выбор показателей эффективности является последним шагом перед внедрением корпоративного портала Битрикс24. На данном этапе стоит определить, какие цели вы хотите отслеживать. Это могут быть показатели производительности сотрудников, выполнение задач по проектам, эффективность коммуникаций или финансовые показатели. Чем точнее будут цели, тем легче будет в будущем определить, насколько корпоративный портал отвечает вашим ожиданиям.

Подготовка к внедрению корпоративного портала — это важный и многоступенчатый процесс, который напрямую влияет на успех проекта. Только продуманная стратегия и чёткое выполнение этапов позволят корпоративному порталу стать эффективным инструментом для развития бизнеса и повышения его конкурентоспособности.

Если вы в поиске надежного партнера для настройки, развития или технической поддержки вашего корпоративного портала – пишите нам на почту: office@digimatix.ru. А если вы хотите приобрести лицензию Битрикс24, то кликайте по ссылке.