Как управлять дилерской сетью и не потерять самые жирные заказы? Автоматизируйте и властвуйте

Если вбить в поиске «окна напрямую с завода», вы попадёте на сайт официального дилера. Производителю нет смысла возиться с мелкими заказами. Если у дилера появляются признаки банкротства, нужно быстро отреагировать, чтобы не допустить перехода заказов к конкурентам. Мы решили помочь и упростили мониторинг финансовых рисков.

Через дилерскую сеть продукцию с заводов продавали застройщикам, а это очень конкурентный рынок. Если у дилера начнутся проблемы, застройщик сразу заменит его на нового, а тот уже может работать с другими заводами.

Чтобы не потерять долю рынка, производителю окон нужно мониторить финансовое состояние дилеров и самостоятельно вести базу контактов застройщиков, чтобы в рискованной ситуации перераспределить заказы на других дилеров своей сети.

Проблема в том, что сотрудники работали одновременно в трёх системах:

Менеджеры тратили до десяти минут на обработку каждого заказа, а их ежедневно поступало до 60. Сотрудник терял около 25 часов в неделю на ручную обработку. Кроме того, повышался риск ошибок: менеджеры могли не заметить истёкший договор или неверно перенести данные.

Проверка состояния дилера тоже отнимала много времени. Чтобы понять, как обстоят дела, приходилось вручную заходить в Контур.Фокус, искать каждого дилера и анализировать его показатели.

Из-за этого проверки проводились максимум раз в полгода. Существовал риск пропустить тревожные изменения в бизнесе партнёров, потерять выгодные заказы или обзавестись просроченной дебиторской задолженностью.

Мы организовали переезд с иностранного софта на CRM «Первой Формы» — рассказывала об этом в другой статье.

Следующим шагом стала настройка системы мониторинга дилерской базы.

Первым делом требовалось свести всю информацию в единую систему. Для этого мы использовали готовый коннектор «Первой Формы». С его помощью CRM и 1С обмениваются данными о пользователях, данными из справочников (например, контрагентов или товаров и услуг), документами и их статусами.

Благодаря этому в CRM-системе сотрудник теперь сразу видит всю ключевую информацию о дилере: статус, срок действия договора, кредитный лимит и систему расчётов.

Требовалось, что в CRM была доступна актуальная информация о положении дел дилера. С этой целью мы настроили интеграцию с сервисом Контур.Фокус.

Импорт данных по контрагенту запускается по кнопке или переходу по статусу. «Первая Форма» отсылает запрос к API Контур.Фокус и обрабатывает полученные ответы. Данные распределяются по соответствующим полям в системе согласно заданному маппингу. После этого стандартный модуль записывает данные в базу.

Из Контур.Фокус в CRM подгружается следующая информация: реквизиты, сведения об учредителях и аффилированных лицах, обороты, активы, состояние судебных дел, госконтракты, лицензии, бухгалтерская и финансовая отчетность, данные о банкротствах.

Автоматическая проверка всех контрагентов и обновление данных в CRM-системе теперь происходит по расписанию, раз в месяц. 30 дней достаточно, чтобы в случае банкротства дилера оперативно передать его клиентов другой компании.

Ещё одна доступная опция — проверить статус компании по клику. Для этого в интерфейсе системы предусмотрена соответствующая кнопка «Обновить данные из Контур.Фокус».

В системе теперь есть актуальная информация о финансовом состоянии дилера. Если его дела резко пойдут на спад, производитель успеет отреагировать — быстро перераспределить его объемы между другими дилерами, сохранить отношения с застройщиками и минимизировать потери в продажах.

Благодаря единому информационному контуру сотрудники больше не тратят время на переключение между программами. Время обработки информации о контрагенте сократилось с десяти минут до нескольких секунд. Теперь менеджеры сразу видят все данные, необходимые для быстрого оформления заказа.

А как вы проверяете состояние дел у своих контрагентов?