Автоматизация онбординга: как мы экономим деньги в HR, считая каждую копейку
Почему важно смотреть именно на один процесс? Когда мы пытаемся показать, насколько полезна автоматизация в HR, проще всего выбрать один конкретный процесс — например, онбординг (адаптацию нового сотрудника). На его примере легко доказать, что автоматизация экономит не только время, но и деньги.
1. Где мы теряем деньги без автоматизации
- Время HR-менеджера. При ручном онбординге приходится готовить документы, запрашивать доступы и рассылать напоминания вручную. Это часы работы, которые можно высвободить на более ценные задачи.
- Время IT-специалиста. Подключение оборудования, создание учётных записей, настройка почты и других сервисов — эти задачи часто разбросаны по куче заявок и писем.
- «Пустые» часы самого нового сотрудника. Он в первые дни ждёт доступов и инструкций, не может работать и приносить пользу компании. В итоге бизнес теряет платное рабочее время.
При сложении всех этих затрат (зарплатные ставки, налоги и т.д.) даже в небольшой компании получается приличная сумма «утекших» денег.
2. Как автоматизация сокращает эти расходы
- Электронные формы и шаблоны: HR вместо тонны бумаг и писем быстро заполняет шаблон, система автоматически уведомляет IT, финансы и другие отделы.
- Автоматические уведомления: Ни одного звонка «У вас есть мой запрос?» или «А где мои доступы?». Участники процесса получают задачи автоматически.
- Онлайн-платформа для обучения: Сотрудник быстрее погружается в работу, не теряя дни на ожидание вводных инструкций.
За счёт таких решений каждый участник процесса тратит меньше времени, а сотрудник выходит на полную загрузку раньше. В денежном выражении это означает:
- Меньше оплачиваемых «лишних» часов HR и IT.
- Больше реальных рабочих часов нового сотрудника.
- Существенно сокращаются расходы на бумагу и логистику.
3. Простой пример из практики
Допустим, в небольшой компании:
- До автоматизации:HR тратит около 5 часов на оформление и адаптацию одного новичка (документы, инструкции).IT-специалист — 2 часа на настроить рабочее место, учётные записи.Новый сотрудник теряет 1 полный рабочий день (8 часов), прежде чем получить все доступы.С учётом зарплат (и налогов), один онбординг обходится компании в условные 10 000 рублей.
- После автоматизации:HR-менеджеру нужно всего 2 часа на электронные формы и шаблоны.IT-специалист занимается настройками 1 час, а многие доступы выдаются автоматически.Сотрудник практически сразу включается в рабочий процесс, теряя не 8 часов, а всего 2–3.Итоговые траты снижаются примерно до 3 300 рублей на одного новичка.
Таким образом, экономия на одном сотруднике — около 6 700 рублей. Если вы нанимаете 50 человек в год, сумма достигает 335 000 рублей. И это только один процесс в HR.
*суммы весьма условные тут.
4. Почему это ещё и про ROI
Если после такого онбординга вы подсчитаете, сколько потратили на лицензии и настройку системы, а остаток окажется в плюсе — это и будет ваш ROI (возврат инвестиций). Часто уже за год автоматизация окупается и начинает приносить реальную экономию компании.
5. Итог: аргумент для руководства
Представьте, что вы приходите к руководству с конкретным кейсом:
- «Вот, у нас есть онбординг. Каждый новичок обходится нам в 10 000 рублей. Можем снизить до 3 300, сэкономив почти 7 тысяч на каждом, а в год — сотни тысяч рублей. Давайте автоматизируем!»
Это звучит куда убедительнее, чем общие слова про «ускорение процессов» и «уменьшение бумажной работы».
Если у вас есть вопросы по онбордингу, электронным формам или хотите другой HR-процесс подсчитать — пишите! Разберём ваш кейс и найдем прямую экономическую выгоду.