Как обслуживающей компании принимать обращения от своих клиентов в 2025 году

До 2025 года российская облачная HelpDesk система AIDLY предлагала только одну модель работы с обращениями. Вы могли создать одну организацию на портале, завести в нее всех сотрудников, при необходимости разделить сотрудников по офисах и всем работать в едином пространстве.

Такая модель подходит компаниям которые внедряют HelpDesk внутри себя, но оставляет за бортом большое количество обслуживающих компаний у которых десятки компаний-клиентов, от каждой нужно получать обращения и не мешать данные этих компаний.

В начале 2025 AIDLY включила в себя вторую модель работы с обращениями, которая позволяет быстро развернуть организацию под компанию-клиента, мигрировать в нее категории обращений, Telegram каналы, исполнителей и легко переключаться между организациями на портале. При этом данные компаний-клиентов никак не пересекаются между собой.

Давайте рассмотрим настройку портала по такой модели на конкретном примере. Предположим мы компания которая обслуживает видеокамеры на объектах наших клиентов. В наших клиентах есть четыре компании: А, Б, В и Г.

Первым делом мы регистрируемся на портале AIDLY и настраиваем первую организацию для компании-клиента А. Продумываем и создаем категории обращений, заводим наших специалистов в пользователи и делаем их исполнителями, создаем Telegram канал, подключаем к порталу и добавляем в канал всех наших специалистов. Заводим в пользователи сотрудников компании А от которых будут поступать обращения. На этом этапе компания А настроена. Сотрудники могут регистрировать заявки, в Telegram приходят уведомления, исполнители работают по заявкам.

Теперь давайте добавим компании Б, В и Г.

1. Находясь в компании А владельцу аккаунта нужно кликнуть на название текущий организации.

2. Откроется список со всеми организациями владельца. Нужно кликнуть “добавить организацию”. Если у вас такой опции нет, значит вы не владелец аккаунта. Посмотреть кто является владельцем аккаунта можно в Администрирование > Организация. Здесь же можно сменить название текущей организации.

3. В поле “организация” указываем как организацию будут видеть пользователи. В нашем случае укажем “Компания Г”.

4. Далее на форме портал покажет категории заявок из ваших уже существующих организаций. Если вы хотите перенести какие-то категории в новую организацию, здесь нужно их выбрать галочками.

5. Аналогично категориям обращений AIDLY сразу предлагает перенести в новую организацию исполнителей.

6. Также портал предлагает перенести настроенные Telegram каналы из ваших других организаций. Работая по такой модели, можно создать один канал Telegram и перенести его во все компании-клиенты. При поступлении нового обращения от любой компании-клиента в Telegram уведомлении будет указана компания-клиент, а ссылка будет вести на обращение в нужную организацию на портале.

7. Последним шагом мы нажимаем кнопку “Добавить”. Тут же создается новая организация и мы оказываемся в ней. Остается только в пользователи добавить сотрудников компании Г и можно приступать к работе.

Так как мы добавили наших исполнителей во все четыре организации теперь каждый исполнитель сможет переключаться между организациями. Чтобы добавить каких-то исполнителей после создания компаний-клиентов, вам потребуется переключиться в каждую организацию и добавить исполнителя в пользователи. Аналогично с удалением исполнителей.

Вот и всё! Буквально за 30 минут мы настроили 4 компании клиентов на работу в единой системе HelpDesk с полным разделением данных. Теперь ни одно обращение не будет утеряно или забыто, а функционал AIDLY делает работу приятной и прозрачной.