«ИТ-волонтеры» на Черноморском побережье координируют работу команд в Kaiten
Помогать с очисткой побережья можно не только на месте бедствия, но и удаленно. Именно так действуют энтузиасты волонтерского диджитал-сообщества, которое зародилось в декабре 2024 года. Энтузиасты разрабатывают ИТ-инструменты для поддержки волонтеров «в полях». Анна и Александр, координаторы распределенных волонтерских ИТ-команд, рассказали, как организована их работа.
Все началось с 6 энтузиастов
Изначально команда из 6 человек поставила перед собой задачу: направить свои усилия на помощь волонтерам. Одним из первых проектов стала онлайн-карта, которая позволяет отслеживать заявки по загрязнениям и птицам и координировать действия на местах.
«Онлайн-карта была создана как замена Яндекс.Карт с ограниченной функциональностью. Волонтерам нужно было что-то более гибкое для отображения точек, штабов, заявок на помощь и других данных. Сейчас наша карта позволяет в реальном времени отслеживать действия на местах».
За 10 дней сообщество выросло с 6 до нескольких сотен участников. К ИТ-командам продолжают присоединяться специалисты со всей страны, предлагая свои навыки и ресурсы. Сообщество стало своеобразным центром диджитал-компетенций.
Помимо онлайн-карты, команды создают чат-ботов для координации действий, пишут и дизайнят обучающие материалы для волонтеров. Например, памятки, как не навредить птицам или как обезопасить себя. Хотя такие задачи могут казаться небольшими, их выполнение крайне важно. А люди таким образом оказывают посильную помощь, находясь в любом месте.
Несмотря на то, что диджитал-сообщество не является официальной организацией, они активно взаимодействуют с волонтерскими штабами и с администрацией.
Часть задач команды получают от полевых групп, которые фиксируют проблемы на местах и предлагают идеи по их улучшению. Часть идей приходит от удаленных специалистов, их необходимо анализировать и фильтровать. Помимо этого некоторый объем ресурсов съедают задачи по устранению технического долга, оформлению документации, исправлению ошибок.
«Мы стараемся разделять потоки задач, чтобы избежать путаницы. Однако их объём настолько велик, что мы не успеваем их обрабатывать».
Несмотря на децентрализованность и полностью волонтёрский характер сообщества, работа распределенных ИТ-команд требует четкой структуры и организации. Первоначально для управления задачами использовали Google Таблицы. Однако с ростом числа участников стало ясно, что требуется более наглядный инструмент.
«Мы начали искать инструменты для структурирования задач, так как Google Таблицы не давали нужной визуализации. Коллеги порекомендовали Kaiten, и он оказался намного удобнее».
Менеджеры отображают все задачи и проекты на досках, чтобы понимать их стадии, фиксировать отчётность и синхронизировать команды.
Хотя пока что обсуждение и формализация задач происходят в Telegram. Поэтому менеджерам проектов приходится дублировать задания и в чатах, где они быстро распределяются между ИТ-волонтерами, и на досках, чтобы видеть общий статус.
«Kaiten помогает нам видеть общую картину задач и проектов. Это уже облегчает работу, несмотря на ручной ввод данных. Мы начали фиксировать задачи и видеть, что долго висит без движения. Это помогает нам понять, какие ресурсы еще нужны, давать разъяснение по "зависшим" задачам и определять приоритеты».
Дальше команда бэкофиса, помогающая digital волонтерам в работе, хочет автоматизировать процесс распределения задач, подключить чат-ботов для взаимодействия с Kaiten. Чтобы в трекере можно было отмечать задачи определенными тегами, и они отображались в чат-боте по отдельным рубрикам (тексты, дизайн, python, чат-боты, онлайн-карты). Это позволит лучше использовать ресурсы и избежать дублирования усилий.
Если вас вдохновила история ИТ-волонтеров, и вы считаете, что можете быть полезны, то можете присоединиться к их онлайн-команде. Оставляем ссылку на Телеграм-канал со всей информацией о проекте.
Главное - иметь желание помочь. Способы найдутся. Круто, ребят!
Значимое дело делает организация, до сих пор в шоке с этой ситуации и мазутом 🥲
конечно, ситуация грустная, но круто, что люди все равно стараются как-то исправить свои же ошибки