Выйти из сумрака: как найти и убрать лишние IT-расходы
По данным Statista, 30% компаний тратят до 40% IT-бюджета впустую — на неиспользуемые лицензии, «спящие» облачные сервисы или устаревшее железо. Уверены, что ваши IT-расходы работают на вас, а не против? Давайте разбираться, как найти эти «дыры» в бюджете и закрыть их без стресса.
Важно: хотя некоторые зарубежные сервисы частично недоступны в России, многим компаниям удалось сохранить ранее оформленные подписки. Также есть российские аналоги и решения с открытым исходным кодом. В этой статье мы рассмотрим типовые пути оптимизации расходов — примените их к тем сервисам, которые вы реально используете.
1. «Фантомные» лицензии ПО
Почему возникает проблема?
Часто организации покупают или подписываются на программные продукты «с запасом»: Microsoft 365, Google Workspace, Adobe Creative Cloud и т.д. Некоторые сотрудники увольняются, переходят в другие отделы, а лицензии так и висят, хотя никто ими не пользуется.
Как проверить, что вы переплачиваете?
- Сравните число оплаченных лицензий с реальным количеством людей, которым нужен доступ к ПО.
- Загляните в отчёты об активности (при наличии) или хотя бы опросите сотрудников: пользуются ли они конкретной программой?
Что делать?
- Проанализировать подписки: выяснить, какие реально нужны. Оставить тот минимум, что действительно используется.
- Перейти на гибкие тарифы: помесячная оплата вместо годовой, чтобы легко отключать ненужные места.
- Искать альтернативы: если зарубежные продукты стали дорогими или недоступными, рассмотрите решения от «МойОфис», «Р7-Офис», OnlyOffice и т.д.
Пример: дизайн-студия из города N платит за восемь подписок на Adobe Creative Cloud, но полноценно используют их только три дизайнера, остальным нужны лишь базовые функции для просмотра PDF. В итоге они сократили пять подписок и сэкономили около 80 000 рублей в год.
2. «Дутые» облака
Почему возникает проблема?
Компании арендуют мощные виртуальные серверы и большие объёмы хранилищ «на перспективу», но реальная загрузка может быть 15–20%. Плюс часто висят забытые тестовые виртуалки и архивные бэкапы, которые никто не удаляет.
Как проверить, что вы переплачиваете?
- Сравните оплаченные характеристики (количество ядер, RAM, объём диска) с реальным потреблением.
- Наведите порядок в учётных записях: возможно, у вас «зависли» облачные сервисы для старых проектов.
Что делать?
- Использовать автоскейлинг (автоматическое масштабирование). Например, Yandex Cloud, SberCloud, Selectel и др. позволяют динамически увеличивать ресурсы под пиковую нагрузку и снижать в обычное время.
- Удалять ненужное: старые бэкапы, тестовые окружения и «законсервированные» виртуальные машины.
Сравнивать провайдеров: иногда перенос сервисов к другому оператору облака окупается за 2–3 месяца.
Пример: малый производственный бизнес держит три виртуальных сервера с запасом «на будущее». Фактическая загрузка CPU и RAM не превышает 30%. После настройки авто-масштабирования и переноса неактивных данных в архивные хранилища счёт за облако уменьшится на 25%.
3. «Цифровой хлам» в офисе
Почему возникает проблема?
Физические серверы, закупленные 10 лет назад, «едят» много электричества и требуют дорогого обслуживания. Принтеры и роутеры, используемые раз в месяц, всё равно занимают место и отвлекают специалистов на обслуживание.
Как проверить, что вы переплачиваете?
- Посчитайте расходы на электричество, ремонт и поддержку устаревшего железа.
- Проверьте, кто реально пользуется каждым устройством (часто их вообще не включают!).
Что делать?
Ревизовать парк техники: определить, что можно вывести из эксплуатации или заменить.
- Перенести сервисы в облако: например, 1С и другие приложения — тогда серверы в офисе не нужны вовсе.
- Продавать или сдавать в аренду неизбежно устаревающее оборудование. Тот же Avito или специализированные площадки помогут вернуть часть денег.
Пример: логистическая фирма в городе N держала три сервера 2012 года выпуска — каждый потреблял 300–400 Вт/ч. В итоге только на электричество уходило более 1000 рублей в неделю. Перенеся базы данных в российское облако и продав старое «железо», компания сэкономила около 300 000 рублей за год.
4. Ручная рутина
Почему возникает проблема?
Отчёты, обновления ПО, резервное копирование — всё это можно автоматизировать, но часто люди «по старинке» кликают вручную. В результате теряется драгоценное время, которое можно посвятить более важным задачам.
Как проверить, что вы переплачиваете?
- Посчитайте, сколько времени уходит на повседневную рутину: сведение Excel-файлов, выгрузку данных, проверку логов, запуск резервных копий.
- Спросите своих IT-специалистов, что в их работе кажется им «примитивной» и легко автоматизируемой операцией.
Что делать?
- Внедрить системы мониторинга (Zabbix, Prometheus) и автоскрипты для бэкапов и обновлений.
- Использовать RPA (Robotic Process Automation) для обработки типовых форм, отчётов, заявок.
- Настроить расписание: чтобы всё, что можно запускать в нерабочее время (сканирование, антивирусные проверки), шло без участия человека.
Пример: в торговой компании один HR-специалист раз в неделю по 3–4 часа сводил данные о кандидатах в Google Таблицах. Настроенный скрипт (Google Apps Script) автоматизировал процесс, и тот же объём работы выполняется за 15 минут. Экономия — около 16 человеко-часов в месяц.
Пошаговый план: как начать «IT-уборку» уже сегодня
- Инвентаризация: составьте список всего ПО, оборудования и облачных подписок.
- Анализ: найдите «призраки» (неиспользуемые лицензии, устаревшие сервера, забытые виртуалки).
- Переговоры: свяжитесь с провайдерами и попросите пересмотреть тарифы — многие дают скидки при переходе на длительные планы.
- Оптимизация: отключайте и продавайте лишнее, переносите сервисы в облако, настраивайте автоматизацию.
- Регулярность: проводите аудит IT-расходов каждые 3-6 месяцев.
Оптимизация — это не урезание, а разумное распределение
Вся суть IT-эффективности в том, чтобы тратить деньги на то, что реально приносит бизнесу пользу. По нашему опыту в Alton, даже без больших инвестиций в новые технологии можно избавиться от «пустых» расходов и сэкономить от 100 000 рублей в год. А эти средства направить на развитие, команду или маркетинг.