Магическая магия базы знаний: превращаем статьи в курсы для сотрудников

Команда вложила много сил в создание базы знаний: написали статьи, сделали визуал, красиво оформили. А сотрудники пользуются всем этим, только чтобы искать ответы на вопросы клиентов или коллег. Не надо так. Рассказываем, как заставить знания работать на развитие скиллов.

Привет! На связи TEAMLY – платформа для построения сильных команд и управления знаниями в бизнесе. Если сотрудники используют базу знаний только как справочник, она не работает на полную мощность. Материалы принесут больше пользы, если сделать из них обучающие курсы. Например, у менеджеров по продажам есть каталог товаров и скрипты звонков. Из этой информации получится курс по изучению продукции и тест на отработку возражений. Рассказываем, как база знаний помогает обучать персонал.

В базе знаний сотрудники обмениваются информацией, а не просто ищут статьи по запросам. Передавать опыт легче через обучение, и база отлично с этим справляется. Вот какие задачи можно решить.

1. Адаптировать новичков. Начинающим специалистам сложно влиться в рабочие процессы, и это нормально. Людям нужно время, чтобы разобраться в обязанностях, освоить корпоративные программы и познакомиться с командой. Но когда система адаптации не налажена, новички отвлекают коллег вопросами, медленно включаются в задачи и даже увольняются до окончания испытательного срока.

База знаний поможет выстроить эффективную систему адаптации. Для этого создайте вводный курс и подборку ознакомительных статей. Какие материалы стоит включить:

Пример. Компания наняла новых специалистов по рекламе. Менеджер по обучению персонала создал в базе знаний вводный курс для сотрудников. В программу включил: материалы по продуктам и услугам, анализ целевой аудитории, правила работы с основными каналами продвижения и Tone of Voice бренда. К урокам добавил проверочный тест, чтобы новички закрепили знания.

2. Повышать квалификацию. Периодически улучшать скиллы нужно всей команде. Но есть профессии, которые требуют непрерывного обучения: юристы, бухгалтеры, менеджеры по кадрам. В этих сферах часто происходят изменения, за которыми необходимо следить. Иначе бизнес рискует понести убытки, например, от неправильного расчёта налогов.

Чтобы поддерживать квалификацию персонала, создайте в базе знаний статьи со ссылками на обновления законодательства и публикациями в профильных изданиях. Выберите ответственного сотрудника, который будет отслеживать новую информацию и пополнять материалы.

Пример. С января 2025 года обновилось налоговое законодательство. В компании работает несколько бухгалтеров, и каждому нужно разобраться в новых правилах. Чтобы помочь коллегам, главбух написала статью в базе знаний и добавила подборку актуальных ссылок.

3. Масштабировать информацию. Многие работодатели обучают сотрудников на внешних курсах – онлайн и офлайн. Такой способ повышения квалификации требует финансовых затрат и иногда прерывает рабочие процессы.

Не обязательно отправлять на курсы сразу всех специалистов. Один человек может пройти обучение, а потом создать для коллег материалы в базе знаний. Остальные изучат статьи в удобное время. Вот какие преимущества это даст:

Пример. Школа иностранных языков запускает онлайн-уроки для своих учеников. Один методист прошел курс по организации дистанционного обучения, а потом поделился знаниями с коллегами. Написал статьи и прикрепил наглядные материалы, которые рассылали эксперты.

4. Осваивать новые методы работы. Когда компания внедряет программы или онлайн-сервисы, сотрудников обучают работе с ними. Запомнить большой объем информации сложно, поэтому люди возвращаются с вопросами в IT-отдел.

Чтобы снизить число ошибок и нагрузку на айтишников, создайте для персонала подробный гайд в базе знаний. Добавьте скриншоты, гифки и видеоинструкции.

Пример. Компания переходит на электронный документооборот. Для всех сотрудников, которые работают с новым сервисом, создали учебный курс. Теперь бухгалтерам, менеджерам по продажам и кадровой службе легче разобраться в программе.

5. Собирать кейсы. Иногда сотрудники из проекта в проект повторяют одни и те же ошибки. Так бывает, если в команде не налажен обмен опытом между коллегами. Людям приходится искать решения, которые на самом деле уже существуют.

База знаний помогает экономить ресурсы и исключать типичные ошибки. Для этого сотрудники собирают кейсы. Вот что отражают в материале:

Пример. IT-компания получила заказ на разработку мобильного приложения для доставки еды. Пару лет назад что-то подобное уже делали. Поэтому поставили задачу написать кейс: как взаимодействовали с клиентом в прошлый раз, что учитывали при разработке интерфейса, какие ошибки допустили и как исправили.

6. Улучшать сервис. Во многих сферах важно, чтобы сотрудники выполняли работу по чёткому регламенту. Например, операторы техподдержки используют скрипты диалогов с клиентами, а менеджеры по продажам обязательно рассказывают об акциях и скидках.

Курсы в базе знаний помогают стандартизировать работу персонала. Качественное обучение, в свою очередь, поддерживает высокий уровень сервиса.

Пример. Сотрудники склада должны упаковывать заказы определенным образом: хрупкое завернуть в пленку, нанести маркировку, вложить рекламные буклеты. Чтобы обучить персонал, руководитель складской службы написал регламент в базе знаний. На основании материала сделал курс и проверочный тест.

Обучить сотрудников можно разными способами. Собрали популярные форматы обучающих материалов, сравнили преимущества и недостатки.

Чему обучать сотрудников, зависит от целей бизнеса и актуальных событий в отрасли. Например, тренд на использование искусственного интеллекта можно применить в обучении маркетологов. Курс по составлению промптов поможет работать с нейросетями: генерировать идеи рекламных кампаний, писать тексты и создавать макеты объявлений. IT-специалистам будут полезны курсы по кибербезопасности, а менеджерам по кадрам пригодятся тренинги по разрешению конфликтов.

TEAMLY позволяет создать курсы для персонала любой специализации – от сотрудников производства до управленцев. Покажем пример, как на нашей платформе собрать обучающий курс для менеджеров по продажам.

Шаг 1. Создайте курс. В разделе «Обучение» откройте вкладку «Управление курсами» и нажмите «Создать курс». Создавать, редактировать и удалять курсы могут только пользователи с правами администратора.

Шаг 2. Задайте общие настройки и доступы. На этом этапе выберите внешнее оформление курса и укажите, кто сможет пользоваться обучением.

Чтобы задать настройки доступа, выберите один из вариантов:

Как настроить внешний вид курса:

Когда закончите с базовыми настройками, нажмите кнопку «Создать».

Шаг 3. Наполните курс уроками. Нажмите «Создать урок», запишите название урока и нажмите «Сохранить».

Каждый урок состоит из блоков: текстовых фрагментов, списков, файлов и готовых статей из базы знаний. Выберите, какие блоки нужно создать, и наполните их информацией. В конце нажмите «Сохранить» или «Сохранить и выйти».

Как работать с блоками в уроках:

Шаг 4. Добавьте тесты. К каждому уроку курса можно прикрепить проверочное задание. Они создаются отдельно во вкладке «Тесты и опросы». Внутри урока перейдите на вкладку «Задание», нажмите «Добавить блок» и выберите «Тест» или «Опрос». Прикрепите готовое задание из выпадающего меню.

Шаг 5. Назначьте курс сотрудникам. Откройте вкладку «Участники», нажмите «Добавить участников» и выберите нужных пользователей из списка.

TEAMLY позволяет отслеживать прогресс в обучении и собирать аналитику. Сотруднику платформа покажет, на каком уроке он остановился. А руководитель увидит, сколько человек прошли курс и как справились с тестами. Если тема вызывает затруднения, стоит переработать статьи, сделать подробнее или добавить наглядные материалы.

Если вы уже создали базу знаний или только задумываетесь об этом, подписывайтесь на наш Телеграм-канал. Рассказываем, как собирать опыт компании, упаковывать в полезные статьи и использовать во благо бизнеса.