Создаем реестр для управления всеми проектами... Абсолютно всеми!

Бессистемное управление проектами похоже на попытку найти нужную книгу в комнате, где они разбросаны по разным углам, а некоторые и вовсе затерялись под подушкой. Гораздо удобнее, когда всё аккуратно расставлено – это ускоряет доступ к нужной информации.

Привет! На связи TEAMLY – платформа для построения сильных команд и управления знаниями. Мы стараемся охватить максимум бизнес-процессов, а это никогда не бывает в один клик: систему управления нужно создавать и адаптировать. Сделать это можно с помощью трекеров, которыми пользуются сотрудники на всех уровнях; и реестров, которые необходимы менеджерам и руководителям. Если, конечно, они не хотят перекапывать массивы информации для решения каждого мелкого вопроса.

Из статьи узнаете, как создать и наполнить реестр, какие шаблоны можно использовать и как работать с реестром, чтобы получить пользу и облегчение, а не головную боль.

Особенно полезен материал тем, у кого уже есть несколько таск-трекеров и нужно объединить их в общую систему. Ранее подробно разбирали, как внедрять трекеры, чтобы избежать проклятий от собственных сотрудников.

Представим ситуацию: команда разработчиков сосредоточена на совершенствовании одной функции приложения – например, добавлении множества мелких настроек в интерфейсе. Они тратят недели, чтобы сделать каждую кнопку идеальной, тестируют десятки вариантов дизайна и проводят бесконечные обсуждения. Однако основная проблема – не интерфейс, а низкая скорость работы приложения.

Пользователи жалуются на лаги, но разработчики настолько погружены в «шлифовку» мелких элементов, что не замечают главного – из-за плохой производительности теряется аудитория. Увлекшись деталями (деревьями), забывают о главном (о лесе).

В бизнесе важно поднимать голову и оценивать стратегическое направление. И это как раз задача руководителей разного уровня – видеть лес за деревьями.

Вернёмся к идее упорядочивания книг по полочкам. Реестр – это ваш цифровой «книжный шкаф» для проектов. Он помогает собрать всё в одном месте, структурировать данные и легко находить нужную информацию в любой момент. Это очень важно для менеджеров, которые управляют множеством задач, сроков и ресурсов.

Умные таблицы TEAMLY – идеальный инструмент для создания Реестра. И далее мы расскажем, как по кирпичику собрать такой инструмент и настроить его под свои нужды. Более подробно можно посмотреть в нашем гайде.

Расскажем, как строить сильные команды через культуру знаний, мотивацию сотрудников, эффективные процессы и современные технологии, включая AI.

Встречаемся 8 апреля в ЦДП (г. Москва, ул. Покровка, 47) или на онлайн-трансляции. Топ-менеджеры, эксперты и основатели крупного и среднего бизнеса поделятся наработками.

Среди спикеров: Анатолий Вассерман (интеллектуал, эрудит, политик), Виталий Чесноков (CEO&Partner in QSOFT), Максим Ильяхов (главред всех главредов), Даша Васянина (продакт-эдвайзер, карьерный консультант).

Итак, расположение сил: есть трекеры проектов, которые вы хотите объединить в одном месте и сделать эдакий дашборд с автоматическим обновлением. А также есть задача: на одном листе сформировать общую картину.

Для этого первым делом мы создаем новую Умную таблицу.

Здесь сразу есть набор свойств: системные (нельзя удалить или поменять) и дополнительные (можно менять и настраивать как угодно).

Системные свойства по умолчанию: Заголовок, Автор, Исполнитель, Дата исполнения, а также зависимости. Ненужные в вашем Реестре свойства можно просто скрыть в настройках представления («Шестеренка» в правом верхнем углу). Удобно оставить для отображения Заголовок, Исполнителя и Дату.

Уже на этом этапе можно существенно навести порядок в проектах. Например, создать представление «Календарь», чтобы визуализировать дедлайны.

Давайте перейдем к Дополнительным свойствам: их больше и они гибче. С ними удобно адаптировать и подстраивать Реестры под себя.

В зависимости от того, какой реестр вы составляете, вам могут понадобиться различные дополнительные параметры: этапы, ссылки на документацию, бюджеты, сроки, комментарии, контакты и не только. Фиксировать всё это помогут дополнительные свойства-столбцы.

Например, для Реестра команды разработки предлагаем использовать:

Ещё можно добавить:

Свойство «Связь» в Умной таблице позволяет создавать ассоциативные связимежду двумя Умными таблицами или между таблицей и пространством.

При добавлении свойства Связь в Реестре, можно выбрать другую Умную таблицу или Пространство, с которыми хотите его связать. В качестве значений для свойства можно выбрать конкретные элементы – статьи из выбранного пространства или страницы из другой Умной таблицы.

Каждая карточка в Умной таблице – это отдельная полноценная страница (статья).

Помимо основных свойств, карточку можно наполнить информацией с помощью визуального редактора: описание проекта и клиенты, ссылки на важные артефакты, файлы, блоки iFrame с внешними источниками и т.п.

Также внутри детальной страницы можно настроить виджет с представлением трекера по задачам проекта. Так можно просматривать задачи и управлять ими сразу из карточки без перехода в другие таблицы.

Ещё одна важная фича страницы – возможность создавать подзадачи внутри карточки. Это удобно: можно сделать комфортную декомпозицию, если задача объёмная или в ней участвует несколько человек. При открытии карточки, можно увидеть все составляющие.

Мы с вами сделали Реестр не для того, чтобы на него смотреть. У Умных таблиц всегда припрятана пара козырей, чтобы ещё больше облегчить работу:

И это еще не всё!

В нашем Telegram-канале рассказываем о возможностях TEAMLY для бизнеса, лайфхаках и обновлениях. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе!