Спасаем проект от провала. Как команде не терять информацию в коммуникациях

Новички не знают, к кому обратиться, старожилы в шоке от незнакомых имён в переписках. Прямо как в письме из «Простоквашино»: всё хорошо, но хвост задачи отвалился.

Что собственно произошло? Да просто набрали большую команду на очередной проект. В офисе прибавилось народа, а в процессах – хаоса.

Привет, на связи TEAMLY! Мы знаем, как сложно работать над проектом, если информация разбросана по десяткам чатов, почте и блокнотам. Обобщили кейсы клиентов, и рассказываем, как отладить коммуникации, сделать работу команды эффективной и прозрачной. Начнём с типичных проблем.

1. «Мы же обсуждали это на прошлой неделе!»

Важные детали, которые отметили устно и не зафиксировали, забываются. Сотрудники тратят дни на поиск информации, которая должна быть под рукой.

2. «Стоп, я кажется недавно видел это письмо…»

Часть переписки – в почте, часть – в мессенджерах, а ключевые решения и вовсе приняты «на словах». В итоге никто не может найти нужную информацию, а дедлайны горят.

3. «Кто это вообще должен делать?»

Задачи теряются, ответственность размыта: все делают всё, работа будто бы кипит, но ничего не доводится до конца.

4. «Почему я об этом слышу впервые?»

Коллеги работают в своих «пузырях», и в итоге команда движется в разных направлениях.

Думаете, что выхода нет, и неразбериха в коммуникациях – неизбежная часть работы? Вроде все за дружбу, но иногда кажется, что главная цель коллег – найти, кому бы подсунуть свою задачку? Классика!

На самом деле всё не так плохо. Вот проверенные способы навести порядок и сделать так, чтобы информация не терялась, а задачи выполнялись вовремя.

Вместо десятка чатов и почтовых цепочек – одна платформа, где всё собрано: задачи, документы, календари и обсуждения.

Настройка прав доступа позволяет каждому видеть только то, что ему нужно. Никакой лишней информации, но и никаких «потерянных» файлов.

Напоминания, оповещения и интеграции с другими сервисами экономят время и нервы. Есть AI-ассистент, который всегда готов помочь.

База знаний, где хранятся все инструкции, шаблоны и решения, чтобы новые сотрудники могли быстро влиться в работу.

Узнаете, как строить сильные команды через культуру знаний, мотивацию сотрудников, эффективные процессы и современные технологии, включая AI.

Топ-менеджеры, эксперты и основатели крупного и среднего бизнеса поделятся наработками. Среди спикеров: Анатолий Вассерман (интеллектуал, эрудит, политик), Виталий Чесноков (CEO&Partner in QSOFT), Максим Ильяхов (главред всех главредов), Даша Васянина (продакт-эдвайзер, карьерный консультант).

Встречаемся 8 апреля в ЦДП (г. Москва, ул. Покровка, 47).

А теперь от слов к делу! Мы рассказали о проблемах и решениях, но как это работает на практике? Давайте разберём, какие инструменты помогут наладить коммуникации и сделать работу команды эффективной.

Представьте, что компания, которая занимается разработкой, готовит запуск нового продукта. Задачи разбросаны по почте, чатам и заметкам на стикерах. Сразу несколько человек отвечают за дизайн интерфейса, тексты для onboarding-экранов, но никто не главный.

В таск-трекере TEAMLY удобно создать список задач, назначить ответственных и установить дедлайны. Каждый сотрудник увидит, что нужно сделать, и когда. Больше никаких «я думал, это не моя задача».

Отдел продаж проводит еженедельные планёрки, созвоны с клиентами и мозговые штурмы. Но кто-то забыл оповестить коллег – и половина команды пропустила важное обсуждение. Выход – синхронизировать все встречи в календаре, и настроить автоматизацию уведомлений. Больше никаких «ой, я забыл про созвон».

Новый сотрудник присоединился к команде компании, которая занимается продажей IT-решений, и тратит время на поиск информации: где найти шаблоны документов, как настроить CRM, кто отвечает за согласование контрактов.

Платформа TEAMLY предлагает много инструментов, чтобы собрать базу знаний, где всё хранится в одном месте. У каждого отдела, проекта или задачи есть своё пространство (которое можно быстро создать по шаблону). Статьи постоянно пополняются всей командой, есть общий список терминов (глоссарий), удобный интерфейс для создания контента.

Разобраться сможет даже новичок. Особенно, если в команде уже создали обучающие курсы.

Проджект-менеджер получает письмо от клиента с просьбой внести правки в проект по созданию лендинга. Вместо того чтобы копировать текст в чат или создавать задачу вручную, он добавляет её в роадмап на TEAMLY и назначает ответственного, например, разработчика. Все детали сохраняются в одном месте, и ничего не теряется.

Цель, план и задачи дружат между собой.

Каждая команда сталкивается со сложностями в коммуникациях, но есть отделы, где этот беспорядок достигает уровня эпического блокбастера. Например, маркетинговое агентство: тут и контент-планы, и согласования, и дедлайны, и клиенты, которые хотят «ещё вчера».

Давайте разберём кейс: как TEAMLY помогает маркетологам не сойти с ума и сделать так, чтобы посты публиковались вовремя, а клиенты получали ответы быстрее, чем успевают написать «ну как там?»

Один из самых больших вызовов для отдела маркетинга – управление контентом. Соцсети, блог, email-рассылки – всё это требует чёткого планирования. Без календаря легко запутаться: SMM-специалист может забыть про пост, а контент-менеджер – опубликовать не ту версию текста.

Выход: привязать каждую публикацию к конкретной дате и времени. Вся команда знает, что и когда нужно опубликовать, а напоминания помогают не пропустить сроки. Никаких сюрпризов, только чёткий план.

Работа над проектами, например, новым лендингом, требует слаженности. Дизайнеры готовят макет, копирайтеры пишут текст, а маркетологи проверяют всё на соответствие бренду. Без системы легко потеряться: кто что делает, на каком этапе задача, кто должен её проверить.

Выход: использовать представление канбан в TEAMLY. Здесь у каждой задачи есть статус: «В работе», «На проверке» или «Готово».

Согласование материалов с клиентами – это отдельная история. Менеджер отправляет макет на проверку, но забывает уведомить коллег. У клиента куча вопросов, а вы не в курсе, кто должен ответить.

Выход: настроить автоматические уведомления. Как только приходит комментарий, дизайнер получает уведомление и может оперативно внести правки. Клиент доволен, команда спокойна, а сроки соблюдаются.

Коммуникации в команде – как сборка домика из лего. Каждый держит в руках свои кусочки, но без общей картины сложить что-то цельное почти невозможно. Если действовать хаотично, можно потратить кучу времени и так и не закончить проект.

Если бы герои «Простоквашино» знали про TEAMLY, письмо дяди Фёдора не превратилось бы в нечитаемый шедевр. Но, к счастью, сейчас есть простые и удобные решения.

Узнали свои рабочие будни? Подпишитесь на наш телеграм-канал, там рассказываем про интересные кейсы и инструменты Тимли.

А если у вас всё идеально, улыбнитесь, вспомнив, как кот Матроскин и его друзья налаживали своё хозяйство. Ведь иногда даже коту нужна помощь – что уж говорить о нас, людях🙂