Ай! КЭДО: удар по бумажному кадровому документообороту

Сегодня цифровизация – один из главных катализаторов развития бизнеса. Автоматизацию пропагандирует и рынок, и государство, транслируя новые возможности, доступные по итогам внедрения ИТ-решений, в частности, после перехода на электронный документооборот (КЭДО). Однако этот процесс сопряжен с определенными рисками, которые необходимо учитывать, чтобы увидеть те самые позитивные эффекты в реальности. Расскажем, как все сделать правильно.

Сложности, связанные с переходом на КЭДО, можно разделить на три основные группы в зависимости от их природы и характера воздействия.

● Организационные – зона ответственности HR и руководства.

● Технические – зона ответственности ИТ-специалистов и интеграторов.

● Функциональные – зона ответственности аналитиков и специалистов по процессам.

Проанализируем самые распространенные варианты и предложим простые шаги, чтобы преодолеть трудности.

● Проблема. По данным McKinsey & Company, 70% программ цифровой трансформации не достигают целей из-за сопротивления сотрудников. Люди могут быть против из-за страха перед новыми технологиями, опасений за безопасность персональных данных, непонимания их преимуществ.

● Решение. До старта проекта необходимо запустить программу по управлению изменениями: стоит заблаговременно проинформировать о планах и ценностях грядущих нововведений, провести обучение. Многие вендоры, например, HR-Link, используют сотрудников-евангелистов, которые могут доступно рассказать другим о преимуществах КЭДО. Важно не только показать, как система упростит работу и обеспечит безопасность данных, но и изменить оптику восприятия.

● Проблема. Заказчик не всегда имеет четкое представление о своих кадровых процессах и маршрутах согласования документов на каждом уровне организационной структуры компании.

● Решение. Совместно с заказчиком детально описать процессы, выявить участников, типы документов и маршруты согласования – это поможет создать четкую картину для перевода в КЭДО. Переход поможет не только все детализировать и перенести с текущих ресурсов в новую систему, но и в целом способствует оптимизации работы компании в части кадрового администрирования.

● Проблема. Интеграция КЭДО с кастомизированными HRM-системами (например, 1С:ЗУП) может потребовать доработок, поскольку инфраструктура компании недостаточно гибкая или вовсе не отвечает требованиям решения.

● Решение. На этапе обследования выявить особенности системы клиента, которая является источником кадровых данных и определить оптимальный путь: ее доработка или адаптация КЭДО. Здесь нужно обратить внимание на выбор интегратора, он должен быть мультивендорным и одинаково хорошо разбираться и с тем, и с другим направлением. Прежде всего, он поможет выбрать оптимальный продукт для КЭДО, исходя из задач и требований. Также при необходимости выполнит доработки HRM.

● Проблема. Многих заказчиков интересует возможность авторизации пользователей под своей доменной учетной записью в КЭДО. При внедрении выясняется, что КЭДО не совместим с ПО, которое на момент внедрения используется заказчиком для управления идентификаторами и доступом.

● Решение. Интегратор, у которого есть опыт внедрения не только КЭДО, но и систем других классов. Он может предложить целевое решение, которое позволит без доработок КЭДО и текущего продукта для управления идентификаторами и доступом реализовать авторизацию пользователей через доменную УЗ. Как пример, можно применить еще один продукт-переходник для управления идентификаторами и доступом, совместимый и с КЭДО, и с имеющимся ландшафтом.

● Проблема. Растянутые сроки на создание и согласование новых правил и инструкций для работы с электронными документами, включая их подписание, хранение и обмен.

● Решение. Интегратор может предоставить заказчику шаблоны документов, помочь определить необходимый пакет (под ФЗ-377 или ФЗ-407), оказать поддержку в разработке методологии и подсказать, какие техники лучше использовать для ускорения подписания документов сотрудниками компании.

● Проблема. Неразвитая система уведомлений тормозит процессы согласования и подписания документов.

● Решение. При выборе решения КЭДО необходимо определить, какой способ получения уведомлений наиболее популярен у сотрудников. Интегратором будет подобрано именно тот продукт, который наиболее органично впишется в текущие процессы. Привычная механика снизит стресс сотрудников от нововведений.

Переход на КЭДО поможет разобраться не только с существующими ограничениями, но и создаст конкурентные преимущества.

● Ускорит процессы: согласование документов больше не будет тянуться неделями, также, как и оформление новых сотрудников.

● Снизит затраты на операционные расходы: экономия до 50% на бумаге и архивах. Кстати, это еще и очень экологично.

● Улучшит аналитику: данные из КЭДО можно использовать для прогнозирования кадровых потребностей.

● Повысит производительность и лояльность: автоматизация рутины и удобные инструменты для ежедневных процессов положительно сказываются на отношении сотрудников к компании, а также позитивно влияют на привлекательность работодателя на рынке труда.

Главный совет - действовать системно и не забывать, что переход на КЭДО не просто технический проект, а инвестиция в цифровую зрелость. Это позволит превратить документооборот из бюрократической нагрузки в стратегический инструмент.

В следующей статье разберем правильную последовательность этапов проекта перехода на КЭДО.

#hr #кэдо #документооборот