Мы устали переключаться между “окнами” и решили разработать ПО для компаний, которые ведут бухгалтерию для бизнеса
Приветствуем, коллеги, предприниматели! Мы - группа бухгалтеров и IT-специалистов, которые более 10 лет занимались развитием аутсорсинга в сфере бухгалтерии.
Увидели проблему, которая заставила нас задуматься, настолько ли эффективен сейчас бухгалтерский бизнес на аутсорсе, и решили поделиться планами с комьюнити VC, а, если повезет, то получить обратную связь от сообщества.
Прежде чем начнём, хотим сделать небольшое отступления и обратиться к статистике. По данным ФНС, в России зарегистрировано 6,8 млн функционирующих предприятий и ИП. Согласно отчёту NeoAnalytics от 2021 года, 15%, в количественном выражении это 1 млн. компаний, пользуются услугами бухгалтерского аутсорсинга.
К слову, если обратиться к опыту Европы или США, то мы увидим, что уже более 10 лет услугами аутсорсинговых бухгалтерских компаний пользовались 86 и 92 процента соответственно.
Нам, как участникам рынка по предоставлению бухгалтерских услуг на аутсорсе, эта информация говорит о том, что рынку есть куда расти.
Оптимизация процессов во имя оптимизации процессов
Вот тут давайте остановимся и разберемся. Одной из ключевых целей бухгалтерского аутсорсинга, ради которого делают выбор в его пользу, является оптимизация бухгалтерских процессов.
Разумеется, аутсорсинговые компании используют специализированное программное обеспечение, чтобы эффективно обрабатывать большой объём данных, взаимодействовать внутри компании, с клиентами и контролирующими структурами.
На рынке ПО существуют мощные системы BPM, CRM, таск-менеджеры, мультимедийные календари и другие сервисы. Без всего этого крупным предприятиям и аутсорсинговым компаниям плодотворную работу не построить.
Вот ряд программ, которые преимущественно используют:
Отношения с клиентами, ведение воронки продаж, работа с почтой, телефония, ведение сделок хорошо реализованы в существующих CRM системах, например, «Битрикс24», «Мегаплан», «AmoCRM».
Таск-трекер, контроль, постановка задач, учет времени, хранение информации, на сегодняшний день реализовано, пожалуй, в достаточном объеме только в «Битрикс24».
- Мультимедийный календарь отчетности, автоматически заполняемый в зависимости от параметров клиента разработан в «Мультибухгалтере» и «БухДело». Однако в «Мультибухгалтере» отсутствует возможность интеграции с системами отправки отчетности, что вызывает необходимость вручную импортировать данные из системы отправки отчетности.
- Ведение учета в большинстве случаев осуществляется в учетных системах, например 1С, отправка отчетности через ПО различных операторов связи.
- Деятельность бухгалтерских компаний (бухгалтерий предприятий) – это всегда набор взаимосвязанных бизнес-процессов с четкими регламентами. Для этого используются различные BPM системы: «ELMA», «Oracle BPM Suite», «Zota», «MetaTask» и другие.
Как видите, одной из ежедневных проблем, с которой сталкиваются сотрудники аутсорсинговых компаний - множество программ, между которыми приходится переключаться в ходе работы. Особенно остро эту “боль” отчётливо ощущают специалисты компаний, которые ведут большое количество фирм и ИП.
Бонусом, такой комплекс программ обходится бизнесу примерно в 20 000 - 30 000 рублей.
В начале 2022 было проведено исследование аутсорсинговых компаний входящих в франчайзинговую сеть Global Finance разных регионах страны. Результаты показали, что 78,9% респондентов не отслеживают время, которое они тратят на работу с заказчиками, 73,7% не отслеживают эффективность сотрудников, но не смотря на это 78,9% компаний регламентировали свою работу.
100% компаний используют более 4-х программ в своей работе. 89,5% респондентов тратят более 45 минут в день для переключения с одного приложения на другое в рамках выполнения одной задачи.
Это - 15 часов в месяц или 2 полноценных рабочих дня на каждого сотрудника в месяц - только из-за того, что разные процессы проходят в разных “окнах”.
Система единого рабочего пространства
Регулярно создаётся множество веб-приложений для постановки и контроля задач, для управления бизнес-процессами, для продаж, но нет ни одного продукта, который бы удовлетворял требованиям в CRM, ERP и проектному управлению одновременно в сфере бухгалтерского бизнеса.
Целью проекта "ГЛОБАЛ БУХСОФТ" является создание прототипа программного комплекса, реализующего новый подход к решению проблемы и объединяющего в себе функции BPM, CRM, таск-менеджеров, мультимедийных календарей.
При этом он обойдется конечному пользователю примерно в 1,5-2 раза дешевле и упростит рабочий процесс, сократит количество операций исполнителя, уменьшит время затрачиваемое на переключение между задачами более, чем в 2 раза.
Что “под капотом”?
Если и создавать ПО, то оно должно отвечать всем требованиям для управления бухаутсорсингом.
В нем заложены регламенты для настройки бизнес-процессов компаний, которые сфокусированы именно на бухгалтерском обслуживании.
Вот что будет доступно в едином рабочем пространстве:
- постановка сроков и контроль задач в соответствии с бизнес-процессами;
контроль и эффективность работы сотрудников именно в нише бухаутсорсинга;
- контроль объема работ и времени потребляемого клиентом;
- контроль рентабельности клиента;
учет рабочего времени сотрудника;
- календарь бухгалтера с синхронизацией со всеми программами по сдаче отчетности;
- большое количество справочников, что позволит более гибко и узко настроить ПО;
- облачное централизованное хранилище данных по клиентам;
- различные способы управления проектами (Гант, Канбан, список);
- настройка воронок продаж.
Если вам знакома описанная проблема, и подобная программа была бы для вас полезной, то будем признательны за обратную связь.
Полностью поддерживаю конкуренцию.
Сходу:
1. Не вижу решения не переключаться между окнами. Вернее не вижу разницу, переключаться ли в Windows (Alt+Tab) или в другой системе (возможно без удобного переключения).
2. А что плохого в наличии выбора («Битрикс24», «Мегаплан», «AmoCRM») с разными интерфейсами. Вы гарантируете, что ваше будет удобнее, чем любой из хотя бы этих 3ёх?
3. Хочу killer-фичу: бэкап всего, что есть у SaaS сервиса в xml. Так конкуренция будет ещё больше и данные можно бэкапить, на случай масок-шоу у аутсорсера.
Проблема знакома, но некоторые поставленные вами задачи неважны от слова "совсем". Вот они в порядке убывания бесполезности:
- настройка воронки продаж (в бухаутсорсинге нет проблем с воронкой продаж, потому что там эта воронка возникает крайне редко, клиент всегда теплый, скорее горячий)
- различные способы управления проектами (да нет у нас проектов, сплошные процессы; всерьез считать проектом можно лишь разового клиентам на восстановление учета, напр., но такие и бывают редко и брать их никто не любит)
- контроль рабочего времени сотрудника / контроль рентабельности клиента / контроль объема работ и времени потребляемого клиентом / контроль и эффективность работы сотрудников именно в нише бухаутсорсинга - это все про одно и то же, а именно: сколько часов оплачивает клиент и сколько на него тратит бух, вот только посчитать это с помощью софта практически нереально, т.к. в компе бух тратит лишь часть своего времени, а вешать камеры и нумеровать шапочки - это все же некомильфо.
Что действительно крайне важно и полезно:
- свести все коммуникации в один софт (клиенты пишут в чем попало, а хочется читать и отвечать из одного места, да и чтобы хранилась переписка у аутсорсера, а не удалялась по воле клиента)
- календарь отчетности в связи с софтом сдачи отчетности и в идеале с тем, что называется CRM, но чаще - просто справочник клиентов
Что важно учитывать: большинство аутсорсеров работает в облачных 1С, соответственно некое централизованное хранилище уже есть, но у всех есть клиенты со своими облаками/серверами, а их тоже хочется подтянуть в общую кучу.
Да, соглашусь, что надоедает переключаться между окнами + приходится преодолевать сопротивление сотрудников, не хотят повторять одни и те же действия в нескольких программах. И, конечно же, важно чётко считать, кто из клиентов "убийца времени", по кому себестоимость превышает его тариф. Каждый клиент приходит с посылом: "да у меня всё просто, это стоит совсем дешево" А, в итоге, его нецелевые запросы съедают львиную долю рабочего времени дорогостоящего бухгалтера.
Пока выглядит, как попытка объединить готовые сервисы, нежели сделать нечто новое. Могу предложить некоторые "живые" проблем, которые в нашей аутсорсинговой бухгалтерии, надоели всем сотрудникам:
1. В Контур.Экстерн, кстати его стоит рассмотреть особенно подробно, есть сверка с налоговой по всем организациям. По этой сверке можно создать задачи и контроль их выполнения. Например, у нас 10 организация, в сверке мы видим, что за прошлый период у нас все оплачено, далее нам нужно до конца первого квартала сдать несколько отчетов и заплатить страховые взносы. В таск-трекер ставим задачи по каждой организации, после их выполнения производится автоматическая проверка, налоговая присылает ответ на отправленный отчет с фактом того, приняли они его или нет. Также этой функцией можно не допустить просрочку платежей и отчетности.
2. Автоматическое сохранение отчетности. В том же экстерне отчеты присылаются в xml, можно конвертировать в pdf, но нельзя их сохранить себе с какой-то структурой. У них есть Контур.Архив, но он явно не справляется с задачей. Там хранится не весь диалог с налоговой, да и большая часть данных в xml, бухгалтерам нужна в pdf. Кроме того автоматическое сохранение должны быть по папкам. Желательно сделать паттерн сохранение "Имя_клиента/Отчетности/*сюда все и сохраняем"
3. Идея с рентабельностью клиента просто отличная, считаем ее в excel и это занимает много времени. Также и данные туда заносятся руками, могу скинуть основные параметры для расчета в нашей компании. У этой функции есть огромный потенциал - объяснить клиенту за что он платит, раз в квартал присылаем клиенту письмо, в котором написано сколько поступлений, счетов, актов-сверок, поступлений и тд. мы сделали, сколько времени ушло на разговоры с клиентов по телефону и сравнение с его тарифом.
4. Управление проектами здесь не имеет смысла, в битрикс24 сейчас излишний функционал.
5. Автоматические запросы клиенту. Мы каждый месяц запрашиваем онлайн-кассу и банк у клиентов, у некоторых берем сами. Автоматизировать это по API, с сервисами, у которых это возможно. Остальных система автоматически оповещает, а ответ на это сообщение кидается в новую задачу.
6. Калькулятор для расчета тарифов.
Можно написать еще большое количество болей бухгалтеров, но эти сейчас кажутся самыми надоедающими.