Учет оборудования и ПО в AIDLY

В начале 2024 года на портал AIDLY был добавлен долгожданных модуль учета оборудования и программного обеспечения. Давайте ближе рассмотрим возможности этого модуля и какую пользу приобретают компании которые сделали переход на отечественную облачную Help Desk систему.

Закрепленное за сотрудником оборудование отображается в его карточке

Функционал модуля

Заведение неограниченного количества оборудования и ПО в реестр организации. На данный момент доступны пара десятков типов оборудования и новые типы добавляются оперативно при обращении в техническую поддержку портала.

В карточке оборудования можно указать: тип, название, инвентарный и серийный номера, производитель, модель, характеристики процессора, ОУЗ и дисков, стоимость, дату обслуживания и заметки к оборудованию.

Детальная история изменений и перемещений оборудования. Любое внесение изменений в карточку оборудования фиксируется и доступно к просмотру через удобный интерфейс.

Закрепление оборудования / ПО за конкретным сотрудником и / или объектом обслуживания.

Поиск оборудования по типу, названию или инвентарному номеру. Фильтрация оборудования по типу, состоянию, офису, пользователю и / или объекту обслуживания.

Удобный просмотр закрепленного оборудования в карточке сотрудника.

Удобный просмотр закрепленного оборудования в карточке объекта обслуживания.

В реестре объектов обслуживания выводится дата следующего обслуживания оборудования на объекте. Если срок обслуживания нарушен, дата подсвечивается красным цветом.
В реестре оборудования данные можно выгружать в файл Excel, удалять и списывать оборудование.

Использование модуля — Кейс № 1

Предположим вы компания с численностью сотрудников более 50 человек. При таком количестве работников уже сложно вести учет оборудования в голове или файле, оперативно считать сколько офисного оборудования у вас в резерве, какое оборудование было списано в этом году, сколько у вас мониторов в офисе Х.

Теперь на портале AIDLY вы можете оцифровать все ваше офисное оборудование и закрепить его за сотрудниками. Закончив этот рутинный процесс, вы приобретаете множество плюсов. В любое время и с любого устройства мы можете посмотреть весь парк оборудования по компании, офису или конкретному отделу. Со временем вы легко сможете подготовить отчет чтобы показать проблемы с оборудованием определенного производителя и обосновать закупку этого типа оборудования от другого бренда. Когда в систему поступает заявка “у меня не работает компьютер” теперь вы сможете провалиться в карточку инициатора заявки и посмотреть о какой единице технике речь. Ноутбук это или десктоп. Характеристики компьютера. А когда сотрудник HR создаст заявку на увольнение сотрудника, AIDLY автоматически добавит в заявку текущее оборудование сотрудника и вы не забудете изъять его в резерв.

Использование модуля — Кейс № 2

Предположим ваша компания оказывает выездные услуги по обслуживанию оборудования. Пусть этим оборудованием будут кассовые аппараты. Все ваши клиенты заведены в реестр объектов обслуживания. Теперь вам осталось создать оборудование с типом «касса” и прикрепить к объекту обслуживания, создать оборудование с типом “фискальный накопитель” и прикрепить к этому же объекту, создать запись с типом »программное обеспечение” и также прикрепить к объекту.

Так как фискальный накопитель и ПО требуются регулярных замены / обслуживания, в карточках этим объектов укажем даты следующего обслуживания.

В реестре оборудования выбираем “автоматизация” и для этих типов оборудования выбираем за сколько дней AIDLY должен автоматически создавать заявки. Поставим 14 дней.

Теперь за 14 дней до окончания срока действия фискального накопителя портал автоматически создаст заявку на обслуживание фискального накопителя. К заявке будет прикреплено само оборудование, а также объект обслуживания на котором находится оборудование. Так как вы заранее для каждого объекта создали канал Telegram и добавили в него соответствующих техников, они мгновенно получат уведомление о необходимом выезде на объект. В карточке будут объект, адрес, контактные лица на объекте, оборудование которое нужно обслужить и инструкции сформированные роботом AIDLY. При закрытии заявки техник вынужден указать новый срок обслуживания этого оборудования. Вы получаете замкнутый цикл в котором человеку по отслеживанию сроков и составлению заявок вообще участвовать не нужно. AIDLY все выполняет в автоматическом режиме, а вам остается только наблюдать за ходом работ через визуальные дашборды, отчеты и положительные отзывы ваших клиентов.

AIDLY — облачный портал для организации работы службы Service Desk. Работа с обращениями сотрудников в едином пространстве с современным и чистым интерфейсом. Работа с любого места, многоканальные уведомления, автоматизация, SLA, объекты обслуживания, учет оборудования и другие инструменты организации эффективной работы компании любого размера. Для малых компаний портал абсолютно бесплатный.

https://aidly. ru