💦 Ни капли мимо бюджета: топ фишек для учета топлива и ГСМ

Избыточный расход бензина, ошибки при заполнении путевых листов, опоздания водителей — все это риски, которые критически влияют на бюджет перевозчиков и компаний со служебным транспортом. Поделимся инструментами, которые снизят затраты на топливо и оптимизируют работу автопарка.

ГСМ расшифровывается как горюче-смазочные материалы и включает в себя нефтепродукты, которые можно разделить на три группы: топливо, смазочные материалы и специальные жидкости.

Вести учет расхода топлива и других горюче-смазочных материалов должны все организации и ИП, которые совершают коммерческие рейсы. Это может быть перевозка грузов, багажа или пассажиров. При этом не имеет значения, каким транспортом пользуется компания — собственным или арендованным.

Учетом ГСМ занимается бухгалтерия: она отражает движение нефтепродуктов в бухгалтерском и налоговом учете. Это нужно, чтобы отчитаться о сопутствующих расходах и признать их при расчете налогов.

Чтобы правильно отразить расход жидкостей, понадобятся чеки за бензин и путевой лист — в нем отражают показания одометра и уровень топлива. Бухгалтер сможет увидеть, какое расстояние проходит транспорт за рейс, сколько горючего расходует и по какой стоимости.

Путевой лист — документ, который обязательно сопровождает коммерческие рейсы. По нему можно отследить всю информацию о перевозке. В путевке фиксируют в том числе и метрики, которые помогут контролировать и обосновывать затраты на ГСМ.

Так, в нем указывают:

Маршрут. В нем отражают пункты отправления и прибытия. Промежуточные точки, которые могут возникнуть во время поездки, также нужно фиксировать после или во время поездки.

Дозаправки. Если в ходе рейса водителю потребовалось заехать на АЗС, эту остановку нужно также зафиксировать в путевом листе. Время и место заправки должны соответствовать сведениям в чеке, который нужно будет приложить к путевке.

Пройденное расстояние. В путевом листе обязательно нужно указать:

Значения топлива. Для расчета горючего, которое водитель фактически потратил за поездку, указывают:

📌 Подробнее о содержании путевого листа и порядке его заполнения рассказали в другой статье.

🪣 Некоторые компании используют ГСМ для заправки спецтехники, которая не входит в категорию транспортных средств. Например, бензо- и электропил, газонокосилок, мотоблоков. Такой расход топлива следует фиксировать в акте о списании ГСМ, а не в путевом листе.

При работе с топливом на бумаге организации не застрахованы от ситуаций, когда работники допускают ошибки в отчетах или вовсе портят и теряют бланки путевых листов. А ведь расходы на ГСМ могут составлять до половины всех затрат компании, рисковать и переплачивать из-за нарушений сотрудников не хочется.

Отслеживать реальные ситуации на дороге и получать достоверное обоснование от водителя, почему он сжег больше топлива, не так-то просто. Например, если водитель утверждает, что по маршруту перекрыли дорогу и пришлось сделать круг, у него следует запросить служебную записку, а у местной администрации — справку, которая подтвердит эту ситуацию.

Поэтому компании, которые работают с перевозками, обращаются к современным инструментам контроля и работы с топливом.

С 2023 года можно формировать электронные путевые листы (ЭПЛ). Организации, которые хотят оптимизировать работу с документами, выбирают этот вариант — и вот почему:

➕ Готовый универсальный бланк. Операторы электронных перевозочных документов (ЭПД) предоставляют документ по утвержденному формату, который остается только заполнить. Не нужно тратить время и составлять свой шаблон, как в случае с бумажной формой. А готовые бланки из интернета не всегда включают поля, которые необходимы конкретной компании.

➕ Мгновенный документооборот. Участники заполняют путевой лист в специальном сервисе оператора и обмениваются им в один клик. Понадобится только электронная подпись — какую выбрать и как получить, рассказали в статье с частыми вопросами об электронных путевых листах. Кстати, все изменения можно отслеживать не только с компьютера, но и со смартфона. Это особенно удобно для водителей, которые находятся в пути.

➕ Помощь в расчетах. Программа сама рассчитает пройденный путь и остаток топлива. Сотрудникам нужно только ввести исходную информацию.

➕ Низкий шанс ошибиться и получить штраф. Так, если данные о движении топлива не совпадают с учтенными и в результате компания платит меньше налогов, штраф составит 40% от суммы неуплаты. Программа подскажет, какой остаток был введен в конце предыдущего рейса, и автоматически перенесет данные из прошлого путевого листа.

Проверить, рационально ли водители расходуют топливо, можно с помощью ГЛОНАСС или GPS-мониторинга. Это спутниковая система, которая позволяет отслеживать следующие параметры:

➕ Местоположение водителей. Удобно проверять, есть ли отклонения от маршрута, и отслеживать продолжительность остановок и простоев.

➕ Расход ГМС. Датчик показывает уровень топлива и заправки. А еще можно узнать, сливает ли водитель бензин. Например, если фактический расход горючего систематически превышает норму.

➕ Скорость передвижения. Можно выявить, кто из водителей нарушает ПДД, и применить санкции. Это поможет сократить расходы на оплату штрафов.

➕ Погрузка и выгрузка. В функционал устройства может входить видеонаблюдение — это дает возможность проверить не только факт приемки и выдачи, но и состояние груза на всех этапах.

Эти данные доступны с любого устройства, при этом контролировать можно как транспорт из собственного автопарка, так и арендованный. Выявить водителей, которые нецелесообразно расходуют топливо или используют его в личных целях, можно в режиме реального времени.

Топливная карта — аналогичный наличным деньгам способ оплаты топлива на заправках. По своему назначению и внешнему виду она напоминает обычную банковскую карту. Есть два типа топливных карт:

💦 Литровые — компания устанавливает объем и вид топлива, при этом фактическая цена ГСМ на момент заправки значения не имеет.

💰 Рублевые — компания вносит на баланс карты определенную сумму, которую водитель может тратить не только на топливо, но и на любые товары на заправке.

В чем преимущества топливных карт перед наличными:

➕ Полный контроль финансов. Водитель не сможет потратить больше средств, чем есть на карте. А литровый счет вовсе невозможно обналичить.

➕ Прозрачность операций. Всю информацию о списаниях компания получит в электронном виде.

➕ Упрощенный бухучет. Отчет о покупке топлива попадает в личный кабинет оператора ЭПД — бухгалтеру нужно только проверить правильность реквизитов, сравнить фактическое поступление топлива с данными из отчета и оприходовать документ.

Учитывать затраты по топливным картам просто:

В стандартном варианте организовать работу со всеми подключенными функциями кажется сложной задачей: вести путевые листы нужно в одной программе, контролировать дозаправки — в другой, а организовать коммуникацию между диспетчерами и водителями — и вовсе в третьей. В таком хаосе может сложиться впечатление, что электронные методы контроля не помогают, а только добавляют лишнюю работу. Но это не так.

Для решения этой проблемы операторы ЭДО предлагают единую систему управления транспортом — TMS. Это рабочее пространство объединяет в себе все ключевые функции, чтобы контролировать расходы ГСМ. Так, в Saby TMS реализованы:

🔥 Путевые листы. Для работы нужны только телефон/компьютер и электронная подпись, весь документооборот проходит дистанционно, а актуальная информация появляется мгновенно.

🔥 Запасы топлива на складе. Поступления сразу попадают в учетную систему.

🔥 Расход топлива в пути. Легко узнать, сколько было дозаправок и сливает ли кто-то ГСМ не для рабочих нужд.

🔥 Контроль и анализ расходов. Можно заполнить информацию о заправках за наличные и по топливной карте, анализировать расход топлива со склада организации, прикладывать фото чеков.

🔥 Трекинг через GPS и карты. Отследить в реальном времени, придерживаются ли водители маршрута и заглушают ли двигатель при остановках? Легко!

Доступ в TMS можно настроить всем ответственным сотрудникам: логистам, диспетчерам, водителям и бухгалтерам.

📌 О других функциях системы читайте в обзорной статье.

⛽ Рассчитаем затраты на топливо по путевым листам

🧾 Заполним данные о заправке в одно сканирование чека

📈 Подготовим статистику расходов за нужный период