Контроль исполнения поручений
Является ли выполнение поручений руководителя обязанностью сотрудников? Обычно руководитель дает подчиненным и начальникам подразделений предприятия задание в устной форме. Без официального закрепления в документе такое поручение является лишь рекомендацией.
В системе государственного делопроизводства (ЕГСД) присутствуют только такие официальные акты управления, как «приказ» и «распоряжение». Они обязательны к выполнению и предоставляются подчиненным в печатном виде с подписью руководителя.
По общему правилу сотрудник должен выполнять работу, обусловленную трудовым договором или должностной инструкцией. Однако перечень обязанностей в большинстве случаев открытый и подразумевает выполнение «иных поручений руководителя».
Без документального подтверждения с установлением сроков и других условий такие поручения не имеют юридической силы. Если иные обязанности не связаны с должностью, то суд в случае спора примет сторону сотрудника. Но внутри компаний обычно устанавливаются свои порядки, и под поручениями подразумеваются различные распорядительные документы. Важно, чтобы они имели официальный статус. Целью таких распоряжений руководителя, в том числе поручений, является стремление обязать сотрудника выполнить определенные функции.
Распоряжения должны иметь четкую формулировку с указанием деталей:
- установленные сроки выполнения задания и даты промежуточных отчетов о процессе;
- указание требуемых способов и методов исполнения для получения нужного результата;
- необходимое для выполнения задания обеспечение средствами, информацией;
- контроль — предоставление отчета о выполненной работе в определенном формате.
Также руководитель может мотивировать сотрудника премия и бонусами, процентом от прибыли, наградой, моральным поощрением, карьерной перспективой и т. п.
Как отслеживать выполнение поручений
Поручения — это небольшие задания, которые многие руководители зачастую не оформляют документально. При большом количестве заданий для подчиненных становится затруднительным отслеживать стадию их выполнения и контролировать результат. Так, при установленных сроках сдачи отчета обычно используется статус «выполнено» или «не выполнено».
В качестве примера — подготовка квартального отчета по установленному образцу со сроком готовности до 15 февраля 2023 года.
Такое поручение в зависимости от хода работы и стадии выполнения может иметь следующие статусы:
- составлено — находится в режиме ожидания уведомления ответственного сотрудника;
- принято в работу — сотрудник взял на себя обязательство выполнить поставленную задачу;
- отклонено — сотрудник объяснил причины своего отказа от предложенной работы;
- на контроле — после сдачи отчета о полученном результате, но до момента проверки качества;
- просрочено — нарушение сроков при отсутствии требуемого результата;
- сдано — успешное выполнение задания после проверки.
Руководитель может осуществлять контроль только в конце для оценки результата или же отслеживать промежуточные этапы выполнения задания, вносить коррективы. Проверкой может занимать не только непосредственно начальник, но и комиссия из нескольких профильных специалистов. Задания могут носить разовый или периодический характер.
Projecto — удобный сервис для контроля поручений
Контролировать выполнение заданий подчиненными целесообразно с помощью удобных и эффективных инструментов, тем более при больших объемах задач на предприятии. Так не будет риска запутаться в делах и что-то упустить из виду. Автоматизированные системы, такие как Projecto, отличаются простотой внедрения благодаря облачным базам данных. Нет необходимости переоборудовать рабочие места персонала и проходить специальное обучение — достаточно одного браузера.
А еще важным преимуществом Projecto является гибкость — программу можно адаптировать под любые требования и методы управления, отслеживать выполнение любого количества задач и поручений. При необходимости можно назначить другого исполнителя, выделить несколько производных задачи и т. п.
В сервисе можно запросить промежуточный отчет и следить за процессом работы над поручением. Для удобства пользователей предусмотрены фильтры по статусам и срокам, эффективная система уведомлений сотрудников о назначенных задачах и готовые мобильные приложения. Деловая переписка, обсуждение задач, обмен файлами и документами и другие действия происходят внутри системы.
Попробуйте Projecto на практике и убедитесь в его плюсах сами! Доступна бесплатная демоверсия.