Что такое регламентная база организации?

Совокупность согласованных между собой локальных нормативных актов (ЛНА) образует единую регламентную базу организации.

Для чего нужна регламентная база

– регламентная база определяет согласованные правила построения и исполнения работ внутри организации и правила ее взаимодействия с внешним окружением;

– представляет (в интересах руководства, исполнителей работ и других заинтересованных лиц) деятельность организации по выделенным направлениям в необходимом и достаточном содержании и объеме;

– поддерживает вертикальные и горизонтальные связи в системе управления организацией, обеспечивает управляемость организации, прозрачность и контролируемость схем управления.

Состав регламентной базы

В регламентную базу включают ЛНА, которые классифицируются как:

– регламентирующие документы верхнего уровня,

– операционные регламенты,

– технологические документы.

В основе формирования регламентной базы лежит представление об организации как о едином целом. Регламентная база в совокупности содержит описание:

– целей деятельности,

– ресурсов,

– составляющих деятельности организации и принципов их взаимодействия,

– компетенций.

Структура регламентной базы не должна быть ориентирована на организационную структуру, то есть ЛНА закрепляет порядок взаимодействия структурных подразделений в конкретном процессе, а не ограничивается описанием действий одного подразделения. Поэтому следует различать ЛНА и функционально-организационный документ (положение о подразделении или должностная инструкция).

Основной принцип формирования регламентной базы

Основной принцип – это единство и непротиворечивость, структурное соответствие продуктам и процессам организации. Это означает, что регламентируется деятельность не отдельных сотрудников или подразделений, а деятельность в рамках создания конкретного продукта или услуги.

В регламентной базе не допускается дублирование информации о процессе. Информация о процессе должна быть уникальной. Например, не следует создавать два положения о документообороте – об электронном и отдельно бумажном, поскольку документооборот должен быть единым электронным с элементами бумажного. В противном случае произойдет дублирование информации о делопроизводственных процессах.

Вывод

Регламентная база – наиболее четко формализованная часть единой документной системы организации, которая необходима для выполнения всех процедур с гарантированным качеством. Регламентную базу надо создавать обязательно, если компания придерживается процессного управления.