Что такое регламентная база организации?
Совокупность согласованных между собой локальных нормативных актов (ЛНА) образует единую регламентную базу организации.
Для чего нужна регламентная база
– регламентная база определяет согласованные правила построения и исполнения работ внутри организации и правила ее взаимодействия с внешним окружением;
– представляет (в интересах руководства, исполнителей работ и других заинтересованных лиц) деятельность организации по выделенным направлениям в необходимом и достаточном содержании и объеме;
– поддерживает вертикальные и горизонтальные связи в системе управления организацией, обеспечивает управляемость организации, прозрачность и контролируемость схем управления.
Состав регламентной базы
В регламентную базу включают ЛНА, которые классифицируются как:
– регламентирующие документы верхнего уровня,
– операционные регламенты,
– технологические документы.
В основе формирования регламентной базы лежит представление об организации как о едином целом. Регламентная база в совокупности содержит описание:
– целей деятельности,
– ресурсов,
– составляющих деятельности организации и принципов их взаимодействия,
– компетенций.
Структура регламентной базы не должна быть ориентирована на организационную структуру, то есть ЛНА закрепляет порядок взаимодействия структурных подразделений в конкретном процессе, а не ограничивается описанием действий одного подразделения. Поэтому следует различать ЛНА и функционально-организационный документ (положение о подразделении или должностная инструкция).
Оффтоп - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Основной принцип формирования регламентной базы
Основной принцип – это единство и непротиворечивость, структурное соответствие продуктам и процессам организации. Это означает, что регламентируется деятельность не отдельных сотрудников или подразделений, а деятельность в рамках создания конкретного продукта или услуги.
В регламентной базе не допускается дублирование информации о процессе. Информация о процессе должна быть уникальной. Например, не следует создавать два положения о документообороте – об электронном и отдельно бумажном, поскольку документооборот должен быть единым электронным с элементами бумажного. В противном случае произойдет дублирование информации о делопроизводственных процессах.
Вывод
Регламентная база – наиболее четко формализованная часть единой документной системы организации, которая необходима для выполнения всех процедур с гарантированным качеством. Регламентную базу надо создавать обязательно, если компания придерживается процессного управления.
Материал подготовлен партнёром "Делис Архив", к.и.н., директором DocManagement Consult Софьей Ульянцевой.
DocManagement Consult – это команда методологов, экспертов в области управления документами и системных архитекторов по ведущим системам электронного документооборота, разработчик проекта ГОСТ Р «Эталонная модель цифрового документооборота организации»