Оргструктура. Как сделать свою компанию прозрачной, понятной и управляемой

Оргструктура — это только для больших компаний. Есть такое заблуждение. Типа, мы еще маленькие, нам ни к чему эта бюрократия. Но если руководитель не понимает, кто за что отвечает, не может посмотреть загрузку конкретного сотрудника или определить, кого не хватает, управлять становится тяжело.

Давайте разбираться, как оргструктура упрощает этот процесс.

Прямые и открытые коммуникации — это хорошо, но это работает до тех пор, пока компания небольшая, и вы как собственник может общаться с сотрудниками лично. С ростом команды вы уже не сможете все контролировать.

Без четкой организационной структуры управление компанией напоминает игру в «Дженгу».

Представьте, что каждый блок башни — это сотрудник. Вы строите бизнес, который держится за счет сотрудников. Если уйдет один, «башня» пошатнется, но продержится. А если 2, 3 или 10, система рухнет, и вам придется собирать ее заново.

1. Зависимость от сотрудников. Уход в отпуск или увольнение человека сразу приводит к авралам и пожарам.

2. Нет результатов = нет денег. Сотрудники что-то делают, но толку от этого мало.

3. Сложно найти концы в конфликтных ситуациях. Сотрудники переводят стрелки друг на друга, не берут на себя ответственность.

4. Непонятно, как масштабироваться. «Операционка» затягивает все сильнее, а как расти и где найти время на это — непонятно.

5. Тяжело нанимать людей. Нужно расширяться, а сформулировать идеальный портрет кандидата проблематично: нет точного списка функций, ожидаемого результата и т. д.

6. Собственник — это секретарь сотрудников. Его бесконечно спрашивают: «А к кому обратиться по этому вопросу?».

Если оргструктура есть, это еще не значит, что она работает на полную мощность. Владельцы при построении оргструктуры иногда допускают ошибки:

1. Скопировали у других.

Каждая компания уникальна. В каждой есть нюансы, связанные с отраслью, рынком, размером, культурой и стратегией. И хотя в смежных направлениях у бизнесов есть определенные закономерности, развивается каждая организация по своему сценарию. Из-за этого когда вы пытаетесь «натянуть» компанию на определенную структуру, в лучшем случае это не будет работать, в худшем рискуете развалить ее.

2. Не продали идею сотрудникам.

Если вы нарисовали схему, продемонстрировали сотрудникам и сказали «Теперь будет так, потому что я так сказал», толку будет мало.

Представьте: на оргструктуре вы указали, что отныне функция обработки отзывов — зона ответственности smm-специалиста. Вы подумали, что здорово будет разгрузить менеджеров по продажам, рассказали об этом сотрудникам, но smm-специалист идею не поддержал. Даже если вы будете настаивать, через время он будет саботировать эту работу, и оргструктура будет неактуальной.

3. Нарисовали, как понимали.

Большинство владельцев делает так:

Формально это оргструктура. Но она не выполняет и 10% своих функций.

В ней есть привязка к людям. Нет ожидаемых результатов, все работают ради работы. Не понятно, какие у сотрудников функции, кто что делает — в головах. Непонятно, как масштабироваться.

Оргструктура отображает деятельность компании в виде схемы, причем по ней наглядно должно быть видно, как между собой взаимодействуют сотрудники и отделы, кто за что отвечает и у кого какие функции. Ее можно представить в разных вариантах:

1. Линейная.

Это самая простая структура управления. Состоит из должностей. Решения спускаются по цепочке сверху вниз, сотрудники подчиняются только своему руководителю. Выглядит как «пирамида» и может содержать несколько уровней.

Подходит для небольших компаний.

2. Функциональная.

Компания представляется в виде функций (маркетинг, производство, продажи). Функции могут быть разделены на подфункции. Потом на все функции и подфункции назначаются сотрудники.

Основные преимущества:

Подходит для средних компаний, которые активно растут.

3. Матричная.

Сочетает в себе элементы линейной и функциональной структур. Каждая группа исполнителей работает над своим проектом и находится в двойном подчинении — руководителя проекта и линейного руководителя.

Подходит для крупных и сложных компаний, где ведется работа с разными проектами и направлениями деятельности.

Рекомендуем вам использовать функциональную оргструктуру. Она подойдет для большинства компаний от 3-5 человек.

Шаг 1. Выпишите все задачи, которые выполняют все ваши сотрудники.

Шаг 2. Сгруппируйте задачи по функциям и подфункциям.

Шаг 3. Определите ожидаемый результат для каждой функции.

Человек, который не знает результатов своего труда, не сможет его создать. Поэтому важно определить для каждой функции ожидаемый результат (ОР) — это такой результат, который ожидается как конечный итог проделанной работы.

Например, для функции «Маркетинг» ОР – привлечение целевых лидов. Для «Производства» — N единиц произведенной продукции. Для «PR» — узнаваемый бренд и новые потенциальные клиенты.

Шаг 4. Назначьте ответственных и исполнителей на функции.

Шаг 5. Внедрите оргструктуру в бизнес.

Последний шаг — перенести вашу функциональную структуру в сервис и прояснить сотрудникам, кто за что отвечает. Многие используют для этого Miro, но есть специальные сервисы, в которых собраны все инструменты для управления. Самый популярный из них Битрикс24.

С помощью грамотной организационной структуры вы сможете построить крепкий фундамент для вашего бизнеса, который поможет вам достичь успеха.

Не бойтесь менять структуру, если она перестает соответствовать вашим целям.

Обсуждайте изменения с сотрудниками, чтобы они понимали, что происходит в компании.Успехов вам во внедрении этого инструмента! Если у вас возникли какие-то вопросы или сложности, приглашаем вас на экспресс-анализ бизнеса, на котором мы:
⠀
✅ проанализируем ваш бизнес по 5 системным параметрам;

✅ подсветим зоны роста;

✅ дадим рекомендации по внедрению основных инструментов управления (включая оргструктуру).

Оставляйте заявку по ссылке: