Офис или аутсорс, а может быть все вместе – три способа организации хранения документов компании

Рост и развитие любого бизнеса неизбежно сопровождает увеличение объема документов, которые составляют его архивную базу. Счета, акты, договоры, личные дела сотрудников, налоговая и бухгалтерская отчетность – все эти и многие другие документы необходимо хранить в течение определенного времени (срок может составлять от года до 75 лет, а некоторые документы закон предписывает хранить до прекращения деятельности организации с последующей передачей в госархив). На определенном этапе роста компании сталкиваются с вопросом о том, как организовать хранение архивной базы документов. Разбираемся в способах вместе с экспертами компании «Первая архивная компания».

Казалось бы, самое очевидное решение – просто хранить документы в офисе. Но сегодня не все компании пользуются офисами, предпочитая работать дистанционно или в коворкингах. К тому же даже небольшая фирма, у которой немного сотрудников, нет огромного количества клиентов, контрагентов, филиальной сети и т.п. за 5-10 лет активной деятельности накапливает значительный объем документов, размещать которые внутри офиса становится проблематичным, не говоря уже о среднем и крупном бизнесе. Поэтому для организации самостоятельного хранения документов приходится решать ряд задач:

1. Выделить дополнительные площади. Компаниям, имеющим собственное здание, сделать это легче и значительно дешевле, чем тем, кто арендует офисы в бизнес-центре. Однако здесь возможны разные варианты. Кто-то арендует складские ячейки, а кто-то отводит под хранение документов часть своего склада. Бывает и так, что подразделения организации разбросаны по разным офисам, и каждое подразделение хранит у себя документы, относящиеся непосредственно к его деятельности.

2. Оборудовать помещение под архив. Само собой, хранить документы как попало – например, на полу в коробках не получится. Прежде всего, следует убедиться, что помещение не является ветхим, в нем отсутствуют сырость и плесень, соблюдены все требования пожарной безопасности. Если не соблюдать эти требования, возникает риск постепенной или даже быстрой (например, в случае пожара) утраты важных документов. Также необходимо будет оборудовать место хранения документов специальными стеллажами.

3. Нанять персонал. А именно создать внутреннюю архивную службу (отдел, подразделение), сотрудники которой (архивариусы) будут отвечать за систематизацию документов, помещение их в архив, своевременный поиск и предоставление по запросу, передачу документов в госархив и организацию уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Необходимо будет выделить время для того, чтобы найти таких сотрудников и, главное, убедиться в их компетентности, а также организовать для них рабочие места. Также потребуется внедрить специальную учетную программу для быстрого поиска необходимого документа в архиве.

Выполнение этих ключевых задач действительно позволяет компании создать, вести и поддерживать в рабочем состоянии собственный архив документов, если она обладает соответствующими материальными и экономическими возможностями.

Важно отметить, что бумажные оригиналы документов необходимо хранить даже в том случае, если у компании имеется цифровой архив на локальном сервере или в облаке (база документов, переведенных в электронный формат и снабженных ЭЦП).

Такой способ означает передачу функций архивной обработки, хранения и уничтожения документов на аутсорсинг подрядчику. Рынок аутсорсинга архивных услуг в России развивается с конца 90-х гг. XX века. За это время доля их проникновения постепенно росла и на сегодняшний день составляет порядка 20-30%. Конечно, этот показатель (как и размер компаний) примерно вполовину ниже, чем в европейских странах и США, что неудивительно, поскольку там аутсорсинг начал активно использоваться в разных сферах деятельности еще на 20 лет раньше. Российский бизнес еще не накопил такого опыта, поэтому аутсорсинг внедряется неравномерно: где-то более активно (бухгалтерия, маркетинг, юридическое сопровождение и др.), где-то менее.

Если говорить об архивных услугах, не все руководители готовы передавать работу с документами профессиональной компании. Им или сотрудникам их бухгалтерии так спокойнее. Вдруг подрядчик потеряет какие-то важные документы, воспользуется ими в своих целях или сольет в интернет? Подобные опасения существуют, но других ограничений, по сути, нет. Современные архивные компании гарантируют клиентам полную сохранность документов и конфиденциальность, а их команды состоят из опытных специалистов, которые берут на себя весь комплекс работы с документами – проводят анализ архивной базы клиента и экспертизу ценности документов, определяют сроки хранения, формируют и хранят архивные дела в специальных помещениях, помогают сдавать документы в госархив (например, при добровольной ликвидации или банкротстве организации), уничтожать документы, срок хранения которых завершился. Более того, они обеспечивают управление архивной базой – могут оперативно найти документ по запросу, к примеру, если его требует ФНС, банк или контрагент, привезти клиенту или выслать скан. Стоимость услуг рассчитывается индивидуально, в зависимости от объема документов, подлежащих обработке, их состояния, компетенций привлекаемых специалистов и ряда других факторов. При этом затраты на оплату работы подрядчика могут быть в разы ниже, чем на содержание собственного помещения и необходимого персонала.

Бывают ситуации, когда ни один из описанных выше подходов к хранению не устраивает компанию полностью. В таком случае возможно их совмещение, когда самые ценные или наиболее часто запрашиваемые документы компания оставляет у себя, а все остальные передает на аутсорсинг партнеру.

О том, как правильно организовать сдачу документов компании в архив и для чего это нужно можно почитать здесь.