Ведение и согласование изменений (часть 1)
В работе над любым проектом независимо от применяемой методологии разработки неизбежно возникает потребность обсуждать доработки и пути развития продукта, что в свою очередь приводить к необходимости вносить изменения в бизнес и системные постановки.
Сегодня мы обсудим возможные пути фиксации этих изменений, которые позволят не упустить ничего из достигнутых договоренностей.
В первую очередь стоит упомянуть о необходимости фиксации договоренностей, достигнутых на встречах. Людям легче воспринимать ту информацию, которая совпадает с из точкой зрения, и "не слышать" то, что им не нравится. В результате чего часто возникает ситуация, когда после проведенной встречи мы вроде бы договорились обо всем, но через неделю выясняется, что каждый участник встречи ушел, запомнив что-то своей и все результаты встречи сведены к нулю - снова надо собираться и договариваться 🤷♀
Ведение и подтверждение всеми участниками протоколов встречи позволит минимизировать риски влияния "человеческого фактора" на сроки проекта.
В каком же формате вести протоколы встреч? При наличии средств командной работы (например Confluence) рекомендуем использовать их и для сохранения всей истории переговоров.
Ниже приведен шаблон страницы для ведения протокола встречи
Обратите внимание на три последние столбца в таблице Протокола. Нередки ситуации, когда договоренности следующей встречи вносят корректировки или полностью перечеркивают договоренности предыдущих встреч 🤦♂
Очень не рекомендуем исправлять протоколы предыдущих встреч. Вся история взаимодействия должна быть сохранена в неизменном виде для возможности дальнейшего разбора ("проведения ретро"). Однако, отмечать какое влияние оказала свежая встреча на договоренности предыдущих - обязательно. Фиксировать это - важная часть работы Руководителя проекта или Владельца продукта, т.к. любые изменения повлияют на сроки достижения результатов.
Настоятельно рекомендуем получать согласование всех заинтересованных сторон по каждому пункту протокола в отдельности как бы скучно и трудно это не казалось. Поверьте, это станет вашим прикрытием в случае разногласий со стейкхолдерами.