Забыли или поздно заказали материалы? 5 правил, как этого избежать

Забыли заказать материалы? Проект встал, деньги теряются, клиенты недовольны. Всё это — итог одного сбоя, которого можно было избежать.

Число строительных проектов, страдающих из-за проблем с поставками материалов, достигает 65% (данные Deloitte за 2023 год). Каждая задержка может привести к значительным убыткам: увеличение сметы на 20%, сроки сдачи проекта срываются в среднем на 30%, и что еще хуже — репутационные риски, которые восстановить сложнее всего.

Но почему такие ситуации случаются даже у опытных компаний? Причина не в небрежности сотрудников, а в отсутствии системного подхода. Разберем, как систематизировать процесс закупки материалов, чтобы ни один гвоздь не задержался и ни один день на стройке не пропал зря.

Когда материалы заказываются в последний момент, это запускает цепную реакцию:

1. Увеличиваются срочные расходы. Поставщики часто накручивают цены за экстренные поставки.

2. Страдает репутация. Задержки ведут к претензиям заказчиков и штрафным санкциям.

3. Теряется контроль над процессами. Хаос с закупками может перерасти в скрытые договорённости между сотрудниками и поставщиками.

Чтобы подобное не происходило, нужна грамотная система управления. Ниже — пять проверенных правил, которые помогут вам взять закупки под полный контроль

– Диаграмма Ганта, с этапами строительства

– Перечень поданных коммерческих предложений

– Шаблон формы зарплаты/почасовой оплаты сотрудникам

– Шаблон отслеживания, контроля документации субподрядчиков

Скачайте шаблоны бесплатно по ссылке

Процесс закупки материалов можно «оцифровать» и автоматизировать. Современные инструменты позволяют настраивать напоминания о том, какие материалы и в каком объёме нужны на каждом этапе.

Компания из Казани, занимавшаяся строительством жилого комплекса, автоматизировала процесс планирования через систему управления проектами. Менеджеры видели в календаре, когда и какие материалы заказывать. Это помогло сократить количество ошибок на 70%.

• Настройте системы прогнозирования потребностей. Используйте исторические данные о расходах материалов. Например, такие системы, как Битрикс24, позволяют интегрировать данные из прошлых проектов.

• Автоматизируйте заявки. Если прораб видит в системе, что бетон для заливки требуется через 7 дней, система автоматически формирует заявку на поставку.

Это позволит вам сократить время на принятие решений и устранение путаницы между отделами.

Технологии машинного обучения сегодня позволяют предсказывать потребности в материалах с точностью до дня.

• Анализируются текущие темпы работы и погодные условия (например, для тех же бетонных работ).

• Учитываются сезонные колебания цен и доступность поставщиков.

• На основе этих данных система рекомендует оптимальные сроки закупки и объёмы.

Одна московская строительная компания внедрила предиктивную аналитику в процесс закупок. Это позволило ей сократить простои на 25% и сэкономить более 2 млн рублей на логистике.

На многих стройках чек-листы — это либо формальность, либо что-то, что просто пылится на полке. Чтобы они работали, их нужно интегрировать в ежедневный процесс:

• Динамические чек-листы. Используйте программное обеспечение, чтобы автоматически обновлять чек-листы в зависимости от этапа проекта.

• Обратная связь. Чек-лист должен фиксировать не только задачи, но и статус их выполнения.

Один из ключевых шагов в борьбе с ошибками — это раздельный контроль.

• Первый уровень: Менеджеры по закупкам формируют заявки и проверяют соответствие требованиям.

• Второй уровень: Руководитель или отдел внутреннего контроля проверяет экономическую обоснованность и соответствие поставщиков критериям.

Одна строительная компания из Екатеринбурга внедрила автоматические отчёты, которые ежедневно отображают текущий статус закупок и предупреждают о рисках. Это позволило сократить задержки в поставках на 20%.

Системы вроде Битрикс24 позволяют автоматизировать процесс проверки, снижая вероятность человеческой ошибки.

Даже самая совершенная система не будет работать, если её пользователи не понимают, как ею пользоваться.

• Регулярное обучение менеджеров, прорабов и снабженцев.

• Использование кейсов из реальных проектов для разбора ошибок и внедрения лучших практик.

Каждый день на строительной площадке — это деньги. Не позволяйте забытым материалам подрывать ваши проекты. Внедряя напоминания, чек-листы, автоматизацию и строгий контроль, вы обеспечите стабильную работу компании, оптимизируете расходы и сделаете свои проекты успешными.

Вы — руководитель строительной компании? Обязательно подпишитесь на мой Telegram канал:

– Новости строительного рынка

– Бесплатные шаблоны управления строительной компанией

– Обзор инструментов с искусственным интеллектом для строительства

Недавно, кстати, вышел пост «Топ-10 инструментов с ИИ для строительного бизнеса» – Подписывайтесь!