Автоматизация закупок в строительной компании: выгоды и риски

В строительной отрасли закупки занимают ключевое место, влияя на эффективность проектов и общую финансовую устойчивость компании. По данным исследований, более 60% строительных компаний рассматривают автоматизацию закупок как приоритетное направление для цифровизации в ближайшие годы.

Грамотная автоматизация может существенно повысить скорость и качество процессов, что особенно важно в условиях жесткой конкуренции.

Строительная компания из Казани за год сэкономила 15% бюджета на закупках, просто внедрив систему автоматизации. При этом время на согласование и поиск поставщиков сократилось в два раза. Это реальность, которая уже работает в десятках компаний. Но так ли всё просто, и с какими рисками можно столкнуться? В этой статье мы рассмотрим выгоды и риски для строительных компаний при автоматизации закупок.

Сложность закупок в строительстве, особенно в крупных проектах, заключается не только в объёмах и разнообразии необходимых материалов, но и в многозвенной логистике и взаимозависимости подрядчиков, поставщиков, субподрядчиков и других участников цепочки. Каждый этап требует точности, ведь ошибка на стадии выбора может привести к задержке всего проекта.

1. Многозадачность и высокие риски ошибок. Одновременно приходится закупать десятки, а то и сотни позиций, контролировать сроки поставок, отслеживать цены и качество, а также вести переговоры с подрядчиками и поставщиками.

2. Риск непредсказуемых изменений в стоимости и наличии материалов. Строительство всегда связано с изменениями на внешнем рынке — например, колебания цен на металл или цемент. Управление закупками без гибких систем может привести к убыткам из-за неспособности быстро реагировать на изменения.

3. Непрозрачные и неэффективные закупки. В условиях недостаточной прозрачности процесса закупок возрастает риск принятия неоптимальных решений. Это может проявляться в закупке материалов по завышенным ценам или в выборе поставщиков, чьи продукты не соответствуют требуемым стандартам качества. Такие ситуации часто возникают из-за отсутствия четкой системы контроля и анализа, что приводит к переплатам, задержкам и снижению общей эффективности проекта.

Именно в этих аспектах автоматизация может сыграть ключевую роль. Однако внедрение новой технологии не всегда является универсальным решением и требует осознания всех возможных преимуществ и угроз.

– Диаграмма Ганта, с этапами строительства

– Перечень поданных коммерческих предложений

– Шаблон формы зарплаты/почасовой оплаты сотрудникам

– Шаблон отслеживания, контроля документации субподрядчиков

Скачайте шаблоны бесплатно по ссылке

Автоматизация закупок — это интеграция современных цифровых технологий в процесс закупок, что позволяет значительно уменьшить вмешательство человеческого фактора, повысить прозрачность, улучшить контроль над запасами и логистикой.

Речь идет о внедрении специализированных программных решений для:

• автоматического формирования заявок,

• управления договорами,

• мониторинга цен и качества поставок,

• анализа рынка,

• выбора оптимальных поставщиков на основе множества параметров (цена, качество, сроки, репутация).

Таким образом, процессы, которые раньше требовали множества ручных операций, теперь могут быть ускорены и стандартизированы.

Крупная строительная компания из Москвы смогла сократить время обработки заявок на 40% благодаря внедрению единой цифровой платформы для управления поставками.

В целом, компании, внедрившие автоматизацию, отмечают сокращение времени на выполнение закупок до 30%, что позволяет быстрее реагировать на изменения рынка.

Несмотря на очевидные выгоды, автоматизация также несет определенные риски:

Одна строительная компания внедрила новую систему SRM, но из-за ошибок в настройке система выдавала неточные данные, что приводило к неправильным заказам и задержкам в поставках.

Это подчеркивает важность тщательной настройки программного обеспечения под нужды конкретной компании. Важно заранее оценить все возможные риски и подготовить план их минимизации.

1. Понимание потребностей компании. Тщательно определите, какие процессы в закупках требуют автоматизации, и какие цели вы хотите достичь с помощью технологий (снижение затрат, повышение контроля или улучшение качества).

2. Выбор подходящего программного обеспечения. Выберите систему, которая соответствует спецификам вашей компании. Учитывайте её функциональность, совместимость с уже используемыми системами и масштабы возможной интеграции.

3. Обучение сотрудников и техническая поддержка. Убедитесь, что ваши сотрудники прошли обучение для эффективного использования новой системы. Также важна надежная техническая поддержка, чтобы можно было быстро реагировать на возможные сбои.

4. Этапы тестирования и адаптации. Внедрение системы должно быть постепенным. Начните с пилотного проекта или одного направления, чтобы протестировать её на практике и внести корректировки.

5. Регулярные обновления и мониторинг эффективности. После внедрения не забывайте о регулярных обновлениях системы и мониторинге её эффективности. Важно следить за результатами и корректировать подходы в зависимости от изменений на рынке и в компании.

Сохрани чек-лист, чтобы не потерять!

Множество строительных компаний уже успешно внедрили автоматизацию своих процессов.

1. Московская строительная компания улучшила контроль качества поставляемых материалов, что снизило количество брака на 25%.

2. Строительной компании из Краснодара автоматизация помогла снизить количество ошибок в заказах на 30% и улучшить контроль за сроками поставок. Компания также смогла сократить количество поставщиков с 50 до 20, что упростило логистику и снизило затраты.

3. Внедрение системы позволило строительной компании из Новосибирска сократить цикл закупок с 10 дней до 3. Это помогло ускорить реализацию проектов и улучшить отношения с заказчиками.

Эти примеры показывают, что правильная автоматизация может значительно улучшить управление проектами.

Автоматизация закупок в строительной компании — это инструмент, который помогает сделать процессы прозрачными, снизить риски и улучшить контроль. Но важно подходить к этому вопросу взвешенно: выбирать подходящую систему, обучать сотрудников и постоянно анализировать результаты. Если вы ещё не задумывались об автоматизации, возможно, сейчас самое время начать. Ведь конкуренты уже делают шаги в этом направлении.

Вы — руководитель строительной компании? Обязательно подпишитесь на мойTelegram канал:

– Новости строительного рынка

– Бесплатные шаблоны управления строительной компанией

– Обзор инструментов с искусственным интеллектом для строительства

Недавно, кстати, вышел пост «Топ-10 инструментов с ИИ для строительного бизнеса» – Подписывайтесь!