Как добиваться 95-110% выполнения задач

Логика такая - если своевременно и в полном объеме выполнять поставленные задачи всеми сотрудниками, то во-первых, гарантированно будете зарабатывать, во-вторых доход будет расти, в-третьих будете развиваться через реализацию стратегии.

Как сделать так, чтобы все сотрудники выполняли задачи в срок в 100% объёме?

1. Нужно раз в 6-12 месяцев делать стратегическое планирование с целями и декомпозированными и задачами по всем функциям бизнеса, согласованные между собой.

2. Нужно раз в неделю делать оперативное планирование со всеми повторяющимися задачами и помещать задачи из стратегии в недельные планы. Там важно помимо крайних сроков добавлять ещё две сущности: формулировки конечных результатов и длительность выполнения задач.

3. Нужно делегировать контроль выполнения задач специальному сотруднику, а не нагружать этим руководителей.

4. Нужно вести планирование в таблице Google или в специализированной программе, например в Рус Кванте.

Про стратегическое и оперативное планирование есть отдельные статьи, а вот про контроль выполнения задач сейчас подробнее пойдёт речь.

Что такое контроль выполнения задач? Это несколько действий, которые помогают сотрудникам их выполнить:

1. Напоминания текстом

2. Напоминания голосом

4. Донесение высшему руководству о рисках срыва сроков.

5. Уточнение того, что длительность выполнения задач определена верно.

6. Прояснение последствий от выполнения зада и невыполнения задач, смысла той или иной задачи и влияния на общий результат команды и частный результат сотрудника.

Для того, чтобы выполнять эти действия, не нужна высокая компетенция или специфические способности, которыми должны владеть руководители. Поэтому данную техническую функцию можно и полезно делегировать отдельному сотруднику. Есть конкретная инструкция, действуя по которой можно успешно осуществлять контроль выполнения задач, и доля выполнения задач относительно планов будет неминуемо расти.

Стоимость работы подобного специалиста может составлять около 25000₽ для обслуживания штата около 30 сотрудников. Ему будет требоваться по 3 часа работы в день. Остальное время данный сотрудник может тратить на другие задачи из очень важной функции - сохранение технологии управления.

Видите ли, разумные правила просто невероятно полезно соблюдать. Однако, это тонкая и хрупкая материя. Поэтому, если никто не будет контролировать их соблюдения, то гарантированно сотрудники не будут соблюдать технологии менеджмента, приводящие к росту и их самих и компанию в целом.

В функцию сохранения технологии управления входят задачи:

1. Контроль вовремя занесённых данных в дашборды системы показателей эффективности.

2. Контроль соблюдения инструкций и регламентов, относящихся к должностям и приводящим к увеличению количества и качества конечных результатов должностей.

3. Контроль соблюдения инструкций и регламентов, относящихс к инструментам управления (идеология, оргсхема, оперативное планирование, стратегическое планирование, управление финансами, система принятия решения, система проведения эффективных собраний и другие).

4. Выяснение причин невыполнения планов и их исправления с помощью проверки знаний сотрудниками своих регламентов и инструкций.

5. Восстановление этики сотрудников

6. Подсвечивает для компании важных достижений сотрудниками.

Об этом подробнее нужно писать большую статью.

Сотрудника, который занимается контролем выполнения задач, имеет смысл грамотно позиционировать в глазах остальных сотрудников. Никто не любит контроль из-за того, что в большинстве случаев он неправильно осуществляется, неумело, непрофессионально, не из любви и заботы, а с присутствием подавления и обесценивания. Поэтому лучше использовать название должности более нейтральное по эмоциональному заряду, например "Коммуникатор". Этот термин был предложен Алексеем Молчановым и Дмитрием Калашниковым, основателями компании Рус Квант. Нужно представить этого сотрудника и его работу примерно следующим образом:

1. У всех у нас есть задачи.

2. Чтобы мы зарабатывали достаточно и пасли в доходах, чтобы нами было довольно руководство, нам важно выполнять планы - это всем понятно

3. Бывает, что нас отвлекают, мы сами отвлекаемся, что-то забываем, неверно оцениваем собственные усилия и время на выполнение задач - мы все люди, это нормально.

4. Классно было бы, что бы к нас был помощник, который будет напоминать, подсказывать, помогать делать задачи вовремя. Нам всем это будет хорошей поддержкой и помощью. Верно? И разумное большинство сразу согласится.

5. Поэтому, уважаемые коллеги, нас будет обслуживать Коммуникатор, он будет помогать выполнять задачи в срок с помощью напоминаний, прояснении важности задач, и при необходимости будет обращать внимание руководителей на риски невыполнения задач в срок, чтобы руководители поддержку или корректную требовательность. При этом Коммуникатор не обязан и не будет выполнять чужую работу, это неправильно, ведь мы все получаем доходы за выполненную нами работу. После внедрения коммуникатора вы сразу почувствуете облегчение и рост результативности. И некоторые испытают прекрасное чувство вроде "как оказывается просто и красиво можно поднимать исполнительскую дисциплину без нервов и лишних усилий, и причём недорого".

Успехов и роста, друзья.