Делегирование задач сотрудникам — это просто!
В этой статье мы разберем вопрос, как правильно проводить делегирование задач сотрудникам
ВАЖНО: Прочитайте в другой статье нашего блога про то, как правильно разбивать цели на промежуточные результаты. Вы узнаете много полезной информации, которая поможет добиться успехов в своей деятельности, в работе персонала и функционировании компании в целом.
Теперь давайте разберемся, что же такое измеримый результат. Читайте далее.
Измеримый результат: почему важно добиться эффективного делегирования?
Измеримый результат — это то, что ОТЛИЧАЕТСЯ от процессов, которые обычно прописаны в должностной инструкции, например, делать стулья или подготавливать договоры. Это РЕЗУЛЬТАТ процесса, который можно точно измерить.
ВАЖНО: Руководитель в своей работе должен уметь с легкостью определять измеримые результаты и учить этому свою команду.
В противном случае, эффективное делегирование задач сотрудникам не состоится. Вместо него будет недопонимание, обиды и обманутые ожидания. Поэтому так важно к этому прийти вместе со своими сотрудниками.
Что такое процесс делегирования: из чего состоит?
Естественно, владельцы бизнеса и руководители компаний знают, что такое процесс делегирования. Но как добиться его эффективности? Из чего состоит процесс эффективного делегирования? Разбираем подробнее:
- Первый ингредиент — это определение КОНКРЕТНОГО измеримого результата, который мы хотим получить от сотрудника.
- Второй ингредиент — выделение ресурсов. Например, выделение бюджета, назначение помощников, которыми может воспользоваться сотрудник и др.
- Третий ингредиент — точный срок выполнения работы. Сначала пусть сотрудник оговорит срок выполнения работы, потом подтвердите его, если, конечно же, срок вас устраивает.
Это создает более демократичные отношения и учит сотрудника верно оценивать свои силы с учетом другой нагрузки.
ЗАПОМНИТЕ: Для особо важных задач договаривайтесь не только о дате, но и о предполагаемом ЧАСЕ сдачи результата.
Потому что, например, срок «до 1 июня» может трактоваться самыми разными способами:
- До начала дня — это 23:59, 31 мая
- До начала рабочего дня — это 10:00, 1 июня
- До конца рабочего дня — это 19:00, 1 июня
- До конца суток — это 23:59, 1 июня
ВАЖНО: Вышеописанные 3 ингредиента должны обязательно фиксироваться письменно, чтобы не было разночтений. Только делайте это не в мессенджерах. Ведь, когда много задач, этим процессом сложно управлять.
Какой программой пользоваться при делегировании результатов?
Для упрощения работы руководителя компании существует много разных программ. Главное, про них знать и уметь с ними работать. Итак, какой программой пользоваться, чтобы делегирование задач сотрудникам было эффективным?
Лучше всего это делайте в файле учета задач или в специальных программах. Некоторые из них очень удобные, особенно, в управлении сложными проектами или в больших компаниях, где нужно все задачи собирать в одном месте, чтобы пользоваться аналитикой.
Но для постановки задач одному сотруднику, например, помощнику, маркетологу или рекрутеру, можно использовать Google-таблицу. Вот пример:
- В первом файле есть несколько закладок с правилами работы (см. ниже).
Далее вкладка с файлом управления самими задачами. В нем есть несколько колонок:
- Статус
- Задача
- Ответственный
- Крайний срок
- Дата факт. завершения
- Затраченное время, мин.
- % выполнения
- Ссылка на результат
Первые четыре колонки заполняет руководитель, остальные — сотрудник. Например:
- Руководитель ставит задачу: «Сделать лендинг». Сотрудник выполняет — ставит дату, затраченное время, ссылку на результат.
- Если руководитель принимает работу, то он переносит эту строку из блока «Актуально» в блок «Выполнено».
- Когда накапливается много задач, то руководитель просто скрывает их и у него всегда в приоритете стоит выполнение.
- Просто сделать и поиск по задачам во вкладке выполненные.
В итоге, у руководителя может быть тысячи выполненных задач. Если нужно найти какую-то из них, то выполняется поиск в этой вкладке.
Подведем итог:
«Магия» делегирования базируется всего на 4 принципах, которые несложно соблюдать:
- Ставьте сотруднику конкретный ИЗМЕРИМЫЙ результат, а не процесс.
- Сразу выделяйте ресурсы, особенно это касается денег.
- Определите точный срок выполнения.
- Зафиксируйте задачи письменно в едином реестре.
Вот и вся «магия», но КАЖДЫЙ пункт должен СТРОГО соблюдаться! И тогда делегирование задач сотрудникам становится действительно простым!
Если эта статья будет ПОЛЕЗНА кому-то из ваших знакомых, то поделитесь с ними, расскажите про эту информацию. Мы уверены в том, что они вам будут ИСКРЕННЕ признательны, в особенности, если это владельцы бизнеса или руководители компаний.
Этот и другие полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний https://lk.tothegoal.ru