Методика BPM для бизнеса. «СБЕР», «Газпром», «Ростелеком» — уже внедрили.
Содержание
1. Введение
Что такое BPM?
BPM (Business Process Management) — это метод управления бизнес-процессами, который помогает компаниям улучшать свою работу. Проще говоря, BPM позволяет оптимизировать, автоматизировать и контролировать все, что происходит в компании, чтобы она работала эффективнее, гибче и с меньшими затратами. Многие крупные компании, такие как Сбербанк, Газпром и Ростелеком, уже внедрили BPM и успешно используют его для достижения своих целей.
Цели и задачи BPM
- Повышение эффективности: Сокращение времени выполнения задач, оптимизация последовательности действий, повышение производительности труда.
- Улучшение управления: Повышение прозрачности процессов, упрощение коммуникации, управление рисками.
- Повышение гибкости и адаптивности: Быстрое реагирование на изменения, создание новых продуктов и услуг, улучшение принятия решений.
- Снижение затрат: Сокращение издержек, оптимизация управления запасами, снижение рисков.
Основные принципы BPM
- Процессный подход: Фокус на бизнес-процессах, а не на отдельных задачах или функциях.
- Ориентация на клиента: Удовлетворение потребностей клиентов как ключевой фактор успеха.
- Постоянное совершенствование: Непрерывный анализ и оптимизация процессов.
- Интеграция: Согласованность процессов и систем.
- Измерение и контроль: Отслеживание и оценка эффективности процессов.
2. Этапы внедрения BPM
1. Анализ существующих процессов:
- Идентификация ключевых бизнес-процессов.
- Описание процессов: границы, объект управления, активности, сценарии развития событий.
- Анализ существующих IT-систем.
- Сбор данных: Сколько времени занимает каждая задача? Какие есть проблемы?
2. Моделирование процессов:
- Создание диаграмм процессов с использованием нотации BPMN (Business Process Model and Notation).
- Определение ключевых показателей (KPI): Какие результаты вы хотите видеть?
- Разработка документации по процессам.
3. Автоматизация процессов:
- Выбор подходящей BPM-системы.
- Настройка и конфигурирование системы.
- Интеграция BPM-системы с существующими IT-системами.
- Обучение сотрудников работе с системой.
4. Оптимизация процессов:
- Анализ данных: Следите за тем, как работают процессы, ищите узкие места.
- Внесение изменений: Корректируйте процессы, чтобы они работали еще лучше.
5. Мониторинг и контроль:
- Постоянный мониторинг: Регулярно проверяйте, как все работает.
- Анализ KPI: Смотрите, где можно улучшить и корректируйте при необходимости.
3. Преимущества внедрения BPM для бизнеса
A. Повышение эффективности:
- Оптимизация процессов: BPM позволяет выявить узкие места, оптимизировать последовательность действий и сократить время выполнения задач. Это приводит к повышению производительности труда и снижению затрат.
- Автоматизация рутинных операций: BPM-системы позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи, освобождая сотрудников для более творческой и стратегической работы.
- Улучшение качества обслуживания клиентов: BPM позволяет оптимизировать процессы взаимодействия с клиентами, сократить время ожидания и повысить уровень удовлетворенности.
B. Улучшение управления:
- Повышение прозрачности: BPM-системы обеспечивают прозрачность всех процессов, что позволяет отслеживать их выполнение, контролировать ход работ и оперативно реагировать на изменения.
- Упрощение коммуникации: BPM-системы обеспечивают единое информационное пространство, что позволяет улучшить коммуникацию между сотрудниками, отделами и подразделениями.
- Управление рисками: BPM позволяет идентифицировать и анализировать риски, связанные с бизнес-процессами, и разработать стратегии их минимизации.
C. Повышение гибкости и адаптивности:
- Быстрое реагирование на изменения: BPM-системы позволяют быстро адаптировать бизнес-процессы к изменяющимся условиям рынка и требованиям клиентов.
- Создание новых продуктов и услуг: BPM позволяет легко внедрять новые продукты и услуги, оптимизируя процессы их разработки, производства и поставки.
- Улучшение принятия решений: BPM-системы предоставляют доступ к актуальным данным о работе компании, что помогает руководителям принимать более обоснованные решения.
D. Снижение затрат:
- Сокращение издержек: BPM позволяет оптимизировать процессы, сократить количество ошибок и повысить эффективность использования ресурсов, что приводит к снижению затрат.
- Улучшение управления запасами: BPM-системы позволяют оптимизировать процессы закупок и управления запасами, что приводит к снижению затрат на хранение и логистику.
- Снижение рисков: BPM позволяет минимизировать риски, связанные с бизнес-процессами, что приводит к снижению затрат на их устранение.
4. Примеры успешного внедрения BPM
Медицина, "BestDoctor". Сократили время взятия сделки в работу на 67% (Источник)
B2B, "CallTouch". Увеличили конверсию в продажу на 5% (Источник)
Недвижимость, "ЭТАЖИ". х2 процент квалификации заявок без увеличения штата. (Источник)
5. Что нужно для внедрения BPM-системы
- Определение ключевых бизнес-процессов: Выделите 3-5 ключевых бизнес-процессов и постройте их модели, определив важные характеристики: границы, объект управления, активности и сценарии развития событий.
- Анализ используемых IT-систем: Проанализируйте, какие IT-системы используются в ходе исполнения бизнес-процессов.
- Полное описание бизнес-процесса (Документация должна включать)
- Цели процесса: Что нужно достичь в результате его выполнения?
- Участники процесса: Кто участвует в процессе и какие роли они выполняют?
- Этапы процесса: Какие действия выполняются на каждом этапе?
- Инструменты и технологии: Какие инструменты и технологии используются на каждом этапе?
- Критерии оценки эффективности: Как оценивается эффективность процесса?
- Определение потребностей пользователей: Пообщайтесь с топ-менеджерами, руководителями подразделений и IT-специалистами, чтобы понять их потребности и ожидания от BPM-системы.
- Формирование технических требований: Создайте список технических требований, основанный на потребностях ваших процессов, а не на списке возможных функций ПО.
- Сравнительный анализ вариантов: Соберите оценки по срокам от разных экспертов, просите провайдеров BPM-систем оценить сроки внедрения их продукта. Соберите обратную связь от клиентов каждого из них, чтобы получить представление о реальных сроках и сотрудничестве.
- Оценка потенциальных выгод: Оцените потенциальные выгоды для бизнеса, зафиксируйте конкретные целевые показатели перед внедрением программного обеспечения.
5 основных критериев выбора BPM-системы:
- Функциональность: Система должна соответствовать потребностям компании и обеспечивать автоматизацию всех необходимых процессов.
- Настраиваемость: Система должна быть легко настраиваемой под специфику компании, чтобы ее можно было адаптировать к изменяющимся условиям.
- Интеграция: Система должна легко интегрироваться с существующими IT-системами компании.
- Стоимость: Необходимо выбрать систему, которая соответствует бюджету компании.
- Поддержка: Важно выбрать систему, которая имеет хорошую техническую поддержку и документацию.
Риски BPM-проектов:
- Выход за рамки бюджета: Необходимо четко планировать бюджет и контролировать расходы.
- Потеря потенциальных выгод: Необходимо четко определить цели проекта и отслеживать их достижение.
- Сопротивление изменениям: Необходимо вовлечь сотрудников в процесс внедрения и обеспечить их обучение.
- Недостаточная интеграция: Необходимо обеспечить интеграцию BPM-системы с существующими IT-системами.
- Недостаточная поддержка: Необходимо выбрать систему, которая имеет хорошую техническую поддержку.
Как минимизировать риски BPM-проектов:
- Четкое планирование: Разработайте подробный план проекта, включающий все этапы, сроки и ресурсы.
- Выбор правильной системы: Проведите тщательный анализ и сравнение различных BPM-систем.
- Обучение сотрудников: Проведите обучение сотрудников работе с BPM-системой.
- Постоянный мониторинг: Регулярно отслеживайте прогресс проекта и вносите коррективы в план при необходимости.
- Коммуникация: Обеспечьте прозрачную коммуникацию между всеми участниками проекта.
6. Заключение
Внедрение BPM-системы - это инвестиция в будущее компании. BPM позволяет повысить эффективность, улучшить управление, повысить гибкость и адаптивность, а также снизить затраты. При правильном внедрении и использовании BPM-системы могут стать мощным инструментом для достижения бизнес-целей и получения конкурентного преимущества.
Важно помнить, что внедрение BPM-системы - это сложный и многоэтапный процесс, который требует тщательного планирования, выбора правильной системы и эффективного управления. Но при правильном подходе BPM может стать мощным инструментом для достижения бизнес-целей и получения конкурентного преимущества.
И чтобы немного помочь в построение методики BPM для вашей компанию, предлагаю перейти в квал-бота и по итогу забрать бесплатную консультацию по внедрению BPM. Тыкать сюда.
Начать дискуссию