Онбординг в аутсорсинге: эти форматы позволяют адаптировать до 95% новых сотрудников

В диджитале сотрудники аутсорсинг-компании управляют рекламой брендов, находясь в тесном контакте с их рекламными агентствами. Онбординг нужен для формирования у специалистов правильного понимания своей роли в проектных командах, в которых принимают участие две стороны — работодатель и агентство-партнер. Чтобы по итогам испытательного срока большинство коллег были обучены стандартам аутсорсинга, необходимо рассматривать адаптационные инструменты в комплексе.

Адаптация сотрудника начинается с преонбординга — коммуникации рекрутеров и кандидатов. Работодатель выясняет, обладают ли соискатели предрасположенностью к работе по модели аутсорсинга. Ее особенность в том, что заказчиками услуг компании по ведению рекламы выступают не конечные рекламодатели, а их агентства. При этом профессиональные стандарты формирует именно работодатель, предоставляя доступ к экспертизе профессиональной команды из нескольких сотен опытных коллег. Преонбординг начинается на первом собеседовании и продолжается на остальных этапах вплоть до офера и выхода кандидата на работу.

Велком-дей — это первый рабочий день и старт онбординга. После подписания контракта представители HR-отдела презентуют новичкам велком-бук. Он содержит описание структуры и историю группы компаний, включающей, помимо аутсорсинговой компании, диджитал-агентство, креативное агентство, разработчика цифровых сервисов. Юниты могут работать над общими проектами, поэтому знакомство со структурой на старте помогает избежать недопонимания в активной фазе работы. В первый же день новичок встречается со своим наставником в компании. Последний курирует реализацию индивидуального плана адаптации, помогает быстрее освоиться в новом коллективе и понять специфику работы с рекламными агентствами.

Индивидуальный план наставничества включает чек-лист первого дня и испытательного срока: ключевые задачи, зоны роста, которые предстоит закрыть, правила и рабочие процессы. В документе представлены контакты внутренних специалистов, к которым следует обращаться, если сломался ноутбук, возник вопрос об отпуске, больничном и командировке. Визуально план представляет таблицу из обязательных для прохождения этапов, и сотрудник самостоятельно отмечает статусы о своем прогрессе. Визуализация достижений упрощает «синки» между наставником и наставляемым.

Наставник погружает специалиста в специфику деятельности заказчика, знакомит с командой и регламентами, включая действующие соглашения о конфиденциальности и протоколы безопасности данных. Этому уделяется столько внимания, потому что заказчики, как и сами рекламодатели, являются конкурентами. Вся коммерческая информация и условия сделок должны оставаться конфиденциальными.

После погружения новичков на практике некоторым из них непонятно, как себя идентифицировать, ведь, кроме непосредственного работодателя, они регулярно работают с командами других рекламных агентств. Расставить точки над «и» помогают велком-встречи с топ-менеджментом. В конце первого месяца сотрудник участвует в welcome-встрече с генеральным директором, который рассказывает о масштабах группы компаний и ее ключевых ценностях — прозрачности и партнерстве.

Руководитель бизнес-юнита поясняет особенности работы своего направления, ценности команды и отвечает на вопросы специалистов. Цель такого общения в том, чтобы сотрудники лично познакомились с лидером компании.

По окончании испытательного срока состоится велком-встреча с HR-директором. На ней подводятся итоги адаптационного периода. Разговор помогает структурировать полученные знания и убедиться, что специалисты сформировали четкое представление об аутсорсинге в рекламе и четко понимают свои права и обязанности. Это особенно важно для позиции джуниоров, которые получают большой объем информации о специфике интернет-маркетинга.

Хотя 80% рабочего времени сотрудников посвящено общению с агентствами рекламодателей, нельзя забывать о неформальных мероприятиях и поддержании чувства сопричастности внутри команды. Для эффективной адаптации сотрудников полезно инициировать комьюнити для работы и общения. Регулярные обсуждения в чатах, обмен фотографиями и мемами и другие неформальные активности становятся традицией и помогают укрепить связь между коллегами. Периодические поездки сотрудников из разных городов в главный офис для участия в общих мероприятиях создают командное настроение. Чтобы такие выездные мероприятия способствовали сплоченности, программа командировок должна включать спонтанное и неформальное общение.

Представление новичков в рабочих чатах компании лучше сопроводить краткой визиткой с названием позиции, профессиональными интересами и фото. Так остальные сотрудники смогут быстрее познакомиться с новым человеком в команде. Раз в квартал организуются личные встречи, на которых новички смогут лично рассказать о себе. Персональное внимание к каждому сотруднику создает ощущение поддержки и способствует установлению дружественной атмосферы.

Совместные обеды, настольные игры после рабочего дня, встречи вне офиса и развлекательные активности в выходные часто являются личной инициативой сотрудников. Ее нужно поддерживать и укреплять, так как это еще один способ онбординга.

Процесс адаптации — непростой этап, от которого напрямую зависит эффективность взаимодействия сотрудников и заказчиков. Именно поэтому ему уделяется такое пристальное внимание в аутсорсинге с более длинной цепочкой согласований и большим количеством участников. В условиях сильной конкуренции в диджитале от новых сотрудников требуется быстрое понимание рабочих процессов и корпоративной культуры. Создание системы поддержки и наставничества позволяет новичкам чувствовать себя частью команды. В конечном итоге, успешная адаптация не только улучшает результаты работы, но и формирует настроение в команде.