«Отчёт РОПа» в Битрикс24: что это и как им пользоваться
Любой РОП хочет понимать, что происходит в отделе — кто лидирует по продажам, у кого много отказов и есть проблемы, кто сколько денег приносит компании, какие конверсии в продаже у менеджеров. Эти данные можно по крупицам собирать в Битрикс24. Но это сложно. Есть удобное решение — «Отчёт РОПа». Рассказываем, в чем польза и как им пользоваться.
В целом, Битрикс24 хватает для закрытия 4 базовых бизнес-задач — есть аналитика по звонкам и воронке продаж. И этого достаточно собственнику небольшой компании с 1-2 менеджерами по продажам. Но если отдел продаж большой и в нем уже есть РОП, ему этого не хватит. Нужны детальные данные по продажам, отказам, конверсиям, чтобы контролировать работу менеджеров.
Например, чтобы сопоставить количество звонков, общие данные по воронке и сумму выигранных сделок, нужно открыть 3 экрана, менять фильтры в каждом из них и прыгать между ними.
Когда в отделе больше 10 человек, на анализ уходит полный рабочий день. А информация нужна регулярно и быстро. Ни у руководителя, ни у РОПа нет столько времени.
Чтобы сэкономить время, существует «Отчёт РОПа». В нем все данные удобно расположены в одном окне.
В чем польза «Отчёта РОПа»
- Контроль. По отчету можно следить за качеством работы сотрудников: насколько выполняют план, где есть просадки. Отчет собирается автоматически. Вам нужно будет только проанализировать информацию.
- Анализ. Можно оценивать эффективность стратегии и понимать, насколько она приносит прибыль.
- Обнаружение проблем. Видно, у кого из менеджеров проблемы — можно быстро на это реагировать.
- Отслеживание пути лида. Чтобы проследить движение лида от стадии к стадии в штатных отчетах, придется вручную собирать информацию. В «отчёте РОПа» все это автоматизировано.
- Создание конкуренции среди менеджеров. Если известен путь лида, то появляется возможность сравнивать менеджеров не только по выручке, а по тем действиям, которые к ней приводят. Соответственно, можно поощрять лидеров и мотивировать аутсайдеров на бóльшие результаты.
Сейчас расскажем детально, какая информация есть в отчёте и как ее интерпретировать для достижения лучших результатов.
Настраиваем фильтры
Для статьи мы используем реальный пример — результаты работы наших менеджеров. Так что цифры боевые. Будем вместе разбираться, насколько эффективно работают наши менеджеры 😆
Сначала настроим фильтры, по которым будем собирать отчет. Выбираем период и сотрудников.
Соберем данные за май по 5 сотрудникам
Выбираем направление сделки
Проанализируем, как ребята работают над разовыми задачами. Разовые задачи — это услуги по обслуживанию 1С, то есть короткий цикл и маленький чек
Выбираем ключевые этапы воронки. Например, мы хотим узнать эффективность по ключевым этапам. Нам важно узнать, сколько за день оценили задач и сколько начали делать.
Проанализируем переходы между статусами — насколько эффективно работают менеджеры
И, наконец, выбираем индивидуальные настройки отчета — скрываем все разделы кроме сделок.
В итоге, видим вот такую таблицу ⬇
И это только небольшая ее часть
Сейчас детально разберем, что значит каждый показатель, как их читать и извлекать пользу из них.
Количество сделок
Начнем с первых 3 столбцов.
С прошлого периода — сделки, которые были начаты давно, за рамками выбранного периода. Это значит, что они перешли с прошлых периодов и до сих пор еще в работе.
Артур принес больше всех сделок с прошлого периода. Это не очень хороший знак. Вероятно, у него проблемы с закрытием сделок
Новые сделки — сделки, которые менеджер взял в работу за выбранный период.
Но при этом Артур принес в 2 раза больше новых сделок. Показатель неплохой, но на фоне Егора — Артур явно проигрывает. Вероятно, Артуру нужна помощь
Всего в работе — сумма новых сделок и тех, что пришли с прошлого периода. Иными словами, это общий потенциал менеджеров — больше этого количества они не могли продать за май.
Чтобы понять, кто лидер в отделе, можно отсортировать показатели по возрастанию и убыванию.
Простой анализ объема и пропорции сделок помог нам понять следующее:
● Есть явный лидер по объему сделок в работе — Егор
● За ним идет Ксения — хорошие показатели, но все же не дотягивает до Егора
● В серединке — противоречивый Артур. Почти треть сделок идет с прошлого периода. Вероятно, у него проблемы с закрытием сделок
● И в самом конце Никита и Глеб — новички. Ребята второй месяц работают.
Движение по стадиям
Часто наши клиенты фокусируются на количестве звонков. Считают, будто это показатель, на который нужно ориентироваться в оценке работы менеджера. Много звонил — молодец. Мало — плохой менеджер. Но в нашем понимании можно несколько раз позвонить, но так и не добиться результата — движения по воронке. А можно один раз позвонить — и добиться результата.
Чтобы анализировать результативность действий менеджера, в отчете РОПа есть 2 столбца — «С движениями по стадиям» и «Без движения по стадиям».
В стандартной настройке Битрикс24 получить информацию о движении по стадиям сложно.
Но в «Отчете РОПа» все как на ладони
Отказы
Сделки с отказом — сделки, по которым менеджер поставил отрицательную стадию, которая закончилась неуспехом.
Цикл отказа — время между созданием сделки и ее неуспешным завершением в среднем. То есть это не те сделки, которые создавались в мае, но те, которые были именно завершены в мае.
У Никиты самый высокий цикл отказа. Странно
Можно проверить, почему у Никиты такой высокий цикл отказа в сравнении с другими менеджерами. Для этого жмем на цифру и попадаем во все сделки, по которым были отказы.
Ага, видим, что у двух сделок супердлинный цикл — видимо переговоры долго шли, но в итоге безрезультатно. Стоит детальнее раскопать, почему так получилось
Продажи
Успешные продажи — сделки, успешно закрытые в отчетный период.
Цикл продажи — за сколько дней в среднем менеджер успешно продает.
Никита хоть и медленно, но продает. А вот у Глеба дела совсем плохи — нет продаж. Есть смысл послушать их звонки с клиентами
Доведено до конца — сумма всех зафиналенных сделок, то есть сколько сделок менеджер-таки довел до конца. С «Отчётом РОПа» станет очевидно, кто берет много сделок на себя, но в итоге их долго не закрывает.
Егор крутой. Больше 80% сделок он довел до конца. Это значит, что ему можно добавить еще сделок в работу
Оставил незакрытыми — разница между всеми сделками и доведенными до конца. Незакрытые сделки пойдут в работу дальше — в следующем отчетном периоде.
Длительность незакрытых — сколько в среднем дней прошло по сделкам, которые сейчас незафиналены.
Конверсии
В «Отчёте РОПа» можно проанализировать кучу конверсий — то, что нужно для РОПа.
Общая конверсия, конверсия в отказ, в продажу, процент успеха — доступно в пару кликов
Пробежимся по тому, что все это значит.
Общая конверсия — сколько сделок суммарно от тех, которые были в работе, менеджер зафиналил.
У всех ребят довольно высокая общая конверсия, кроме Артура. На фоне других он явно проигрывает. А если еще вспомнить, что у него много сделок перешло с прошлого периода, тут точно нужно проанализировать звонки и понять, почему так получается
Конверсия в отказ — процент сделок, по которым отказали.
Странно, но конверсия в отказ у Артура самая низкая — нужно разбираться
Конверсия в продажу — процент сделок, по которым были продажи.
Процент успеха — сколько из всех завершенных сделок — успешных.
Как мы уже видели в анализе других разделов, у Глеба дела совсем плохи. Но вот почему у Егора такой низкий показатель — непонятно
Деньги
Согласитесь, что всегда хочется видеть, сколько денег принес конкретный менеджер. В «Отчёте РОПа» это возможно.
Выручка — сумма по всем успешно закрытым сделкам
Средний чек — делим выручку на количество успешно закрытых сделок.
Удивительно, но Егор с самым большим количеством сделок принес почти меньше всех денег. Хотя средний чек у Ксении даже меньше
Клиентская база
Процент проработки клиентской базы — в какой процент от клиентской базы на менеджере были открыты сделки.
Продаваемость в клиентскую базу — в какое количество от общей клиентской базы были совершены сделки.
Ксении просто нет равных в плане проработки клиентской базы и продаваемости!
Аналитика по сделкам
Есть еще 2 столбца, которые помогают отследить количество сделок, которые попадали в выбранные статусы в отчетный период. Напомню, в нашем случае ими были НЛ (Новый лид») и СУ (Сделка успешна). По сути, это ключевой показатель результативности менеджеров.
Несмотря на то, что у Егора больше всех сделок, Ксения в разы обходит его в плане результативности
Анализ лидов
В отчёте можно найти ровно такую же информацию по лидам. По ним не будем проходиться подробно, так как механики расчета cхожи.
Очевидно, что Ксения работает только со сделками, но не с лидами. А вот Артур обрабатывает больше всех лидов
По компаниям
В отчёте есть информация не только по сделкам или лидам, но и по компаниям. Например, можно проверять пополнение клиентской базы.
Новые компании — компании, которые принес в компанию менеджер.
Всего компаний — все компании, которые закреплены на менеджере.
Всего компаний — все компании, которые закреплены на менеджере.
Вот, например, у Артура самый высокий показатель по пополнению
По контактам
В отчёте также доступна статистика по контактам. Подробно не будем проходиться, так как механика расчета показателей по контактам полностью совпадает с механикой расчета по компаниям.
Пример аналитики по контактам
Пример аналитики по контактам
Если вам нужен такой отчет, команда Osminog. project сделает внедрение в ваш Битрикс. А если у вас еще нет CRM, то мы сделаем базовое внедрение за 2 недели, а затем добавим отчет. Напишите нам на Вотсап и мы Вам поможем.
Читайте также