Интеграция для обмена данными между порталами Битрикс24 вместо перехода на старший тариф
Наш заказчик — компания на 500 сотрудников, в которой используется Битрикс24 (тарифный план Энтерпрайз). Заказчик находится в процессе объединения с другой компанией, где работает более 100 сотрудников. После объединения, виртуальное рабочее пространство обеих компаний тоже должно быть единым. Какие варианты могут быть для решения этой задачи, расскажем далее.
1. Как организовать совместную работу в Битрикс24 при слиянии компаний. Проблема и возможные пути решения
Итак, на портале Битрикс24 нашего заказчика заведены 500 сотрудников. К предприятию присоединяется еще одна компания на 100 сотрудников.
Таким образом, клиенту необходимо либо расширить портал Битрикс24 до 1000 сотрудников, либо зарегистрировать еще один портал Битрикс24 на 100 сотрудников для второй компании и синхронизировать порталы.
Инструкция по настройке обмена данными между облаком Битрикс24 и коробкой (создание и обновление сделок): подробности в кейсе.
Есть еще несколько нюансов, которые могут повлечь сложности при решении задачи: структура организации на обоих порталах должна быть единой и необходимо настроить бизнес-процессы для всех сотрудников (к примеру, бизнес-процесс для организации закупок).
Инструкция по обмену задачами Битрикс24 (из коробки в облако) и проверка интеграции на успех: читайте здесь.
И основная проблема — сотрудники обеих компаний должны взаимодействовать между собой, так как они работают над одними задачами и с единой базой контактов и сделок.
Задействовать внешние сервисы (например, мессенджеры) для коммуникации между сотрудниками, которые работают на разных порталах Битрикс24, заказчику не хотелось бы. Кроме того, решение должно быть максимально автоматизированным.
Передача сделок из коробки Битрикс24 в облако Битрикс24 с сегментацией по пользовательским полям: актуальный кейс по ссылке.
Какие мы видим варианты решения задачи
Вариант 1. Самый простой — переход на старший тариф Энтерпрайз-1000. Этот вариант заказчику понятен, но поскольку ему нужно не 1000 сотрудников, а 600, то в его случае остаётся еще 400 незадействованных сотрудников.
Вариант 2. Зарегистрировать второй портал Битрикс24 для компании на 100 сотрудников, и настроить обмен между первым и вторым порталами Битрикс24.
Также может быть интересно: обмен задачами и комментариями из одного Битрикс24 в другой с дублированием информации в Телеграм описан здесь.
В Битрикс24 заказчика, в основном, используется функционал задач, групп и проектов. Поэтому обмен должен работать по задачам.
Наладить межпортальный обмен задачами (и комментариями к ним) можно при помощи интеграции на платформе Пинкит. Такой вариант удобен как для франшизы, так и при слиянии компаний — когда по сути есть головная и дочерняя компании.
Постоянный фоновый обмен позволит создать бесшовное единое рабочее пространство для всех сотрудников и не задействовать ручной труд для переноса, например, комментариев к задачам.
Далее расскажем, как настроить такой обмен задачами между порталами Битрикс24.
2. Обмен задачами между порталом А и порталом Б
2.1. Шаг 1: Откуда
Выбираем Битрикс24 (портал А), событие создания задачи.
2.2. Шаг 2: Инструменты
- Задача выгружалась раньше?
Чтобы избежать дублей, нужно проверить, есть ли задача с таким ID на портале Б. Указываем в названии поля source.id, добавляем доступы к порталам А и Б и выбираем необходимую сущность — задачу.
- Проверка сопоставления
Указываем название поля - step13, Условие - Пустое значение, Действие - Продолжить, если проверка пройдена.
- Получить вложения задачи
Получаем вложения из задачи, используя API-запрос GET-методом с указанием следующего урла: /task.item.getfiles.json?TASKID={{source.id}}. Не забываем указать доступ к порталу А.
- Вложения в задаче найдены?
Используем инструмент "Если-Иначе". Указываем Название поля step3.result, Условие - Не пустое значение. Результату при успешной проверке присваиваем значение 1, при неуспешной - 0.
- Постановщик сопоставления
Используем инструмент "Сопоставление данных". Указываем название поля для сопоставления source.createdBy — это поле Постановщик. Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б, как это указано на скриншоте. Это необходимо, чтобы задачи передавались с корректными постановщиками.
- Наблюдатель указан в задаче?
Используем инструмент "Если-Иначе". Указываем Название поля source.auditors - это поле Наблюдатель, Условие - Не пустое значение. Результату при успешной проверке присваиваем значение 1, при неуспешной - 0.
- Выполнить, если указан наблюдатель. Сопоставить наблюдателей
Используем инструмент "Сопоставление данных". Указываем Условие выполнения - step7, название поля для сопоставления - source.auditors — это поле Наблюдатель. Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б, чтобы задачи передавались с корректными наблюдателями.
- Соисполнители указаны в задаче?
Используем инструмент "Если-Иначе". Указываем Название поля source.accomplices — это поле Соисполнитель, Условие — Не пустое значение. Результату при успешной проверке присваиваем значение 1, при неуспешной - 0.
- Выполнить, если указан соисполнитель. Сопоставить соисполнителей
Используем инструмент "Сопоставление данных". Указываем Условие выполнения - step8, название поля для сопоставления — source.accomplices - это поле Соисполнитель. Далее сопоставляем сотрудников по ID на порталах А и Б, чтобы соисполнители также ставились корректно.
2.3. Шаг 3: Куда
Выбираем портал Б, действие создания задачи.
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем название и описание задачи.
Также здесь настраиваем пользовательские сопоставления для других полей, например, "Дата создания", "Крайний срок" и так далее. Пример сопоставления:
2.5. Шаг 5: Запуск
Настройка готова, можем запускать интеграцию.
3. Итог
Интеграция автоматически создает задачу на портале Б при ее создании на портале А. Благодаря сопоставлению постановщиков, наблюдателей и исполнителей, задача будет соответствовать всем ролям, назначенным при ее создании.
Также можно настроить интеграцию, которая будет обновлять задачу на портале А при ее обновлении на портале Б (например, при изменении крайнего срока или названия задачи).
Такой сценарий обмена в обе стороны позволит сотрудникам обоих порталов своевременно отслеживать и оперативно реагировать на изменения в текущей работе за счет комментариев, которые летят в обе стороны.
Остались вопросы? Спросите у нас в Телеграм или WhatsApp.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно добавить авторизацию, необходимые события и действия без разработки.
Протестируйте Пинкит, зарегистрировавшись в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.