Выгрузка рабочего времени из таблицы Excel в Битрикс24: хватит считать руками
Приветствуем вас, дорогие читатели! Сегодня у нас кейс, который будет полезен всем компаниям, которые пользуются услугами аутсорсеров на почасовой оплате либо периодически нуждаются в переносе больших массивов данных из таблиц Эксель или Goоgle Sheets в Битрикс24. Читаем и берем на заметку.
1. Как организовать учет времени аутсорсера, если у него нет CRM?
Ситуация следующая: есть команда на аутсорсе, которая состоит из нескольких разработчиков, работа которых оплачивается исходя из затраченного времени и почасовой ставки. Эти разработчики добавлены на ваш портал Битрикс24. Там на них ставятся задачи, но учет времени разработчики ведут не в Битрикс24, а в другом месте (в таблице Excel или в другом таск-менеджере типа Jira).
Например, в таблицу вносится ссылка на задачу Битрикс24, описание работ по задаче, дата и затраченное время в часах. Аутсорс-команда вносит эти данные самостоятельно в виде отчета:
Затем ваш скрам-мастер или руководитель проекта вручную переносит это время из таблицы в задачи. Так ведется контроль, была ли превышена оценка по задачам и по какой причине это произошло.
Конечно, это отнимает уйму времени и сил, а также чревато ошибками в расчетах из-за человеческого фактора. Это означает финансовые потери и упущенное время.
Согласитесь, для компании не только в сфере IT, но и в любой другой сфере такой ручной ввод данных — это не комильфо.
Именно для таких ситуаций и был создан Пинкит. Расскажем, как все настроить.
2. Выгрузка данных из эксель или таблиц Гугл в Битрикс24 с помощью платформы Пинкит
Чтобы сделать такую автоматизацию, нужно добавить выгрузку из Google Sheets. Триггером выступает изменение в строке (то есть, когда сотрудник вносит новые данные в таблицу).
Добавляем событие получения изменений в строках. Изначально шла речь про все изменения, но мы настроили интеграцию чуть иначе, чтобы данные отправлялись, только когда вся строка заполнена: это важно потому, что каждая отметка времени должна иметь дату и комментарий, какие работы были выполнены за этот отрезок: так учет времени регулируется регламентом.
Итак, как происходит настройка интеграции для получения данных из таблицы.
2.1. В Пинкит создаем интеграцию, на первом шаге выбираем источником GS и событие "Обновлена строка". Обновлением строки считается изменение любой ячейки в ней.
2.2. На последнем шаге мы получаем ссылку для последующей вставки в скрипт.
2.3. Пишем скрипт JSON.
2.4. В таблице, которую нужно отслеживать, нажимаем Расширения->Apps Script и вставляем скрипт. Справа от кнопки "Отладка" выбираем функцию createSpreadsheetOpenTrigger и нажимаем "Выполнить". Если нужно, проходим авторизацию.
2.5. Вставляем название листа для отслеживания и ссылку из интеграции в скрипт.
2.6. Нажимаем иконку дискеты для сохранения.
Теперь при изменении значения в ячейках будет уходить вебхук в интеграцию с набором данных. В поле "data" содержится скрипт с данными всех ячеек. Пример данных, которые передаются в интеграцию:
2.7. Пинкит отправит полученные данные в Битрикс24.
Не обошлось и без сложностей. При первом тестировании время в задачу Битрикс24 попадало, но не фиксировалось на вкладке "Время":
Ошибка была из-за неправильного значения в USER_ID в токене — его не нужно было заполнять, значение заполняется автоматически. Ошибку поправили.
Вторым сложным моментом была необходимость проверки на уникальность, чтобы записи случайно не повторялись. Для этого команда доработала скрипт и настроила сопоставление данных в Пинкит.
В результате мы получили быструю и безошибочную выгрузку затраченного времени с комментарием в соответствующую задачу Битрикс24 из таблицы.
Итог
Устали от ручного переноса данных? Ошибаетесь в цифрах и теряете прибыль?
Пора это закончить - оставляйте заявку и мы настроим вам выгрузку из таблицы Гугл или эксель в вашу CRM.
А вы не забыли про наше предстоящее событие? Уже в четверг мы проводим бесплатный онлайн-мастер-класс!
20 июля в 15:00 по МСК наши спикеры расскажут, как самостоятельно без программиста настроить обмен данными между CRM и веб-сервисами.
Регистрируйтесь и участвуйте в конкурсе призов: среди участников разыграем бесплатный годовой доступ к платформе Пинкит (запись будет доступна по ссылке).
А для тех, кто уже определился, какие ему нужны интеграции, мы сделаем скидку 12 000 рублей за любой тариф Пинкит: в честь нашего 12-летия в этом году мы дарим не только кучу часов бонусной техподдержки, но и низкую цену. Успевайте до конца акции: она продлится только до 31 июля.