Кейс: как логистическая компания увеличила выручку до 500 млн. руб.

Дано: небольшая логистическая компания на грани управленческого коллапса. Четыре человека в штате, включая владельцев, разрываются между продажами, логистикой, финансами и сопровождением клиентов. Процессы не структурированы, что вызывало хаос в работе. Любая ошибка оборачивалась простоями на границе и убытками.

Владельцы поняли, что при дальнейшем росте без систематизации бизнес просто развалится.

Попытки самостоятельно внедрить CRM-систему и наладить процессы провалились. Использование Hama CRM не оправдало ожиданий: система была сложной, не подходила под специфику бизнеса, а сотрудники не понимали, как с ней работать. Бизнес быстро рос, но из-за отсутствия четких процессов и системы контроля владельцы не могли управлять этим ростом.

Этот хаос мешал не только развитию, но и ежедневной работе. Владельцы компании чувствовали, что ситуация выходит из-под контроля, но не понимали, какие шаги предпринять, чтобы наладить управление. Любые попытки внедрить процессы самостоятельно не давали результатов, а страх перед тем, что делегирование приведет к еще большему хаосу, тормозил изменения. Было понятно: нужна жёсткая систематизация.

Понимая, что самостоятельно выстроить системный бизнес не удастся, владельцы обратились ко мне за помощью.

Основные задачи были следующими:

Первым шагом перед нами стало создание четкой структуры: создание отдельных отделов и четкое распределение зон ответственности. Были выделены три ключевых направления: логистика, продажи и сопровождение клиентов. Для каждого направления были разработаны системы отчетности и контроля KPI.

Мы начали с того, что прописали ключевые зоны ответственности и сделали детальную ментальную карту всех процессов, это помогло увидеть картину системно.

Стало понятно, какие задачи можно делегировать, а какие пока оставить под контролем.

Первые шаги были сложными: сотрудники путались, иногда не понимали, что от них требуется, а владельцы рефлекторно вмешивались в их работу. Но постепенно, благодаря нашим четким инструкциям, обучению и контролю, система начала работать. Разделение функций позволило снять хаос и сделать работу предсказуемой.

Следующим этапом стало внедрение Bitrix24 вместо неэффективной Hama CRM. По итогу работы автоматизация процессов помогла сократить ручной труд, устранить ошибки в документообороте и ускорить обработку заявок. Однако внедрение новой системы потребовало значительных усилий.

Мы не просто установили новую систему – пришлось менять мышление сотрудников. На первых этапах сотрудники сопротивлялись изменениям, путались в задачах и забывали заполнять карточки клиентов. Для этого мы проводили тренинги, разбирали кейсы, создавали пошаговые инструкции, регламенты и постепенно переводили все процессы в CRM.
Благодаря последовательному внедрению и автоматизации рутины, CRM стала ключевым инструментом работы всей команды.

Одной из главных задачей стал найм новых сотрудников. Владельцы не имели опыта собеседований, не знали, как писать вакансии, как правильно подбирать персонал и на что обращать внимание при отборе кандидатов. Был разработан структурированный подход к найму: сформулированы требования к кандидатам, составлены вопросы для собеседований и введена пошаговая система адаптации новых сотрудников. Благодаря этому компания начала нанимать людей, и за три года штат вырос с 4 до 15 человек.

Кроме того, владельцам предстояло выйти из операционного управления, чтобы сосредоточиться на стратегии развития. Для этого была внедрена система делегирования, которая позволила разгрузить руководство и передать часть функций сотрудникам. В результате владельцы получили возможность заниматься развитием бизнеса, не погружаясь в ежедневную рутину.

Когда в 2022 году резко вырос спрос на авиаперевозки, компании пришлось адаптироваться с основного направления ЖД-перевозки из Китая на новое. Это потребовало не только изменения логистических схем, но и обновления бизнес-процессов.

Мы провели анализ слабых мест и выявили, что основной проблемой стало отсутствие четких регламентов для новых направлений работы. Тогда мы прописали инструкции, оптимизировали взаимодействие между отделами и внедрили стандарты работы с поставщиками.

Это сократило время обработки заказов и минимизировало задержки. В 2023 году компания начала активно развивать автомобильные перевозки, а в 2024 году запустила собственную еженедельную сборную перевозку из Китая.

Еще одной важной задачей стало устранение проблем с документооборотом. На начальном этапе компания сталкивалась с частыми задержками грузов из-за ошибок в спецификациях, что приводило к простоям машин на границе. Иногда задержки доходили до трех дней. Внедрение строгих регламентов и автоматизированной проверки документов позволило значительно сократить задержки и минимизировать человеческий фактор.

К 2024 году компания значительно выросла. Теперь в штате 15 сотрудников, а выручка увеличилась с 150 до 500 млн рублей в год.

Процессы стали прозрачными, а владельцы смогли выйти из операционной деятельности. В компании появились четкие регламенты, система контроля и автоматизация, что позволило сократить количество ошибок и ускорить обработку заказов.

Вместо хаоса теперь есть четкие регламенты, система контроля и автоматизация. Ошибки в документообороте сведены к минимуму, что позволило сократить простои машин на границе.

Компания также смогла создать финансовую подушку на шесть месяцев, что дало уверенность в завтрашнем дне и возможность спокойно масштабироваться. Владельцы больше не боялись нанимать новых сотрудников, так как были выстроены четкие процессы управления.

Этот кейс показывает, что даже небольшой бизнес может вырасти в несколько раз, если внедрить системный подход, автоматизировать процессы и преодолеть страхи перед делегированием.

#бизнес #маркетинг #продажи #кейс #сотрудничество #системныйбизнес #эффективность #клиенты #продукт #мотивация #обучение #рост #команда