Почему HR не любит Excel. Пять функций, для эффективной работы с Excel & Google Sheets.
Всё началось, когда мы решили сделать курсы по Excel для рекрутеров, а люди вообще не поняли зачем.
Наша мысль была простая: мы используем Эксель каждый день, мы в общем-то неплохие специалисты, точно знаем, что он нужен. Так-то оно так, но когда мы начали общаться непосредственно с рекрутерами и HR, услышали примерно следующее: "Да зачем оно нужно, если есть ATS".
Вместе с Олей Буниной и Леной Ручьёвой на 5 примерах поясняем, почему таблички — это хорошо.
Спойлер: все примеры взяли из своей практики. И как бы Эксель ни был страшен на первый взгляд, умеет он на самом деле гораздо больше.
Лайфхак 1 — Встроенный переводчик. Больше никакого языкового барьера.
Кому: сорсерам и рекрутерам, настраивающим автоматические рассылки и обрабатывающим результаты парсинга.
Зачем: мгновенный перевод ваших сообщений.
Например, у вас есть шаблон письма на русском языке, который нужно перевести на английский. Вместо переходов между вкладками, в Google Sheets вы можете использовать функцию GOOGLETRANSLATE.
=GOOGLETRANSLATE(номер ячейки с текстом;"ru";"en")
В Excel можно использовать макросы например, используя функцию транслитерации:
В нашем канале про Excel есть видео по Excel и GoogleSheets, если текстом было сложновато 😉
Лайфхак 2 — Быстрые клавиши. Оптимизируем работу.
Кому: буквально любому пользователю.
Зачем: экономия времени и удобная навигация внутри больших таблиц.
Наши любимые быстрые клавиши вынесем в статью, но внизу найдёте небольшую памятку, если хотите знать больше.
- Открыть выбор Emoji 🐙 Мак: Ctrl + ⌘ + Space Винда: Win + ;
- Выделить столбец целиком: Ctrl + Shift + ↓. Удобно при работе с большими таблицами, где нужно быстро скопировать или удалить целый столбец.
- Когда нужно выделить всю таблицу, не тратя время на прокрутку: Ctrl + A
- Скопировать формат (не только содержание, но форматирование — например, цвет ячеек, шрифты и границы: Ctrl + Shift + C. Ну а вставить нужно по аналогии: Ctrl + Shift + V
- Быстро сохранить изменения: Ctrl + S. Чтобы потом не кричать в панике "КАКОГО ЛЕШЕГО?!?!?!" 😉
Больше деталей тут на картинке 👇
Лайфхак 3. ВПР: Объединение данных из разных таблиц
Кому: рекрутерам, сорсерам, HR
Зачем: ВПР помогает находить и объединять данные из разных источников. Например, когда нужно собрать информацию о сотрудниках или кандидатах из нескольких таблиц в одну.
Допустим, у вас есть таблица с именами кандидатов, и другая таблица с их контактными данными. С помощью ВПР вы можете легко собрать всю информацию в одном месте. Просто введите формулу =ВПР(A2, 'Контакты'!A:B, 2, ЛОЖЬ) в Excel или Google Sheets, и данные будут мгновенно перенесены в нужные ячейки. Теперь вам не нужно тратить часы на сопоставление информации вручную — ВПР сделает это за вас.
Опять-таки, бля тех, кому сложно текстом, у нас в канале есть видосы с этой задачкой в телеге для Excel и для GoogleSheets.
Лайфхак 4 — Если вы боитесь использовать функцию ЕСЛИ, не бойтесь 😂
Кому: чаще HR, чем рекрутерам.
Зачем: ЕСЛИ позволяет вам задавать условия и автоматически выполнять действия на их основе. Это полезно для создания отчетов, расчета бонусов или других задач, где важна гибкость.
Например, вам нужно рассчитать бонусы для сотрудников в зависимости от их результатов. Используя формулу =ЕСЛИ(B2>100, "Бонус", "Нет бонуса"), вы можете автоматически определить, кто получит дополнительное вознаграждение. Это простой способ автоматизировать рутинные задачи и освободить время для более важных дел.
Можете посмотреть на пример из нашего канала, где мы используем вложенную функцию ЕСЛИ
Лайфхак 5. Условное форматирование для визуализации данных.
Данные — это не просто цифры и буквы, они могут рассказывать истории. Условное форматирование позволяет вам визуализировать эти истории, делая важную информацию заметной с первого взгляда.
Кому: рекрутерам, HR и всем-всем-всем
Зачем: чтобы выделять ключевые данные и легко находить нужную информацию в большом массиве информации.
Как это работает:
- Выделение ячеек по условию. Допустим, у вас есть таблица с данными о производительности сотрудников, и вы хотите визуально отделить тех, кто выполнил план, от тех, кто не справился. Вы можете настроить условное форматирование так, чтобы ячейки с результатами, превышающими план, автоматически подсвечивались зеленым цветом, а ячейки с низкими показателями — красным. Это позволяет мгновенно увидеть, кто из сотрудников нуждается в дополнительной поддержке, а кто показал высокие результаты.
- Подсветка ячеек с низкими показателями: Если вы хотите выделить только тех, кто не выполнил план, условное форматирование может помочь и в этом. Например, если производительность сотрудника составляет 50% или меньше от плана, ячейка с этим значением может автоматически стать красной. В Google Sheets это настраивается через "Формат" > "Условное форматирование", где вы можете задать условие и выбрать цвет для выделения.
- Подсветка значений выше среднего: В Excel и Google Sheets можно также выделять значения, которые находятся выше или ниже среднего по столбцу. Это полезно, когда нужно быстро увидеть, кто из сотрудников или кандидатов показывает результаты выше или ниже среднего уровня. Вы можете задать условие, которое будет подсвечивать все значения выше среднего зеленым цветом, а все значения ниже среднего — красным.
- Поиск и выделение повторяющихся значений: Еще одна полезная возможность — подсветка дублирующихся данных. Например, если в списке кандидатов случайно появились дубли, условное форматирование может автоматически выделить их, чтобы вы могли легко их обнаружить и устранить. Для этого в Excel можно использовать формулу =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$100;A1)>1. Эта формула проверяет, сколько раз значение из каждой ячейки встречается в указанном диапазоне, и если оно повторяется, ячейка будет подсвечена.
Для таких ситуаций у нас есть видео в телеге.
Эти функции — всего лишь верхушка айсберга возможностей Excel и Google Sheets.
Когда мы стали общаться с HR про эту тему больше, мы подготовили шаблоны табличек для визуацлизации эффективности источников найма, делали сводные таблицы для автоматизации работы с воронкой найма, делились функциями, которые помогают автоматизировать поиск кандидатов.
Чаще всего получается так, что HRы больше испуганы табличками, и потом недоиспользуют весь потенциал Excel. Чтобы снять этот страх и научить людей работать с этим инструментом сделали вебинар. И уже почти год ведём тг-канал с лайфхаками. Вот и посмотрим, насколько получится вспомнить то, чему нас учили в школе на информатике 😂