Рекрутинг на основе данных: как автоматизация улучшает процесс найма
Предыдущие статьи:
В публикациях ранее мы говорили об основных метриках рекрутинга. Сегодня предлагаю посмотреть вариант их внедрения.
Этапы рекрутинга
Основной процесс рекрутинга как правило состоит из следующих этапов:
Заявка
В рамках данного этапа мы формируем портрет нашего будущего сотрудника.
Один из самых важных моментов здесь – определение заказчика на позицию – того, кто скажет финальное «да» и будет сопровождать весь процесс.
Заказчик формирует заявку на поиск сотрудника, где подробно описывает: чем сотруднику предстоит заниматься – что он на своей позиции будет делать, базовые требования по хард- и софт-скилам, условия работы.
Также здесь может содержаться другая важная дополнительная информация.
Основные метрики
1. Дата формирования заявки
Возможный способ агрегации заявок и автоматизации
В целом, можно использовать любую «доску» или трекер задач: Jira, Trello, Битрикс24, YouGile, Яндекс.Трекер и др.Подготовка поиска
Подготовка поиска
Цель – уточнить портрет кандидата, сформировать необходимые материалы для поиска.
В рамках данного этапа рекрутер анализирует заявку, уточняет необходимые сведения, готовит описание вакансии и вопросы для скрининга кандидата.
2. Дата передачи заявки в работу
Автоматизация
Заявка на «доске» переводится в другой статус.
Поиск
Это основной этап, он цикличен, результатом является передача сотрудника для оформления и вывода его на работу.
Этап поиска содержит ряд подэтапов:
- Создание воронки – ищем кандидатов, заносим в ATS.
- Скрининг и валидация кандидатов – связываемся с кандидатами и проводим первичный отбор.
- Проведение интервью – проводим кандидата через череду интервью.
- Принятие решение о найме – заказчик принимает решение о найме, и мы высылаем оффер.
Практически каждый подэтап делится также на несколько.
На этапе поиска идет непосредственное взаимодействие с кандидатом, поэтому он наиболее критичен.
3. Этапы «воронки»: количество добавленных кандидатов в день, дата перевода кандидата на этап (фиксируем каждый переход), статус с которым переходит кандидат на этап. Дополнительные метрики, например, желаемая з/п, причины отказа кандидату и кандидатов от оффера и т.п.
Автоматизация
Для автоматизации этого процесса мы используем специальный класс систем – Системы управления кандидатами или Applicant tracking system (ATS). Например, ATS Huntflow. Система должна позволять настраивать нам список этапов работы с кандидатом и иметь возможность передачи информации в другие системы (например, внешнее API).
Оформление и вывод на работу
Здесь все просто, после принятия оффера, внутри компании стартует процесс оформления на работу.
4. В этом процессе также можно фиксировать все подэтапы, но в рамках рекрутинга нас интересует только один – Дата выхода сотрудника на работу.
Автоматизация
Тут уже используются кадровые системы, системы электронного документооборота: 1С, Directum и пр.Внедрение
Этап также содержит несколько этапов:
- Внедряем необходимые инструменты и настраиваем существующие, параллельно уточняя процесс.
- Собираем отчетность – мы подготовили демо, его можно взять за основу. Каждая часть отчета используется в отдельном процессе.
- Формируем SLA
Берем основной процесс и его метрики, определяем их значения. Где взять «правильные» значения? Например, взять за основу метрики самого результативного рекрутера, возможно, немного скорректировав их.
Простейший SLA может выглядеть так:
- Внедряем отчетность в регулярную деятельность и улучшаем ее.
Здесь надо зайти с нескольких сторон:
- Качество работы с инструментами – от данных, их достоверности и своевременности внесения зависит вся дальнейшая работа, аналитика и те решения, которые будут приниматься. Необходимо отрабатывать с людьми, работающими в системах, требовать качество и своевременность внесения информации. По опыту – это сложная работа, требует много времени и сил, людей приходится убеждать, мотивировать, контролировать и самому ходить в системы, убеждаясь в качестве внесения.
- Качество заявок – определяем шаблон заполнения, выстраиваем процесс принятия заявки в работу: кто и как контролирует качество заявки.
- Качество подготовительной работы – здесь обращаем внимание на работу с заказчиками, вырабатываем форматы HR-интервью и скрининга (кстати, если у вас в компании внедрена компетентностная модель оценки сотрудников, то скрининг должен опираться на нее).
- Качество процесса работы рекрутеров, для этого смотрим на значения метрик в отчете и сравниваем с SLA (кстати, в отчете можно сделать цветовую раскраску для этого).
На что обращаем внимание – «зависание» кандидатов на этапе воронки, отсутствие своевременной обратной связи кандидатам. О том как работать с воронкой мы также недавно писали. - Оценка общих показателей направления:
- Time To Fill. Главный вопрос – какова норма? И тут можно посмотреть общеотраслевые показатели, пообщаться с коллегами из других компаний. Но даже если у вас нет понимания нормы, то за норму вы берете текущее значение и отслеживаете изменение показателя, стараясь его снизить, либо сохранить на том же уровне.
- Стоимость найма. Это то, во сколько вам обходится кандидат. Интересная цифра, разложив ее на составляющие, вы поймете на какие из них сможете повлиять. Например, оцените результативность и стоимость источников кандидатов в пересчете на одного человека. - В процессе поиска, благодаря анализу причин отказа и показателей этапов воронки, можно корректировать свое предложение, тем самым улучшая свое предложение. и т.д.
Общий принцип, которым мы можем руководствоваться, работая с показателями и процессами – нет пределу совершенства, улучшая процесс, мы влияем как на отдельные показатели, так и на группы.
Также, этот подход позволяет осознанно работать с гипотезами, ведь результаты тех или иных изменений в работе мы будем видеть в наших отчетах в режиме реального времени.
Внедряйте и экспериментируйте, а если возникнут вопросы или сложности на этом интересном пути – с удовольствием поможем.
Дополнительно, в нашем Телеграм-канале Это точно можно сделать быстрее вы найдете еще больше полезных материалов. Подписывайтесь, чтобы не пропустить важные инсайты и сделать ваш HR-процесс быстрее и эффективнее.