Бухгалтер: штат или аутсорсинг, что выгоднее и в каких случаях

Пандемия и технологический прогресс, который наблюдаем на протяжении пяти - шести лет, привел многих собственников бизнеса и индивидуальных предпринимателей к решению о переводе некоторых служб на удаленный формат работы. К одной из них относится бухгалтерия. Даже крупные компании сократили штатных сотрудников, оставив основной персонал, а бухгалтерские вопросы успешно закрывают с помощью аутсорсинговых специалистов.

Потому что всегда дороже организовать рабочее место штатного сотрудника, оплачивать аренду помещения, оснащать необходимым, выплачивать ежемесячную заработную плату со всеми социальными обязательствами и налогами.

Некоторые управленцы выбирают гибридный вариант, когда в штате есть несколько сотрудников среднего звена для рутинной работы, а при необходимости подключаются онлайн специалисты более высокого уровня для консультации по более узким налоговым или финансовым вопросам.

Идеальный вариант, когда онлайн-эксперт вырос из офлайн-специалиста, понимает всю бухгалтерскую кухню с двух сторон. Это ценный опыт, который даёт возможность более свободно решать финансовые вопросы.

В любом случае по мере развития бизнеса растут запросы и к специалистам: фрилансер, аутсорсинговая компания, штатный сотрудник или целый отдел. Решение о методах сотрудничества зависит от вида деятельности, возможностей собственника, личных предпочтений предпринимателя.

Штатный бухгалтер: преимущества и недостатки

➕ Полный контроль. Специалист работает исключительно на вашу компанию, глубоко погружен в процессы и нюансы бизнеса.

➕ Оперативность. Решение вопросов «здесь и сейчас», особенно в случаях срочных корректировок или проверок.

➕ Лояльность. Длительное сотрудничество формирует понимание специфики компании, что снижает риск ошибок.

➖Высокие затраты. Зарплата, налоги (НДФЛ, страховые взносы), соцпакет, оборудование рабочего места, аренда офиса.

➖ Риски. Больничные, отпуска, увольнение — процессы могут остановиться.

➖ Ограниченная экспертиза. Штатный специалист может не обладать знаниями во всех областях (например, узкая специализация или международный учет).

Пример: Средняя зарплата бухгалтера в России — 40–80 тыс. руб. в месяц (зависит от региона и опыта). Для малого бизнеса это значительная нагрузка.

Аутсорсинг бухгалтерии: преимущества и недостатки

➕ Экономия. Оплата только за конкретные услуги (например, 10–30 тыс. руб. в месяц для ИП или ООО с небольшим оборотом).

➕ Профессионализм и опыт. Поддержка команды специалистов с опытом в разных сферах: налоги, отчетность, аудит, финансы позволяет оперативно принимать решения на базе аналогичных кейсов.

➕ Снижение рисков. Аутсорсинговая компания несет ответственность за ошибки (прописано в договоре).

➕ Гибкость. Услуги масштабируются под потребности бизнеса (сезонность, рост).

➖ Меньше контроля. Сотрудник не «ваш», возможны задержки в коммуникации.

➖ Обезличенность. Специалисты аутсорсинга работают с множеством клиентов, что может снижать вовлеченность.

➖ Риск утечки данных. Конфиденциальная информация передается третьей стороне.

Пример: Для стартапа с оборотом до 1 млн руб. в месяц аутсорсинг обойдется в 2–3 раза дешевле, чем штатный сотрудник.

В каких случаях штатный бухгалтер будет лучшим решением:

Крупный бизнес с большим объемом операций (сотни платежей в день, сложная отчетность).
Специфическая отрасль (производство, строительство), где требуется глубокое знание нюансов учета.
Необходимость постоянного присутствия (например, для взаимодействия с отделом закупок или кадровой службой).
Жесткие требования к конфиденциальности (финансовые данные не выходят за пределы компании).

Пример: Производственная компания с 50+ сотрудниками, ежемесячными расчетами зарплат, акцизами и экспортными операциями. Штатный бухгалтер с опытом в отрасли сократит риски ошибок.

Когда выгоднее аутсорсинг:

Малый и средний бизнес с ограниченным бюджетом.
Сезонные колебания нагрузки (например, розничная торговля с пиками продаж).
Отсутствие экспертизы в нишевых вопросах (международный учет, оптимизация налогов).
Стартапы на этапе формирования процессов.
Удаленные команды — аутсорсинговая компания предоставляет онлайн-поддержку.

Пример: Интернет-магазин с 10 сотрудниками и оборотом 500 тыс. руб. в месяц. Аутсорсинг за 15-25 тыс. руб. в месяц покрывает все потребности: сдача отчетности, расчет налогов, зарплата.

Комбинированный подход

Некоторые компании совмещают оба варианта:

Штатный сотрудник ведет текущие операции, а аутсорсинговая фирма помогает с налоговой оптимизацией или аудитом.
Для филиалов в разных регионах используется аутсорсинг, чтобы избежать найма местных специалистов.

Как принять верное решение и выбрать модель сотрудничества?

Задайте себе вопросы:

1. Какой объем бухгалтерских операций ежемесячно?

2. Есть ли специфические требования к учету?

3. Какой бюджет выделен на бухгалтерию?

4. Готовы ли делегировать контроль над финансами?

Аутсорсинг — идеален для малого бизнеса, стартапов и компаний с переменной нагрузкой.

Штатный бухгалтер — оптимален для крупных предприятий, сложных отраслей и случаев, где критичен персональный контроль.

Рекомендация: Начните с аутсорсинга, а по мере роста бизнеса оцените необходимость перехода на штатного специалиста. Так сможете минимизировать риски и сэкономить ресурсы на старте.

Кейсы из практики

1. Штатный бухгалтер или аутсорсинг, а может, гибрид?

Обратился индивидуальный предприниматель: “бизнес начал расти, самостоятельно уже не справляюсь, нужна помощь”.

Предпринимателю выделили удаленного бухгалтера, который помогал с учетом и отчетностью. Развитие компании продолжилось, появилась необходимость в открытии компании (бизнес перерос форму ИП). Но к ведению учета в организации предъявляют более серьезные требования по формированию всей отчетности с учетом специфики деятельности, в том числе физическому наличию документов в офисе. И, соответственно, собственник принял решение: “нужен сотрудник в штат”.

Логическая причинно-следственная связь. Аутсорсинг не привязан к месту нахождения клиента, а значит больше не может обслуживать этого предпринимателя удаленно.

Собственник бизнеса нашел бухгалтера для работы офлайн в офисе. Но прошло три месяца, и получилась такая история:

Предприниматель возвращается и уточняет:

"бухгалтер из офлайн, который очень устраивал его по цене сотрудничества (низкой), помимо его компании вел ещё десятка два других организаций. Поэтому не уделял должного внимания, хоть и приходил в офис несколько раз в неделю.

Решение по взаимодействию в новых условиях:

Запрос звучал так: “хочу возобновить сотрудничество, потому что точно знаете, что, куда, зачем и почему, но с присутствием специалиста в моем городе”.

Обслуживание клиента перевели в гибридный график, подыскав на месте исполнителя, который отвечал запросу заказчика по выдвинутым критериям.

2. Управление налогами для интернет-магазина

Проблема:

Интернет-магазин детских игрушек из-за неправильно организованного налогового учета получил значительный штраф в размере 200 тыс. рублей. Владельцы самостоятельно пытались вести бухгалтерию, но частые изменения законодательства приводили к ошибкам.

Решение:

Передача бухгалтерии, налогового учета и оптимизации систем налогообложения на аутсорсинг. Финансовый консультант провел анализ налоговых обязательств и рекомендовал перейти с общей системы налогообложения (ОСНО) на упрощенку (УСН).

Результаты:

Экономия на налогах составила 30% ежегодно — около 600 тыс. рублей за первый год.

Снизились риски: внешний бухгалтер подготовил бизнес к провер��е налоговой службы, предупредив штрафы.

Владельцы сэкономили около 15 часов в месяц, избавившись от рутины, и перераспределили это время на маркетинг. Доход магазина вырос на 12% через 8 месяцев.

Как вы считаете, выгоднее нанять штатного бухгалтера и спать спокойно или обратиться в аутсорсинг и сотрудничать по мере необходимости?

#бизнес #бухгалтер #бухгалтерскиеуслуги #бухгалтерскийаутсорсинг #бухгалтерия #развитиебизнеса #продажи #управлениепроектами #предприниматель #стартап