🔥 Кейс: мясоперерабатывающий комбинат обратился к нам с запросом: «Максимально уменьшить количество бумажных документов»

Читайте, как мы использовали реинжиниринг для внедрения электронного документооборота 👇

Напомню, что реинжиниринг это перепрограммирование процессов в бизнесе, чтобы добиться максимальной эффективности.

По технологии реинжиниринга первым делом мы провели установочную сессию. После которой для каждого процесса сформировали фокус группу, определили границы процесса и утвердили их с заказчиком.

Второй шаг - с помощью анализа сделать описание и оценку существующей модели. С этой целью мы провели серию интервью, на которых искали точки роста. Спрашивали: «Сколько специалист ждет поступления документа», «Сколько копий документов создается»,«Приходится ли перепечатывать информацию вручную с накладной» и т.д. А наши бизнес-аналитики готовили схемы процесса в нотации BPMN 2.0 прямо в ходе интервью.

В результате мы получили схему текущих процессов as is («как есть»), оценили её и согласовали с руководством компании.Следующий пункт - проектирование нового процесса.Мы использовали метод вытягивания: когда начинают с конца, и идут к началу, чтобы оставить только нужные операции.

Например, бухгалтер сказал, что для проведения накладной достаточно электронного варианта, подписанного НЭП (неквалифицированной электронной подписью). Тут мы поняли, что для подписания НЭП ни одному из участников не нужна бумажная заявка, и оставили лишь электронную в 1С.

👉 На этапе реализации нового процесса мы шаг за шагом выстроили стройный цифровой путь с электронной заявкой, электронной накладной и 3-4 электронными подписями по СМС, а также убрали из оборота несколько документов из 6 листов.

Заодно исключили потерю времени - дублирование из-за ошибок. Бывает, что в документе находят ошибку, когда он ушел или еще идет, а отыскать его очень сложно. Теперь его можно найти для исправления за пару минут.

Завершающий этап реинжиниринга - планирование и организация новых процессов.

✔ Внедрение электронного документооборота презентовали с визуализированными схемами, согласовали с руководством мясоперерабатывающей компании и лично обучили сотрудников, как работать по-новому.

Вместо кипы бумаг, которые постоянно где-нибудь отлеживались, получился компактный электронный путь 👌

Друзья, а в вашей компании пользуются бумажными документами, или уже перешли на электронные?