Бизнес-ассистент на вес золота: что учитывать при подборе

В современном бизнесе роль бизнес-ассистента уже давно вышла за рамки традиционного секретаря. Сегодня это ключевой сотрудник, способный существенно повысить эффективность не только руководителя, но и всей компании.

Как понять, что пора искать бизнес-ассистента? Если ваш рабочий день перегружен делами, вы чувствуете, что упускаете важные задачи, а на управление проектами, организацию встреч и ведение документации уходит слишком много времени — пора подумать о делегировании.

Бизнес-ассистент может выполнять широкий спектр задач: от планирования встреч и управления календарем до подготовки отчетов, общения с партнерами и контроля выполнения проектов. Рассмотрим в статье основные аспекты, которые нужно учитывать при подборе бизнес-ассистента.

Прежде чем приступить к поиску, важно точно определить, какие задачи должен выполнять бизнес-ассистент. Это могут быть административные функции, управление проектами, коммуникация с партнерами или участие планировании стратегии развития компании. Понимание конкретных обязанностей поможет сформировать точный профиль кандидата и избежать разочарований после найма.

Чтобы сформулировать задачи ассистента, выпишите на лист бумаги все, что вы хотели бы делегировать. Это упражнение поможет вам понять, какого человека необходимо найти.

Важно отличать бизнес-ассистента и личного ассистента. Личный ассистент занимается на 70% личными задачами собственника (заказ билетов и гостиниц, ведение календаря и тд), а бизнес-ассистент — на 70% и более погружен в задачи бизнеса.

Пример задач, которые может выполнять бизнес-ассистент:

Как правило, ассистенты это сотрудники, которые не любят звонить и заниматься продажами. Если вы понимаете, что ему необходимо закрывать такой спектр задач, лучше проговорить это сразу, до принятия решения о найме.

Современному бизнес-ассистенту нужны определенные навыки и компетенции, чтобы соответствовать текущим требованиям времени:

Чтобы лучше понять, подходит ли кандидат, вы можете использовать такие инструменты, как интервью по компетенциям и проективное интервью.

Интервью по компетенциям — способ оценки, который помогает понять, обладает ли кандидат компетенциями и качествами, необходимыми для выполнения работы. Суть метода — анализ реальных примеров из опыта соискателя, чтобы понять, являются ли эти компетенции его сильными сторонами или зонами роста.

Примеры вопросов для интервью по компетенциям:

Проективное интервью — это метод, основанный на вопросах, которые направлены на анализ гипотетических ситуаций. Соискатель рассуждает о поведении вымышленных людей, но, по сути, проецирует свои собственные реакции и подходы. Это позволяет увидеть его истинные мотивы и стиль работы.

Примеры вопросов для проективного интервью:

Эти инструменты помогут глубже оценить кандидатуру и сделать правильный выбор.

Помимо профессиональных навыков, важны и личностные характеристики:

Работа в аналогичной должности или в смежных областях будет преимуществом. Однако не стоит недооценивать кандидатов с потенциалом, готовых быстро обучаться. Наличие профильного образования, например, в области управления или бизнес-администрирования, также является плюсом.

Важным критерием при подборе является совместимость кандидата с корпоративной культурой компании. Это способствует лучшей интеграции в коллектив и повышает общую эффективность работы.

По данным кадрового агентства Career Manager, более 90% кандидатов, подобранных с учетом ценностей компании, успешно проходят испытательный срок и становятся частью команды на долгие годы.

Для объективной оценки кандидатов рекомендуется использовать тестовые задания, моделирующие реальные рабочие ситуации. Это может быть организация условного мероприятия или написание делового письма. Такие задания позволяют оценить навыки, стиль работы и скорость принятия решений.

Не пренебрегайте проверкой рекомендаций от предыдущих работодателей и коллег. Это может дать важную информацию о профессиональных и личностных качествах кандидата, а также подтвердить его опыт и достижения.

Предложение конкурентоспособной заработной платы и привлекательных условий труда способствует привлечению и удержанию талантливых специалистов. Согласно данным портала Dream Job, средняя зарплата бизнес-ассистента в России составляет 87 500 рублей, при этом в Москве этот показатель выше и достигает 100 000 рублей.

Важно также учитывать нематериальные мотивации: перспективы профессионального развития, возможность обучения и использование современных технологий.

Подбор бизнес-ассистента — серьезная задача, которая требует внимательного и детального подхода.

Сильный и компетентный ассистент может стать незаменимым звеном между руководителем и командой, обеспечивая эффективное управление и реализацию задач. С его появлением у владельца бизнеса появляется возможность сосредоточиться на стратегических и масштабных задачах, что ускоряет рост компании. Поэтому процесс выбора бизнес-ассистента должен быть тщательно продуман. Опытный специалист становится важным звеном между руководителем и коллективом, поддерживая реализацию проектов и увеличивая эффективность работы компании.

Обращение к специализированным агентствам, таким как Career Manager, может значительно упростить процесс подбора бизнес-ассистента. Профессионалы с опытом в Executive Search и Management Selection помогут найти кандидата, соответствующего вашим требованиям и ценностям компании.

Если вы стремитесь сформировать сильную и сплоченную команду, способствующую росту вашего бизнеса, специалисты Career Manager готовы помочь вам в этом.

Узнайте подробнее на нашем сайте.