Набрали по объявлению: как грамотно провести удалённый онбординг

Принимать в компанию нового сотрудника одновременно радостно и волнительно. А когда этот сотрудник работает удалённо — ещё и трудно. Как сделать вхождение в рабочие процессы максимально комфортным и эффективным — читайте в нашей статье.

Привет! В эфире TEAMLY, мы делаем платформу для совместной работы и стремимся прозрачно организовать внутренние процессы. Сегодня — материал от нашего HR о том, как мы организовали онбординг удалённых сотрудников.

Мне всегда приятно представлять нового человека, проходя с ним по офису. Сосредоточенные программисты отвлекаются от кода и их лица расцветают улыбками, поддержка выныривает из бесконечных клиентских чатов и приветливо машет руками.

К сожалению, с удалёнными сотрудниками так не работает. Представление проходит в общем рабочем чате. И всё, собственно. Дальше с новичком работает его непосредственный руководитель. На некоторых позициях — например, в разработке и поддержке — к новичку прикрепляют наставника.

Новичку нужно прочитать и принять к исполнению многие документы компании.

Во-первых, это общие правила — описание корпоративной культуры в части отношения к компании, к коллегам и задачам, к клиентам.

Во-вторых, это правила трудового распорядка. Для удалёнщиков они отличаются от тех, кто работает в офисе, и содержат, скорее, требования к отчётности о результатах работы.

В-третьих, это список информационных ресурсов, с которыми сотруднику предстоит взаимодействовать, а также правила регистрации и пользования ими. Здесь набор разный в зависимости от отдела. Например, аккаунт-менеджеры работают в CRM, а разработчикам в ней делать нечего. Зато у них хватает своих логинов и паролей: для системы контроля версий, для хранилища исходного кода и т.д.

Есть и другие документы.

Но первый доступ, который сотрудник получает при трудоустройстве — это приглашение в корпоративную базу знаний. Логично, что мы делаем её на TEAMLY.

Как у большинства компаний, которые решили, что официальные документы должны быть доступны сотрудникам в любое время, мы начали с Google Docs. Загнали все имеющиеся регламенты и правила, расшарили и сформировали файлик со ссылками. Получилось дёшево и сердито.

Одна беда — неудобоваримая ссылка на файлик со ссылками, которую постоянно теряли и терзали владельца аккаунта компании с просьбой прислать её в очередной раз.

Когда Тимли вышел на стадию MVP, мы тут же перенесли в него все документы из GoogleDocs, которые не подвергались ревизиям в течение последнего месяца. Теперь искать нужное стало значительно легче.

Когда в TEAMLY появилась возможность создавать обучающие курсы, мы сверстали такой для новичков. Заняло это минимум времени, потому что любая статья может стать частью курса. И она не копируется в курс, а выводится туда из единственного хранилища. Если текст статьи изменят, в курсе автоматически будет отображаться новый текст. И данные всегда будут актуальными для всех.

Итак, «ознакомление с документами» у нас проходит в такой последовательности.

Общий курс

Сотрудник читает официальные документы. Один урок курса — один документ. Прочитал — нажал кнопочку подтверждения того, что принял и понял, перешёл к следующему. Между некоторыми уроками добавили тесты — если не новичок не прочитал материал, ответить не сможет. Но всё, о чём спрашиваем, есть в статьях — можно вернуться и найти ответ. (А заодно и знания закрепить).

Общий курс состоит из 18 уроков. Сотрудник, назначивший курс новичку, видит его прогресс: на уроках в списке отображаются маркеры обучающихся сотрудников. После прохождения финального теста курс заканчивается.

Курс отдела

Многие наши руководители отделов организовали сотрудников и сделали свои пространства в общей базе знаний. Сначала на голом энтузиазме — просто чтобы не рассказывать по нескольку раз одно и то же. Потом согласовали небольшое вознаграждение для авторов нужных статей.

Курсы создают по тому же принципу, что и Общий — просто собираем статьи в логически верную цепочку, делаем тесты по необходимости.

Для программистов в такой курс обычно входит:

Если рассказывать всё это устно, есть риск поломки речевого аппарата лекторов, да и отвлекать сотрудников от продуктивной работы вряд ли стоит.

Дополнительные материалы

Многие наши сотрудники обладают знаниями, которые напрямую не требуются для их работы. Тем не менее, обладая ими, можно брать задачи со смежного участка, ускоряя ход процесса. Например, программисту на фронтенде нужны данные из БД. Чтобы их получить, надо написать простейший SQL-запрос на чтение.

По бизнес-процессу его делает разработчик на бэкенде. Изучив основы SQL и структуру базы данных приложения, программист может сам составить запрос — естественно, он согласовывает работу с руководителем на бекэнде. Работа ускоряется и, если система оплаты подразумевает, можно получить доплату.

Изучить SQL программист может самостоятельно, а вот за структурой БД приложения он пойдёт в базу знаний.

Материалы, не связанные с производством

Даже для удалённых сотрудников у нас есть программа мотивации. Её описание — вы уже догадались — конечно же в базе знаний. Курсов мы там не делаем, просто складываем статьи с пояснением: например, когда появляется дополнительный бонус для сотрудников.

Прочитав о курсах, можно подумать: дали сотруднику базу знаний, сказали читать от первой статьи до обеда, а потом ещё курс пройти — вот и весь онбординг. На самом деле это не так.

При онбординге новичок часто выходит на видеосвязь. У нас в компании соблюдается правило пяти первых:

Специалист из HR отмечает ход онбординга в специальной табличке. Чтобы ничего не закрывать в реальной табличке, сделали пример: буквально за три минуты разворачивается готовое к эксплуатации HR-пространство из шаблона, в раздел Онбординг добавляется умная таблица, прописываются этапы адаптации.

Разумеется, это далеко не полная таблица. В реальной есть дедлайны по каждому этапу, примечания и прочие записи на эйчарском языке.

Использование TEAMLY для онбординга в команду Тимли — это принципиальное решение, которое показывает как жизнеспособность сервиса, так и его применимость для подобного рода задач. Наша платформа с честью справляется с адаптацией собственных разработчиков.

Традиционно приглашаем в наш телеграм-канал. Присоединяйтесь, чтобы узнавать о новых мощных инструментах командной работы в числе первых.