Оптимизация одного бизнес-процесса дала резиденту CLUB 500 плюс миллион к прибыли. Как понять, не пора ли и вам менять процессы?

Иногда в стремлении сделать бизнес-процесс эффективнее, руководители компании очень его усложняют, даже без особой необходимости. Либо наоборот — придерживаются принципа «не трогай то, что работает» и не замечают, что новые технологии давно могли бы значительно упростить работу. В итоге конечный результат обходится компании гораздо дороже, чем мог бы.

Чтобы не терять деньги, стоит задуматься об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Поговорили об этом с Николаем Подоляном, основателем группы компаний PMP GROUP. На встрече с другими резидентами Club 500 он поделился своим опытом и рассказал, как увеличить прибыль компании с помощью ИТ-решений.

Николай напомнил, что необходимость в бизнес-процессах возникает в тот момент, когда компания переходит с этапа «младенчества» в период роста и систематизации.

В самом начале жизненного цикла бизнеса собственник может сам выполнять все задачи: искать клиентов, продавать, оказывать услуги. Но как только начинается масштабирование, становится невозможно выполнять все функции в одиночку. Для стабильного роста требуется команда, а значит — и бизнес-процессы.

Николай отметил, что со временем бизнес-процессы могут стать такими сложными и объемными, что начинают не только приносить прибыль, но и требовать дополнительных финансовых затрат.

Тогда происходит следующее: компания растет, обороты, выручка и количество сотрудников тоже, а чистая прибыль при этом стоит на месте или вообще становится меньше. Если такое произошло, хороший руководитель начнет процесс оптимизации.

Подобная ситуация произошла в одном из направлений PMP GROUP, где команда Николая занимается поиском и трудоустройством ИТ- и цифровых специалистов для крупных проектов по аутстаф-модели.

Команда Николая придумала, как сделать эти процессы быстрее и дешевле, за счет чего чистая прибыль этого направления выросла на миллион рублей в месяц.

Когда компания подходит к этапу систематизации, у нее должна появиться стратегия на год. Она нужна, чтобы вся команда понимала, куда двигается компания. Стратегию разрабатывает либо владелец компании, либо совет директоров, в который входят люди, пользующиеся его доверием и обладающие необходимыми знаниями и навыками.

На основе стратегии формируется финансовая модель компании, в которой фиксируются все ресурсы, которые нужны для достижения целей: человеческие, финансовые, материальные.

Основываясь на финмодели, владелец компании прописывает организационную структуру. В этом документе определены все необходимые сотрудники и ожидаемые результаты их работы.

Эксперт подчеркнул, что собственнику важно нанимать сотрудников, которые разделяют его цели и убеждения. Это может быть непросто, поэтому в первую очередь важно сформулировать систему ценностей и принципов компании. Опираясь на нее HR-отдел будет искать подходящих людей в команду.

Как отметил Николай, не все собственники придают большое значение ценностям компании, но они необходимы для того, чтобы команда работала как единый слаженный механизм.

В самом начале своего пути предприниматель тестирует бизнес-модель. Когда гипотеза оказывается успешной и приносит прибыль, она должна быть оформлена в понятные бизнес-процессы. Их нужно передать сотрудникам. Это своеобразная «технология успеха», которая поможет многократно воспроизводить достигнутые результаты.

Детали бизнес-процессов фиксируются в специальных регламентах. В частности там описывают ключевые показатели, которые необходимо достичь для реализации стратегических целей. Эти метрики используются для оценки эффективности сотрудников, а также при создании системы мотивации.

Эти процессы со временем могут стать неактуальными, но выполняться «по привычке». Или они «обрастают» новыми, зачастую лишними, действиями, становясь сложнее и дороже. В таких случаях Николай предлагает проанализировать бизнес-процесс и по возможности оптимизировать его.

Николай Подолян отметил, что не стоит начинать оптимизацию только потому, что кто-то другой ее провел в своей компании. Как и любое действие в бизнесе, оптимизация должна иметь цель и приносить выгоду компании.

Поэтому первым делом нужно оцифровать работу подразделения, работу которого вы хотите оптимизировать.

Как это сделать:

1. Разложите всю деятельность отдела на последовательные задачи.

2. Посчитайте, сколько времени занимает каждая из них.

3. Вычислите стоимость задачи, исходя из затраченного на ее выполнение времени и зарплаты сотрудника, который ее делает.

Таким образом можно посчитать, сколько стоит конкретный процесс. Это точка «А»

Например, команда Николая проанализировала процесс подключения специалиста по модели аутстаф и выяснила, что он занимал 48 часов и стоил 27 250 рублей.

После оцифровки руководитель решает, как можно улучшить процесс — сделать так, чтобы он стал быстрее и дешевле для компании.

В компании Николая Подоляна решили внедрить в процесс подключения специалиста по модели аутстаф нейроассистента, который бы занимался поиском IT- и диджитал-специалистов и общением с ними.

Благодаря оптимизации, время, необходимое для подключения специалиста по аутстафу, сократилось до 6 часов, а стоимость услуги составила 5630 рублей.

Кандидатов, которых нашел и подготовил к сделке нейроассистент, команда перенаправляет к представителям корпораций. Если обе стороны согласны, к процессу подключается менеджер по продажам и подписывает договор.

В результате такого решения:

Если вы задумываетесь об оптимизации и автоматизации процессов в своей компании, обратите внимание на возможности, которые открывают нейросети и ИТ-сфера, рекомендует Николай.

Больше статей и кейсов из практики резидентов премиального бизнес-сообщества CLUB 500 — в +500 media.

#советыдлябизнеса #клуб500 #club500 #автоматизациябизнеса #оптимизациябизнеса #оптимизация_бизнес_процессов #нейроассистент