Чтобы нанять одного линейного работника, компания тратит почти шесть его окладов
Источник: Конференция HUMAN
Каждый найм — это не только время, но и значительные затраты. По данным исследований, чтобы нанять одного линейного работника, компании приходится потратить почти шесть его месячных окладов.
Универсальная матрица для расчета затрат на найм
Чтобы упростить процесс анализа, мы подготовили универсальную матрицу для расчетов, которая поможет рассчитать стоимость найма сотрудника и оценить, насколько выгоднее становится удержание существующего персонала.
Как матрица поможет в работе:
- Подсчет стоимости найма одного сотрудника и анализ матрицы помогает сократить расходы, так как подсвечивает какие процессы для этого можно автоматизировать.
- Инструмент также помогает увидеть, как дорого стоит замена сотрудника. Информация может стать основой для смены HR-стратегии, например, в сторону удержания и вовлечения сотрудников.
Из каких частей состоит excel-матрица
Матрица состоит из четырех листов. Первый лист — технический, остальные — для расчетов.
Технический лист. В матрице этот лист называется “Техническая информация”. В него нужно внести данные, которые необходимы для расчетов (таблица 1. Эти данные также нужны будут для расчетов, особенно если считать стоимость найма для всех уровней.)
Листы для расчетов. В матрице три листа для расчета. Первый служит для того, чтобы посчитать непосредственно стоимость найма и онбординга сотрудника. В него нужно добавить прямые и косвенные расходы, данные для расчетов, стоимость за единицу, а также рассчитать затраты на поиск и онбординг человека за один, два и три месяца. Для расчета затрат по месяцам пригодятся исторические данные по закрытию вакансии.
В инструменте есть еще два листа. Первый — для расчета суммы, сколько компании обходится работа рекрутера, чтобы нанять одного человека (см. таблицу 3). Второй лист — во сколько при этом обходится работа кадровика (см. таблицу 4).
Как рассчитать расходы компании на наем сотрудника, работу рекрутера и кадровика
Как выполнить расчеты с помощью матрицы. Для этого в качестве примера рассчитаем стоимость найма и онбординга линейного сотрудника, а также расходы компании на работу рекрутера и кадровика.
Как рассчитать стоимость найма и онбординга. Чтобы выполнить расчеты используем таблицу 1 и данные из таблицы 2.
Для начала в таблицу нужно внести перечень затрат и их стоимость в столбец “Данные для расчета (ЗП gross/стоимость услуг. Обратите внимание на две статьи расходов. Первая — “Трудозатраты Заказчик”. Это зарплата gross руководителя, который вовлечен в обучение новичка. В примере она составляет 489 272 рубля. Вторая статья — “Потери на обучение (оплата работы сотрудника в период обучения)”. Она складывается из зарплаты руководителя и зарплаты линейного сотрудника. В примере это 587 902 рубля. Однако при расчете тех же потерь, но для найма топа нужно закладывать зарплату только топа.
После внесения данных для расчета, необходимо найти стоимость на единицу затрат. Это следующий столбец в таблице. Там, где известны значения, они не меняются или являются единичными. Например, это касается статей “Тестирование”, “Проверка СБ”, “Выплаты рефералам” и других.
Расчет нужно делать для следующих статей:
1. Затраты на ПО для рекрутмента. Формула: Данные для расчета (ЗП gross/стоимость услуг) ÷ 1973 рабочих часов ÷ 2 чел. Расчет: 109 200 руб. ÷ 1973 раб. час. ÷ 2 чел. = 28
2. Затраты на Zoom. Формула: Данные для расчета (ЗП gross/стоимость услуг) ÷ 1973 рабочих часов. Расчет: 20 000 руб. ÷ 1973 раб. часов = 10
3. Трудозатраты HR-менеджера, Трудозатраты HRBP, Трудозатраты Заказчик, Затраты на подготовку рабочего места. Формула: Данные для расчета (ЗП gross/стоимость услуг) ÷ 164 рабочих часов.
4. Потери на обучение (оплата работы сотрудника в период обучения). Формула: Данные для расчета (ЗП gross/стоимость услуг) ÷ 164 рабочих часа ÷ 4, где 4 — гипотеза о том, что новичок в первый месяц работы эффективен на 1\4 или 25 процентов. Соответственно, во второй и третий месяц его эффективность вырастет до 50 и 75 процентов соответственно.
Далее необходимо рассчитать стоимость каждого вида затрат за весь период испытательного срока. В таблице это столбцы “Услуги 1 мес”, “Услуги 2 мес” и “Услуги 3 мес”. Принцип такой же, как при расчете затрат на единицу: перенести сумму, если она не меняется или была единичной, в ином случае показатель нужно рассчитать.
5. Размещение вакансии. Этот показатель хоть и переносится из столбца “Стоимость за единицу (рубли/часы)”, но только в столбец для расчетов затрат за первый месяц испытательного срока. Чтобы рассчитать расходы на второй и третий месяц, показатель нужно умножить на 2 и 3 соответственно. То есть, затраты за первый месяц составят 3279 рублей, за второй 6558 (3279 руб. x 2 мес.), за третий — 9837 (3279 руб. x 3 мес.).
6. Затраты на ПО для рекрутмента, затраты на Zoom. Формула: Стоимость за единицу (рубли/часы) x 164 рабочих часа. Чтобы узнать затраты за второй и третий месяц, получившееся значение нужно умножить на 2 и 3 соответственно.
7. Трудозатраты HRBP, трудозатраты Заказчик. В нашем примере мы исходим из того, что HR-менеджер не участвует в подборе. В процессе участвуют только HRBP и Заказчик. Чтобы рассчитать стоимость затрат HRBP за первый месяц необходимо стоимость за единицу (рубли/часы) умножить на предполагаемое количество кандидатов, которых он найдет за этот месяц. Если это 20 человек. Выходит, что в первый месяц трудозатраты HRBP составляют 33 642 рубля (1682 руб. x 20 кандидатов).
А чтобы рассчитать трудозатраты заказчика, необходимо стоимость за единицу (рубли/часы) умножить на предполагаемое количество собеседований, которые проведет руководитель с кандидатами. Если это 15 человек, в первый месяц трудозатраты заказчика составляют 44 750 рублей (2983 руб. x 15 кандидатов).
Дальше нужно рассчитать трудозатраты за второй и третий месяц. Исходим из того, что во второй месяц подбора HRBP рассмотрит еще двух кандидатов и передаст их заказчику. Тогда нужно сумму на трудозатраты менеджера и заказчика в первый месяц умножить на два. С расчетом суммы трудозатрат за третий месяц логика такая же.
После того, как известна стоимость затрат в каждом месяце, уже можно определить общие расходы на наем и онбординг линейного сотрудника.
Чтобы рассчитать стоимость найма, в каждом месяце нужно определить общую стоимость услуг по статьям “Подбор” и “Прием”: доступ к базе резюме, размещение вакансии, реклама на HH, затраты на ПО для рекрутмента, затраты на Zoom, трудозатраты HR-менеджера, трудозатраты HRBP, трудозатраты Заказчик, тестирование, проверка СБ, выплаты рефералам, затраты на агентство, трудозатраты на оформление, затраты на велкомпак, затраты на подготовку рабочего места. В таблице 2 видно, что в первый месяц сумма равна 97 124 рубля, во второй — 187 497 рублей, в третий — 277 869 рублей. Затем все три суммы нужно сложить. В итоге получается, что стоимость найма линейного сотрудника равна 569 490 рублей. А это 48 процентов от общего годового дохода.
Для рассчета стоимости онбординга, нужно действовать по аналогии. Меняются лишь статьи расходов, которые нужно сложить. Для расчета онбординга необходимо сложить стоимость услуг по статья “Прием” и “Увольнение”: трудозатраты HR на онбординг, потери на обучение, потери на вхождение в должность, трудозатраты на увольнение, компенсация за неотгуленный отпуск, трудозатраты на выходное интервью и затраты на поддержание рабочего процесса. В той же таблице 2 видно, что сумма за первый месяц составила 66 177 рублей, за второй — 64 495 рублей, а за третий — 117 489 рубля. Общие расходы на онбординг составили 248 161 рубль, а это 21 процент от общего годового дохода.
Как рассчитать расходы компании на рекрутера при найме одного сотрудника. При расчете буду использовать таблицу 3.
Данные для столбцов “Воронка (Количество)” и “% переходов в воронке” можно взять из рекрутинговой системы или запросить расчет у руководителя по подбору.
Формулы для расчетов остальных данных в таблице:
Время (час) = А x Количество (час) ÷ 60, где: А — предполагаемое время на операцию; Количество (час) — количество человек на каждом этапе воронки; 60 — количество минут в часе.
Пример расчета для этапа “Заполнение профиля вакансии”: 30 мин. x 13 чел. ÷ 60 = 6,5.
Стоимость часа (руб.) = Зарплата рекрутера gross ÷ 164 часа. Пример расчета для этапа “Заполнение профиля вакансии”: 149 427 ÷ 164 = 911,14
Итого = Время (час) x Стоимость часа (руб.). Пример расчета для этапа “Заполнение профиля должности”: 6,5 x 911,14.
Далее по каждому столбцу кроме “Воронка (количество)” необходимо найти общие показатели. Формулы такие:
% перехода в воронке = Вышло на работу ÷ Ведение базы кандидатов. Пример расчета: 16 чел. ÷ 1087 чел. x 100% = 1,5%
Время (час) = Σ показателей в данном столбце. Σ Время (час) = 879,9. Таким же образом рассчитывается общий показатель и для столбцов “Стоимость 1 часа (руб.)” и “Итого (руб.)”, при этом складываются данные из соответствующих столбцов.
Итого стоимость одного нанятого сотрудника, или расходов компании на работу рекрутера при найме одного сотрудника, нужно считать по формуле: Вышло на работу ÷ Итого (руб.). Пример расчета: 16 чел ÷ 604 663 руб. = 37 791 руб.
Как рассчитать расходы компании на кадровика при найме одного сотрудника. Расчет стоимости кадровика в матрице можно вывести на отдельный лист. Как будет выглядеть расчет, см. в таблице 4.
Если нет информации для столбца “Итого часов”, то можно провести фотографию рабочего дня, чтобы выяснить, сколько специалист тратит времени на одну операцию. Еще один вариант — применить экспертное нормирование, то есть запросить оценку времени работы кадровика у руководителя отдела кадров. Далее нужно выяснить общее время, которое тратит кадровик при смене сотрудника и оформлении новичка. В нашем примере у него на это уходит четыре часа. После этого нужно стоимость каждой операции. Формула для расчета такая: Данные для расчета (ЗП gross/стоимость услуг) ÷ 164 рабочих часов x Итого часов.
Когда станут известны все значения по столбцу «Стоимость за единицу (рубли/часы)», то их нужно сложить. Так получится стоимость работы рекрутера при онбординге одного сотрудника.
Грамотное управление персоналом — это не только про найм, но и про удержание. Заменить сотрудника дорого, а удержать — выгодно. Еще больше про то, как нанимать и удерживать персонал – на Human. Подбор персонала 2025. Собрали для вас лучших HR-практиков России, убедитесь сами на сайте.