Стильный Employee Handbook: создаем без привлечения дизайнера
Варианты для тех, кто не любит и не умеет писать лонгриды и тратить время на их оформление.
1. Что такое Employee Handbook и зачем он нужен?
Employee Handbook, или руководство сотрудника, помогает новичкам узнать о правилах, политике, культуре и ценностях компании (вы точно видели примеры). Employee Handbook обычно выдается сотрудникам во время процесса адаптации.
Если у вас еще нет руководства сотрудника, то вы не одиноки. Написать такое руководство — настоящий подвиг, но зачастую и результаты этой кропотливой непростой работы могут не найти отклика у сотрудников и стать неактуальными уже на следующий день.
Цель этой статьи — предостеречь от совершения подобных ошибок.
2. Какие разделы можно включить в Employee Handbook?
- общие сведения о компании (приветствие, история, миссия и базовые ценности, главные персоналии и т.д.);
внутренний распорядок (режим работы, организация рабочего места, процессы);
правила и меры безопасности (парковка, электронная почта, доступ к интернету и социальным сетям, безопасность)
правила поведения сотрудников (взаимоотношения с клиентами, внутри коллектива, дресс‑код);
- кадровая политика (испытательный срок, оплата труда, социальные льготы и компенсации, отпуска, оформление командировок, возможности для карьерного роста и обучения).
3. Как создать Employee Handbook и не потратить много времени?
3 способа сэкономить время на создание Employee Handbook:
Плюсы:
есть бесплатные шаблоны;
- низкий порог входа (почти каждый сейчас умеет создавать текстовые документы).
Минусы:
большие документы в формате. docx и. pdf трудно поддерживать в актуальном состоянии;
необходимо решить вопрос с доступностью актуальной версии для каждого сотрудника;
- сотрудники не читают длинные инструкции;
- нельзя отследить, ознакомился ли сотрудник с Employee Handbook.
бесплатные шаблоны чаще всего имеют плохой дизайн, стильные шаблоны стоят дорого.
2. Trello
Плюсы:
- не требует специализированных навыков оформления;
есть бесплатные шаблоны;
- легко обновлять.
Минусы:
- внешний вид может быть непривычным;
- нельзя отследить, ознакомился ли сотрудник с Employee Handbook;
- +1 система в инфраструктуру компании, если вы до этого не использовали Trello.
3. Notion
Плюсы:
- есть готовые стильные шаблоны;
- бесплатно для 5 сотрудников;
- легко обновлять.
Минусы:
- для того, чтобы дать доступ 5+ сотрудникам, понадобится заплатить 4$ минимум;
- +1 система в инфраструктуру компании, если вы до этого не использовали Notion.
4. Чат-боты
Плюсы:
- бесплатно;
- не требуют навыков оформления;
- доступны из разных мессенджеров;
- легко обновлять;
- новичок может задать чат-боту интересующие вопросы;
- можно контролировать процесс ознакомления сотрудников с Employee Handbook.
Минусы:
- внешний вид может быть непривычным;
- необходимо придумать сценарий диалога.
Какой вариант создания Employee Handbook, на ваш взгляд, наиболее прост?
Пишите в комментариях.
Много лет у нас в компании был информационный портал для новичков с лонгридами. Что-то найти было очень сложно.
В этом году начали внедрять чат-бот для адаптации. Собираем фидбек от новичков, пока все супер! А HR или руководитель может видеть статистику.